[Directivas PNP] Mediante la RCG N°223-2019-COMGEN/SECEJE- PNP, de fecha 15 de abril de 2019, a través de la Comandancia General de la PNP, se aprobó la Directiva 04-08-2019-COMGEN-PNP/SECEJE -DIRADM-B «Directiva que establece disposiciones y procedimientos para la contratación de bienes y servicios iguales o inferiores a ocho (8) unidades impositivas tributarias (UIT)» ⇒DESCARGA AQUÍ⇐
DIRECTIVA GENERAL N° 04-08-2019-COMGEN-PNP/SECEJE-DIRADM-B
RCG N°223-2019-COMGEN/SECEJE-PNP
DISPOCISIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS IGUALES O INFERIORES A OCHO (8) UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS (UIT)
I. OBJETO
Establecer normas y procedimientos que regulen las contrataciones de bienes y servicios cuyos montos sean iguales o inferiores a ocho (08) Unidades Impositivas Tributarias (UIT), que realicen las Unidades Ejecutoras (UE) de la Policía Nacional del Perú (PNP).
II. FINALIDAD
Garantizar que la contratación de bienes y servicios se efectúe en forma eficaz y eficiente, a través de mecanismos transparentes, a los efectos de salvaguardar el buen uso de los recursos públicos asignados a las UE de la PNP y lograr el cumplimiento de los objetivos institucionales, teniendo en cuenta los principios previstos en la Ley de Contrataciones del Estado.
III. ALCANCE
Las normas contenidas en la presente Directiva son de aplicación obligatoria para todos los órganos y unidades orgánicas que participan en las contrataciones de bienes y servicios en cada UE, y de cumplimiento ineludible del personal que presta servicios en las dependencias adscritas a las mismas, independientemente de su régimen laboral o contractual, que participen en la contratación de bienes y servicios cuyos montos sean iguales o inferiores a ocho (08) Unidades Impositivas Tributarias (UIT).
IV. RESPONSABILIDADES
4.1 La Dirección de Administración, la Unidad de Administración o la que haga sus veces en las UE de la PNP es responsable de efectuar la supervisión, evaluación y seguimiento respecto al cumplimiento de la presente Directiva.
4.2 El Órgano de Control Institucional ejerce las acciones de control en el arco de sus competencias.
V. BASE LEGAL
5.1 Constitución Política del Perú [Clic aquí]
5.2 Decreto Legislativo N° 1440, Decreto Legislativo del Sistema Nacional del Presupuesto Público
5.3 Decreto Legislativo N° 1267, Ley de la PNP y modificatorias [Clic aquí]
5.4 Decreto Legislativo N° 295, Código Civil y modificatorias [Clic aquí]
5.5 Decreto Supremo N° 082-2019-EF, Decreto Supremo que aprueba el TUO de la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado
5.6 Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, Decreto Supremo que aprueba el TUO de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General [Clic aquí]
5.7 Decreto Supremo N° 344-2018-EF, Decreto Supremo que aprueba el Reglamento de la Ley Nº 30225, Ley de Contrataciones del Estado
5.8 Decreto Supremo N° 026-2017-IN, Reglamento de la Ley de la PNP y modificatorias [Clic aquí]
5.9 Resolución Ministerial N° 0115-2015-IN que aprueba la Directiva N° 002-2015-IN-DGPP «Lineamientos aplicables para la formulación, tramitación y aprobación de Directivas del Ministerio del Interior» y modificatorias [ACTUALIZADO: Clic aquí]
5.10 Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG que aprueba las Normas de Control Interno y modificatorias
VI. DISPOSICIONES GENERALES
6.1 La División de Logística o la que haga de sus veces en las UE (Órgano encargado de Contrataciones (OEC)) de la PNP deben consolidar y aprobar las necesidades de bienes y servicios de sus áreas usuarias en el cuadro de necesidades debidamente alineadas al POI/POA/PIA/PIM, bajo responsabilidad, sujetándose a criterios de razonabilidad y objetividad.
6.2 De requerirse contrataciones cuyos montos sean iguales o inferiores a ocho (08) Unidades Impositivas Tributarias (UIT) no programadas, se realizan mediante las disposiciones previstas en la presente Directiva, al encontrarse excluidas de la aplicación de la normativa de contrataciones del Estado, sin perjuicio de observar los principios que rigen toda contratación pública y la supervisión del OSCE.
6.3 Está prohibido el fraccionamiento de contrataciones de un mismo objeto contractual, con la finalidad de evitar la realización de un procedimiento de selección regulado por la normativa de contrataciones del Estado.
6.4 En el caso de bienes o servicios, las UE de la PNP deben considerar
obligatoriamente las características técnicas definidas en virtud al listado de bienes y servicios comunes, ficha de homologación y catálogo de acuerdo marco, conforme al marco normativo que regula las contrataciones con el Estado.
6.5 EI OEC debe verificar a través del portal del OSCE que los proveedores que participen en contrataciones de bienes y servicios cuyos montos sean iguales o inferiores a ocho (08) Unidades Impositivas Tributarias (UIT) no se encuentren impedidos e inhabilitados, cuenten con la respectiva inscripción en el RNP, con registro activo y habido de SUNAT, y realicen actividades económicas relacionadas al rubro de lo solicitado por el área usuaria u objeto de contratación.
Las contrataciones de bienes y servicios cuyos montos sean iguales o inferiores a UN (01) UIT, se encuentran exceptuados de la presentación del RNP.
6.6 EI OEC de las UE de la PNP deben efectuar el registro y publicación en el SEACE de las contrataciones de bienes y servicios cuyos montos sean iguales o inferiores a ocho (08) Unidades Impositivas Tributarias (UIT), en el modo y plazo establecido en la Directiva correspondiente aprobada por OSCE.
VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
7.1 Del requerimiento
7.1.1. La Dirección de Administración, la Unidad de Administración o la que haga sus veces en las UE de la PNP es responsable de aprobar el trámite para la atención de los requerimientos de contratación de bienes y servicios cuyos montos sean iguales o inferiores a ocho (08) Unidades Impositivas Tributarias (UIT).
7.1.2. El Área Usuaria es responsable de requerir los bienes y/o servicios a contratar, con la debida antelación y tomando las previsiones del caso. Está prohibido realizar contrataciones de bienes y servicios si no les antecede una orden de servicio o de compra.
7.1.3. Las áreas que conforman las UE, cuando se constituyan en Áreas Usuarias, son las responsables de definir y elaborar las especificaciones técnicas y/o los términos de referencia debiendo contener la descripción clara, objetiva y precisa de las características v/o requisitos funcionales, cantidad y condiciones en las que debe ejecutarse la contratación de bienes o servicios que requieren, de acuerdo a sus necesidades reales orientadas al cumplimiento de las funciones de la PNP y definiendo la finalidad pública.
7.1.4. Las Áreas Usuarias son responsables de cautelar que las especificaciones y/o términos de referencias proporcionen acceso al proceso de contratación en condiciones de igualdad y que no tengan por efecto la creación de obstáculos ni direccionamiento que perjudiquen la competencia en el mismo. Así también, son responsables de supervisar la ejecución de dichas contrataciones y de otorgar la conformidad respectiva.
7.1.5. Los pedidos de compra para la adquisición de bienes muebles, materiales, suministros deben consignar el sello y firma del responsable de Almacén General de la División de Logística o la que haga sus veces en las UE de la PNP, según corresponda, que indique «NO HAY STOCK».
7.1.6. Para definir las especificaciones técnicas y/o términos de referencia, las Áreas Usuarias prevén que en la adquisición de bienes no se hagan referencias a marcas o nombres comerciales, ni otros que orienten la contratación, salvo que se haya implementado el proceso de estandarización debidamente autorizado por el titular de la entidad o el que haga sus veces por delegación de facultades, en cuyo caso se agregará las palabras «o equivalente a continuación de dicha referencia; asimismo, las Áreas Usuarias deben tener en consideración para el requerimiento de bienes o servicios lo siguiente:
7.1.6.1. Para los requerimientos de impresiones y confección de material institucional, tales como: todo tipo de impresos, campañas, avisos que se realicen en las UE, deberán seguir los lineamientos de la Dirección de Comunicación e Imagen Institucional, procediendo a realizar las coordinaciones que consideren necesarias las áreas similares en su jurisdicción policial, a fin de contar con su aprobación y visado de las especificaciones técnicas o términos de referencia, para luego ser enviados a la Dirección de Administración, la Unidad de Administración o la que haga sus veces en las UE de la PNP, adjuntando el archivo digital.
7.1.6.2. Para los requerimientos de bienes y/o servicios informáticos y de comunicaciones, tales como: hardware, software, servicios de información y afines; deberán contar con las especificaciones técnicas 0 términos de referencia elaborados, a solicitud formal del Área Usuaria, por la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicación o
la que haga sus veces en las UE, quién levantará la información y definirá la solución a la necesidad, para luego ser anexado al requerimiento que se enviará a la Dirección de Administración, la Unidad de Administración o la que haga sus veces en las UE de la PNP.
7.1.6.3. Para los requerimientos de bienes y servicios, relacionados al mantenimiento de vehículos policiales, deberán contar con las especificaciones técnicas o términos de referencia elaborados, a solicitud formal del área usuaria, por el Área de Transporte de las UE, o maestranzas de la PNP, quienes levantarán la información y definirán la solución a la necesidad, para luego ser anexado al requerimiento que se enviará a la Dirección de Administración, la Unidad de Administración o la que haga sus veces en las UE de la PNP.
7.1.6.4. Para los requerimientos de bienes y servicios de infraestructura, deben contar con las especificaciones técnicas o términos de referencia elaborados, a solicitud formal del Área Usuaria, por la División de Infraestructura o la que haga sus veces en las UE, quien levantará la información y definirá la solución a la necesidad, para luego ser anexado al requerimiento que se enviará a la Dirección de Administración, la Unidad de Administración o la que haga sus veces en las UE de la PNP.
7.1.7. Las Áreas Usuarias deben establecer en las especificaciones técnicas de bienes y los términos de referencia de servicios, como parte de las condiciones de la contratación, la aplicación de la penalidad por mora prescrita en la normativa de contrataciones vigente. También pueden establecer otras penalidades diferentes, en cuyo caso deben precisar los supuestos de incumplimiento a ser penalizados, la forma de cálculo de la penalidad para cada supuesto y el procedimiento mediante el cual se verifica el supuesto a penalizar.
Las penalidades por mora y los otros tipos de penalidades se sujetan al tope del DIEZ (10) % del monto contratado en cada caso.
7.1.8. El Área Usuaria presenta el requerimiento de bienes o servicios adjuntando el informe sustentatorio, los formatos de especificaciones técnicas o términos de referencia (Anexo N° 01 y/o Anexo N° 02), según corresponda, previo registro en el SIGA – MEF (Anexo N° 03 y/o Anexo N° 04). El requerimiento debe estar suscrito por el funcionario responsable del Área Usuaria y ser presentado a la Dirección de Administración, la Unidad de Administración o la que haga sus veces en las UE de la PNP para su autorización.
7.1.9. Luego de autorizada la contratación por la Dirección de Administración, la Unidad de Administración o la que haga sus veces en las UE de la PNP, el OEC verifica las especificaciones técnicas o términos de referencia, pudiendo devolver el requerimiento, a través de correo electrónico institucional o, en su defecto, por actos de administración interna (oficio, hoja de trámite, entre otros), con la finalidad que el Área Usuaria subsane las observaciones advertidas, dentro del plazo de DOS (02) días hábiles, bajo apercibimiento de disponerse el archivo.
Los correos electrónicos que contengan observaciones al formato de requerimiento de bienes o servicios deben ser adjuntados al expediente de contratación.
7.1.10. De no existir observaciones o una vez levantadas las observaciones por el Área Usuaria, el OEC efectúa los actos conducentes para la contratación derivando el expediente al Área de Programación.
7.2 De la Programación
7.2.1. El Área de Programación consolida, de ser el caso, los requerimientos de bienes y/o servicios de las diversas Áreas Usuarias que se refieran al mismo objeto o sean afines entre si, a efectos no sólo de obtener mejores precios aprovechando la economía de escala, sino también de evitar situaciones de fraccionamiento que contravengan la normativa de contratación pública vigente.
7.2.2. De verificar el Área de Programación que el Área Usuaria no cuenta con disponibilidad presupuestal procede en el día a devolver el requerimiento, con la finalidad que el Área Usuaria realice las coordinaciones con el encargado de Presupuesto o su equivalente, a fin de evaluar la posibilidad de realizar modificaciones presupuestarias que permita su atención, tomando en consideración lo permisible por la normatividad presupuestaria vigente; caso contrario, lo remite al Área de Actos Preparatorios de las UE de la PNP.
7.3 De la Indagación de Mercado
7.3.1. Al recibir el requerimiento del Área de Programación, el Área de Actos Preparatorios de las UE de la PNP, procede a realizar las siguientes diligencias:
7.3.1.1. Efectúa el estudio de mercado para determinar el monto de la contratación. Las cotizaciones podrán solicitarse y obtenerse de forma física y electrónica. En el caso de optarse por la forma física, las solicitudes o invitaciones a cotizar deben contar con el sello de recepción de los proveedores, y las cotizaciones deben ingresar por la mesa de partes de las UE de la PNP. De optarse por la forma electrónica, se adjunta los correos electrónicos de invitación a cotizar, así como los correos electrónicos con los cuales los proveedores remiten las cotizaciones.
Asimismo, la información de precios se puede obtener de manera directa del propio mercado, ya sea por consultas a portales institucionales o páginas web, revistas, u otros medios.
7.3.1.2. Para la determinación del monto de la contratación tiene en cuenta lo siguiente:
7.3.1.2.1. Invitar a cotizar a proveedores debidamente registrados en la SUNAT en la condición de activo y habido, cuya actividad económica u objeto social concuerde con el rubro del bien o servicio a contratar; cuenten con inscripción en el RNP en el caso de monto mayores a UN (01) UIT; y, no se encuentren impedidos de contratar con el Estado.
7.3.1.2.2. Solicitar a los proveedores el llenado y la suscripción del formato de declaración jurada (Anexo N° 05).
7.3.1.2.3. La Oferta Técnica y Económica podrá ser emitida de acuerdo a los formatos correspondientes para bienes y servicios (Anexo Nº 06 y/o Anexo N° 07) y características que se estime.
7.3.1.2.4. Considerar como mínimo DOS (02) cotizaciones.
7.3.1.2.5. De considerar necesario, podrá solicitar apoyo u opinión del área usuaria, a través de correo electrónico institucional o, en su defecto, por actos de administración interna (oficio, hoja de trámite, entre otros), para verificar el cumplimiento de los términos y/o especificaciones técnicas de las ofertas recibidas por parte de los proveedores invitados a cotizar, la cual está obligada a emitirla en un plazo máximo de DOS (02) días hábiles, bajo responsabilidad.
7.3.1.2.6. Elaborar el Cuadro de Valoración Referencial (CVR) del SIGA, el mismo que contendrá toda la información obtenida del estudio del mercado. Dicho cuadro deberá estar suscrito por el especialista 0 analista encargado de SU formulación, con el visto bueno del jefe inmediato en señal de aprobación; caso contrario, no tendrá validez.
7.3.1.3. Se puede contratar con UN (01) cotización en los siguientes casos:
7.3.1.3.1. Las publicaciones que se efectúen en el Diario Oficial «El Peruano u otros diarios a nivel nacional.
7.3.1.3.2. Pago de servicios notariales.
7.3.1.3.3. Pago de servicios derivados de la función conciliatoria y arbitral.
7.3.1.3.4. Pago de arrendamiento de bienes inmuebles y la adquisición de bienes inmuebles existentes.
7.3.1.3.5. Pago de servicios especializados de asesoría legal, contable, económica o a fin para la defensa de funcionarios, ex funcionarios, servidores, ex servidores, y miembros o ex miembros policiales, por actos funcionales, a los que se refieren las normas de la materia.
7.3.1.3.6. Pago de contratación de servicios de capacitación de interés institucional con entidades acreditadas conforme a las normas del Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa 0 por organismos internacionales especializados.
7.3.1.3.7. En los casos de servicios o consultorías que solo pueden ser realizadas por personas naturales, se solicitará mínimo UN (01) cotización, no existiendo un máximo de solicitudes de cotización.
7.3.1.3.8. Pago de servicios o bienes hasta por el importe de UN (01) UIT.
7.3.1.4. El valor de la contratación es determinado en función a las cotizaciones provenientes de personas naturales o jurídicas que se dediquen a las actividades económicas materia de contratación, incluyendo fabricantes. Para determinar dicho valor, se tiene en cuenta:
7.3.1.4.1. Pluralidad de proveedores y marcas, en caso de corresponder.
7.3.1.4.2. Cumplimiento de las especificaciones técnicas o términos de referencia.
7.3.1.4.3. Cotización de menor valor, en aplicación a los principios de economía y competencia; salvo criterios de calidad y oportunidad, debidamente sustentados por el Área Usuaria y/o Área Técnica.
7.3.2. En caso de encontrarse observaciones como consecuencia del estudio de mercado. se procede a devolver el expediente por conducto regular al Área Usuaria para la subsanación correspondiente hasta un plazo máximo de CINCO (05) días hábiles.
7.3.3. En el supuesto de no obtener respuesta a las solicitudes de cotizaciones, se procede a devolver el expediente al Área Usuaria a fin de verificar y/o reformular su requerimiento.
7.3.4. Para la culminación del estudio de mercado se cuenta con un plazo máximo de DOS (02) días hábiles de recepcionadas las cotizaciones, las que son debidamente validadas por las Áreas Técnicas de corresponder.
7.4 Del Presupuesto
7.4.1. Determinado el valor referencial de la contratación por el Área de Actos Preparatorios, ésta procede a remitir el expediente al Área de Programación de las UE de la PNP, quién solicita la certificación presupuestal al encargado de Presupuesto o el que haga sus veces en las UE de la PNP, adjuntando copia del pedido de compra o servicio. Dicha solicitud se efectúa dentro de UN (01) día hábil de recepcionado el expediente de contratación.
7.4.2. El encargado de Presupuesto o el que haga sus veces en las UE de la PNP, luego de verificar la disponibilidad presupuestal, en caso de contar con ésta, procede a emitir en el día el Certificado de Crédito Presupuestario y devolver el expediente de contratación al OEC. Para ello, debe tener especial cuidado en emitir el Certificado de Crédito Presupuestario en la categoría presupuestal, estructura programática y específica detallada del gasto correspondiente a fin de evitar desnaturalizar la afectación del gasto.
7.5 Del Expediente de Contratación
Es elaborado por el OEC, debiendo contener la siguiente información:
7.5.1. El requerimiento y el informe técnico del área usuaria que sustenta la contratación, el cual contiene las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia.
7.5.2. Pedido de bienes o servicios a través del SIGA – MEF.
7.5.3. Invitaciones a cotizar.
7.5.4. Cartas de Ofertas Técnicas Económicas y documentación requerida adjunta según Anexo N° 06 o Anexo N° 07.
7.5.5. Información obtenida en otros medios para determinar el valor referencial (portales institucionales o páginas web, revistas u otros medios), de corresponder.
7.5.6. RNP, cuando el monto de la cotización supere UN (01) UIT.
7.5.7. Cuadro de Valoración Referencial (CVR) del SIGA.
7.5.8. Certificación de Crédito Presupuestario.
7.5.9. Documentación indicada en el numeral 7.3.1.2.
7.5.10. Impresión del Registro Único de Contribuyente (RUC) de los proveedores que intervinieron en la indagación de mercado, verificando que se encuentre en estado activo y habido.
7.6 Del Perfeccionamiento de la Contratación
7.6.1. Las contrataciones de bienes y servicios se perfeccionan con la emisión de la orden de compra o servicio. En los casos en que el plazo de ejecución ofertado para las contrataciones de servicios y/o suministros de bienes supere el año fiscal, éstas se perfeccionan mediante la suscripción de un contrato, previa previsión presupuestal. Los servicios de arrendamiento de locales se deben perfeccionar con la suscripción de un contrato.
7.6.2. Con la documentación sustentatoria adjunta en el expediente de contratación y dentro del plazo máximo de TRES (03) días hábiles de obtenida la Certificación de Crédito Presupuestario, el OEC procede a realizar el Compromiso Mensual en el SIAF – SP y a emitir la orden de compra o servicio a través del SIGA – MEF a favor de la persona natural o jurídica seleccionada como ganadora, la cual debe contener como mínimo la siguiente información:
| Orden de Compra | Orden de Servicio |
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7.6.3. La orden de compra o servicio debe contar con la firma del jefe inmediato superior del OEC, el jefe del OEC y el operador logístico encargado del expediente de contratación. Para la Dirección de Administración de la PNP, la orden de compra o servicio debe contar con la firma del jefe del área donde se formula la orden, el jefe del OEC y el operador logístico encargado del expediente de contratación.
En ambos supuestos, la orden de compra o servicio debe contener lo siguiente:
7.6.3.1. CUATRO (04) originales de la orden de compra (un ejemplar para el proveedor, un ejemplar para el almacén, un ejemplar para el trámite de pago y un ejemplar para el expediente de contratación).
7.6.3.2. TRES (03) originales para la orden de servicio (un ejemplar para el proveedor, un ejemplar para el trámite de pago y un ejemplar para el expediente de contratación).
7.6.4. Una vez suscrita la orden de compra o servicio, la División de Logística o la que haga sus veces en las UE de la PNP efectúa el registro de la Fase de Compromiso de la orden de compra o servicio en el SIGA MEF. Así también, en el plazo de UN (01) día hábil, verifica que el CCI se encuentre aprobado en el SIAF SP. De no encontrarse registrado, procede a efectuar el registro de la referida cuenta en el módulo administrativo del SIAF – SP.
7.6.5. La comunicación de la orden de compra o servicio al contratista se efectúa dentro del plazo máximo de DOS (02) días calendario contados desde su emisión, a través de los siguientes medios:
7.6.5.1. Por correo electrónico a la dirección autorizada por el proveedor en su cotización, teniéndolo por bien notificado en la fecha de confirmación de recepción en la cuenta de correo.
7.6.5.2. Por comunicación cursada al domicilio autorizado por el proveedor, conforme el artículo 21 del Decreto Supremo N» 004-2019-JUS que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
7.6.5.3. Por comunicación directa al proveedor o su representante legal o apoderado, debidamente acreditado, bastando para ello la constancia de recepción con su firma y la fecha de producido el acto.
7.7 De la Ejecución Contractual
7.7.1. EI OEC de las UE de la PNP es responsable de ejecutar y controlar las contrataciones de bienes y servicios cuyos montos sean iguales o inferiores a ocho (08) Unidades Impositivas Tributarias (UIT) requeridos por Órganos y/o Unidades Orgánicas dependientes de las mismas.
7.7.2. Durante la ejecución contractual los plazos se computan en días calendario, desde el día hábil siguiente de la notificación y recepción de la orden y/o contrato. Bajo ningún supuesto, término o condición, la fecha de inicio de la ejecución de la contratación puede ser anterior a la fecha de notificación de la orden y/o contrato.
En el caso que el último día del plazo de ejecución es inhábil o por cualquier otra circunstancia la atención al público ese día no funcione durante el horario normal, es entendido prorrogado al primer día hábil siguiente.
7.7.3. La supervisión y control de las contrataciones perfeccionadas está a cargo del Área Usuaria, quién puede realizar consultas y/o coordinaciones necesarias con el OEC para el cumplimiento de su labor. La responsabilidad sobre el manejo del expediente de contratación recae en el operador logístico.
7.7.4. De existir observaciones a la prestación de bienes o servicios, éstas deben ser plasmadas en un informe del Área Usuaria y/o Área Técnica en un plazo de DOS (02) días hábiles, indicándose en forma expresa y clara el sentido de éstas, así como el plazo de subsanación que se le otorgue al contratista por ÚNICA VEZ, el cual no puede ser mayor a CINCO (05) días calendario. Dicho plazo es contabilizado desde el día siguiente de la comunicación formal que efectué el OEC al contratista. De exceder el plazo indicado, se procede al cobro de las penalidades que correspondan.
7.7.5. Respecto a las ampliaciones de plazo requeridas por el proveedor, por atrasos y/o paralizaciones por causas no atribuibles al contratista, éstas pueden ser concedidas por ÚNICA VEZ, previo informe del Area Usuaria y/o Área Técnica; y, de ser el caso, del OEC.
7.7.6. La conformidad de la prestación debe ser otorgada en un plazo no mayor de DIEZ (10) días calendario, de la recepción del bien o servicio, de acuerdo a los formatos Actas de Conformidad (Anexo N° 10 y Anexo N° 11), siendo el jefe del Área Usuaria el responsable de dicho cumplimiento.
Para la conformidad de bienes, la recepción de los mismos es responsabilidad del Área de Almacén teniendo a la vista la orden de compra o contrato y la guía de remisión del contratista. La conformidad es otorgada por el Área Usuaria; sin embargo, si los bienes requieren intervención del Área Usuaria y del Área Técnica, el Área Usuaria emite la conformidad, previo informe técnico favorable del Área Técnica.
En relación a la conformidad de servicios, ésta es responsabilidad del Área Usuaria. No obstante, si los servicios requieren la intervención del Área Técnica, el Área Usuaria emite la conformidad, previo informe técnico favorable del Área Técnica.
7.7.7. En caso de detectarse que el proveedor incumple las condiciones contratadas para los bienes entregados o la prestación del servicio realizado, el OEC le comunica su incumplimiento mediante carta, otorgándole un plazo de SETENTA Y DOS (72) horas para que cumpla con la prestación. De evidenciarse atraso injustificado en la entrega, el OEC debe aplicarle la penalidad que corresponda de acuerdo a las condiciones previstas en la orden de compra o de servicio.
Si el proveedor excediera el DIEZ (10) % de penalidad del monto total contratado, se puede evaluar la resolución del vínculo contractual, previo informe del OEC bajo el enfoque de gestión por resultados, procediendo de ser el caso, a invitar a la persona natural o jurídica que ocupo el segundo lugar de acuerdo al orden de prelación del Cuadro de Valoración Referencial (CVR) del SIGA, verificando que mantenga las condiciones técnicas y económicas ofrecidas; de lo contrario, se iniciará un nuevo estudio de mercado. En caso se adopte la decisión de resolver el contrato, se procede conforme al procedimiento de resolución contractual regulado en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
7.7.8. ΕΙ OEC, a través del operador logístico responsable de la contratación, dentro del día siguiente hábil de recibida la conformidad y el comprobante de pago y una vez que el expediente se encuentre debidamente saneado, procede a cursarlo a la División de Economía o el área equivalente en las UE de la PNP para tramitar el pago.
7.8 Del Trámite de Pago
7.8.1. La División de Economía o el área equivalente en las UE de la PNP efectúa la revisión del expediente de contratación en un plazo que no debe exceder de DOS (02) días hábiles, en la cual verifica que éste cuente con la documentación consignada en el Anexo N° 12 y el Control de Ejecución Periódica de los contratos de suministros y/o servicios (Anexo N° 13), según sea el caso.
7.8.2. De existir observaciones, devuelve el expediente al OEC para la subsanación respectiva en un plazo máximo de DOS (02) días hábiles, siempre que las observaciones no dependan del Area Usuaria o del contratista. En este último caso, les otorga un plazo para subsanar no mayor de TRES (03) días hábiles, dependiendo de la complejidad.
7.8.3. De no existir observaciones y de encontrarlo conforme, la División de Economía o la que haga sus veces en las UE de la PNP procede a remitir al encargado de Contabilidad o el que haga sus veces en las UE de la PNP, en el plazo de UN (01) día hábil, el expediente de contratación y verifica en el registro SIAF lo siguiente:
7.8.3.1. Compromiso mensual aprobado
7.8.3.2. Tipo de Recurso y Fuente de Financiamiento
7.8.3.3. Ficha RUC del contratista
7.8.3.4. RNP, de ser el caso
7.8.3.5. CCI aprobado y que corresponda al expediente materia de pago
El encargado de Contabilidad o el haga sus veces en las UE de la PNP efectúa la Fase Devengado con los comprobantes autorizados por SUNAT y procede a emitir la Nota de Ejecución correspondiente, en un plazo máximo de DOS (02) días hábiles de recepcionado el expediente.
7.8.4. Posteriormente, en el plazo de UN (01) día hábil, el encargado de Contabilidad o el que haga sus veces en las UE de la PNP deriva el expediente de contratación al Departamento de Tesorería o el que haga sus veces en las UE de la PNP para ejecutar la Fase de Giro en el Sistema SIAF – SP, quién previamente verifica lo siguiente:
7.8.4.1. Devengado aprobado
7.8.4.2. Tipo de Recurso y Fuente de Financiamiento
7.8.4.3. RUC del contratista
7.8.4.4. CCI aprobado y que corresponda al expediente materia de pago
7.8.4.5. Disponibilidad del Calendario de Pago de acuerdo a la fecha. De no existir disponibilidad, solicitará la ampliación correspondiente.
El Departamento de Tesorería o el que haga sus veces en las UE de la PNP registra la Cuenta de Detracción, según corresponda, y efectúa la Fase de Giro con los comprobantes autorizados por SUNAT en el plazo de UN (01) día hábil, procediendo a emitir el Comprobante de Pago del Sistema.
7.8.5. Asimismo, el encargado de Tesorería o el que haga sus veces en las UE de la PNP es responsable de efectuar el descuento de las penalidades indicadas por el OEC, utilizando la fórmula prevista en la normativa que regula las contrataciones del Estado.
7.8.6. La responsabilidad de custodiar y archivar los expedientes de pago originales que deriven de contrataciones de bienes y servicios excluidos del ámbito de aplicación de la Ley de Contrataciones del Estado y bajo supervisión del OSCE recae sobre el encargado de Tesorería o el que haga sus veces en las UE de la PNP; debiendo remitir copia autenticada del expediente de contratación al OEC paгa su custodia.
7.8.7. El procedimiento del trámite de pago no puede ser mayor a QUINCE (15) dias calendario, siendo el jefe de la División de Economía o el área equivalente en las UE de la PNP el responsable de dicho cumplimiento.
VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
8.1 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES
8.1.1. Para las situaciones no previstas en la presente Directiva, son de aplicación supletoria la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento, las normas de derecho público que resulten aplicables, las disposiciones pertinentes del Código Civil vigente y las demás normas de derecho privado, en ese orden de prelación.
8.1.2. La Dirección de Administración, la Unidad de Administración o la que haga sus veces en las UE de la PNP, a través de la División de Logística o su equivalente en las UE debe implementar mecanismos de control previo y simultaneo para las contrataciones de bienes y servicios sujetas a régimen legal de contratación que se ejecuten durante el año fiscal.
8.1.3. Queda proscrita toda aceptación de ejecución de servicios o adquisición de bienes, sin que haya sido girada la correspondiente Orden de Compra y/o Servicio, bajo responsabilidad administrativa, civil y penal.
8.2 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS TRANSITORIAS
8.2.1. Los requerimientos que se encuentran en trámite se adecuan a los procedimientos, plazos y requisitos previstos en la presente Directiva, una vez que ésta entre en vigencia.
8.2.2. Las Unidades Ejecutoras que para su gestión no usen el SIGA MEF deben implementar dicho sistema en un plazo máximo de SESENTA (60) días de entrada en vigencia de la presente Directiva, bajo responsabilidad funcional.
IX. VIGENCIA
9.1 Déjese sin efecto las disposiciones que se opongan a lo establecido en la presente Directiva.
9.2 La presente Directiva entra en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación por el Comandante General de la PNP o la autoridad con facultades delegadas.
X. ANEXOS
10.1 Anexo N° 01: Especificaciones técnicas (EETT) [Descarga aquí el formato en Word]
10.2 Алехо №° 02: Términos de referencia (TDR) [Descarga aquí el formato en Word]
10.3 Anexo Nº 03: Pedido de compra [Descarga aquí el formato en Word]
10.4 Anexo N° 04: Pedido de servicio [Descarga aquí el formato en Word]
10.5 Алехo Nº 05: Declaración Jurada sobre Proveedor [Descarga aquí el formato en Word]
10.6 Anexo N° 06: Carta de Oferta Técnica Económica (Bienes)
10.7 Апехо №° 07: Carta de Oferta Técnica – Económica (Servicios) [Descarga aquí el formato en Word]
10.8 Anexo N° 08: Carta de Autorización para Depósito en Cuenta (CCI) [Descarga aquí el formato en Word]
10.9 Anexo N° 09: Carta de Número de Cuenta para Detracción [Descarga aquí el formato en Word]
10.10 Алехо №° 10: Acta de conformidad para servicios [Descarga aquí el formato en Word]
10.11 Anexo N° 11: Acta de conformidad para bienes [Descarga aquí el formato en Word]
10.12 Алехо №° 12: Documento para trámite de pago de bienes y servicios [Descarga aquí el formato en Word]
10.13 Апехо №° 13: Control de ejecución periódica de los contratos de suministros y/o servicios [Descarga aquí el formato en Word]
10.14 Алехо №° 14: Definiciones y Siglas
10.15 Anexo N° 15: Flujograma
ANEXO N°14
GLOSARIO DE TERMINOS Y SIGLAS
Para efectos de la presente directiva, el personal de los Órganos Encargados de la Contratación (OEC) de las Unidades Ejecutoras de la PNP, deberán tener en cuenta las siguientes definiciones:
1. Área Usuaria: Órgano o unidad orgánica cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratación, o que dada su especialidad, competencia o funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias; que colabora y participa en la planificación de las contrataciones; y, realiza la verificación técnica de las contrataciones efectuadas a su requerimiento, previas a su conformidad.
2. Área Técnica: Órgano o unidad orgánica de la entidad especializada en el bien o servicio que es materia de la contratación. En algunos casos, el área técnica puede ser también área usuaria, puesto que debido a su especialidad y función canaliza los requerimientos formulados por otras áreas, consolidándolas para su futura programación y/o atención. Tiene por función elaborar las especificaciones técnicas o términos de referencias.
3. Bienes: Son objetos requeridos por el área usuaria para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus funciones y fines.
4. Certificación de Crédito Presupuestario: Acto de administración que tiene como finalidad garantizar que se cuenta con el crédito presupuestario disponible y libre de afectación para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, el cual es registrado en Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF – SP)
5. Compromiso: Acto a través del cual se acuerda, luego del cumplimiento de los trámites legalmente establecidos, la realización de gastos previamente aprobados por un importe determinado o determinable, que afectan total o parcialmente los créditos presupuestarios, en el marco de los presupuestos aprobados y las modificaciones presupuestarias realizadas. El compromiso se efectúa en forma posterior a la generación de la obligación nacida de acuerdo a Ley, contrato o convenio, el cual es registrado en el SIAF – SP.
6. Cotización: Documento emitido por un potencial proveedor, donde fija el precio de la prestación del bien, servicio o consultoría que se encontraría a su cargo en caso de que su oferta resulte la ganadora.
7. Contratación: Es la acción que deben realizar todas las Unidades Ejecutoras de la PNP para proveerse de bienes, servicios en general y consultoría, asumiendo el pago del precio o de la retribución correspondiente con fondos públicos, y demás obligaciones derivadas de la condición de contratante.
8. Especificaciones Técnicas: Descripción de las características técnicas y/o requisitos funcionales del bien a ser contratado. Incluye las cantidades, calidades y las condiciones bajo las que deben ejecutarse las obligaciones.
9. Estandarización: Proceso de racionalización consistente en ajustar a un determinado tipo o modelo los bienes o servicios a contratar, en atención a los equipamientos preexistentes.
10. Expediente de Contratación: Es el conjunto de documentos donde constan todas las actuaciones del proceso de contratación pública, desde la decisión de adquirir o contratar, hasta la culminación del contrato.
11. Expediente de Pago: Forma parte del expediente de contratación, contiene todos los documentos generados a partir de la emisión de la orden de compra, servicio y/o contrato, hasta el pago.
12. Prestación: Es la conducta prometida por el obligado, sin importar su naturaleza, alcance y concreción. Para efectos de la presente directiva puede ser la realización de la consultoría o del servicio o la entrega del bien.
13. Proveedor: Persona natural o jurídica que vende o arrienda bienes, presta servicios en general, consultoría en general o de obra.
14. Requerimiento: Solicitud del bien, servicio en general o consultoría, formulada por el área usuaria, conteniendo las especificaciones técnicas o los términos de referencia, respectivamente. Puede incluir además los requisitos de calificación que se considere necesario.
15. Servicio: Actividad o labor que se requiere para el desarrollo de las actividades de las áreas usuarias a fin de dar cumplimiento a sus funciones y fines. Pueden clasificarse en: servicios en general, consultoría en general y consultoría de obra.
16. Términos de Referencia: Descripción de las características técnicas y las condiciones en que se ejecuta la contratación de servicios en general, consultoría en general y consultoría de obra. En el caso de consultorías, se incluirá los objetivos, metas o resultados y las actividades a desarrollar, como la información básica que la entidad deba suministrar.
Para efectos de la presente directiva, se considera las siguientes siglas:
1. CCI: Código de Cuenta Interbancario
2. OEC: Órgano Encargado de la Contratación o el que haga sus veces en la Unidad Ejecutora.
3. OSCE: Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado.
4. PAC: Plan Anual de Contrataciones
5. PNP: Policía Nacional del Perú
6. POI: Plan Operativo Institucional
7. POA: Plan Operativo Anual
8. RNP: Registro Nacional de Proveedores
9. SIAF-SP: Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público
10. SIGA-MEF: Sistema Integrado de Gestión Administrativa del Ministerio de Economía y
11. SUNAT: Finanzas
Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria
12. UE: Unidad(es) Ejecutora(s) de la Policía Nacional del Perú
13. UIT: Unidad Impositiva Tributaria
⇒DESCARGA AQUÍ⇐ «Directiva que establece Disposiciones y Procedimientos para la contratación de bienes y servicios en la PNP[Directiva N° 04-08-2019-COMGEN-PNP/SECEJE-DIRADM-B]»
