Guía de Procedimientos de la PNP regula las actividades de transporte, almacenamiento, despacho, control e inventario de combustibles destinados a los vehículos, embarcaciones, maquinarias y equipos de la institución [RM 524-2020-IN]

[Guías PNP] Mediante la RM 524-2020-IN, de fecha 19 de junio de 2020, a través de Ministerio del Interior, se aprobó la «Guía de procedimientos de la PNP de los servicios de transporte, almacenamiento, despacho, control de entregas e inventario de combustibles para atención a los vehículos automotores, embarcaciones, maquinarias y equipos de la PNP en las estaciones de servicios contratadas por Petroperú S.A. y para despacho de combustible al hospital PNP» ⇒DESCARGA AQUÍ⇐

Lee también:

• Actualizado: Ley General de Transporte y Tránsito Terrestre [Ley 27181]
• RETRAN Actualizado: Reglamento Nacional de Tránsito [DS 016-2009-MTC]
• Directiva que establece normas y procedimientos para la estandarización de los vehículos automotores de la PNP [Directiva 04-11-2009-DGPNP-DIRLOG-B]
• Directiva para la asignación, reasignación, uso y transferencia de los vehículos policiales [RCG 470-2025-CG- PNP/SECEJE-DIRADM-DIVLOG]

GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DE LA PNP DE LOS SERVICIOS DE TRANSPORTE, ALMACENAMIENTO, DESPACHO, CONTROL DE ENTREGAS E INVENTARIO DE COMBUSTIBLES PARA ATENCIÓN A LOS VEHÍCULOS AUTOMOTORES, EMBARCACIONES, MAQUINARIAS Y EQUIPOS DE LA PNP EN LAS ESTACIONES DE SERVICIOS CONTRATADAS POR PETROPERÚ S.A. Y PARA DESPACHO DE COMBUSTIBLE AL HOSPITAL PNP

RM 524-2020-IN

I. OBJETO

La presente Guía tiene como objeto establecer los procedimientos de abastecimiento de combustible a la flota vehicular, embarcaciones, maquinarias y equipos de la PNP a nivel nacional, en las Estaciones de Servicio afiliadas a la PETRORED y Estaciones Independientes en caso sea requerido.

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II. RESPONSABILIDADES

Los procedimientos que se indican a continuación deben ser de estricto cumplimiento por Petróleos del Perú – PETROPERÚ S.A. (PETROPERU S.A.), la Policía Nacional del Perú (PNP), las Estaciones de Servicios de la PETRORED y de las Estaciones Independientes (EESS) contratadas para brindar el servicio de transporte, almacenamiento, despacho y control de entrega e inventarios de combustibles asignados a los vehículos automotores, embarcaciones, maquinarias y equipos de la PNP, a fin de garantizar el correcto abastecimiento del combustible, según lo establecido en el Contrato N° 102-2014-DIREJADM PNP.

Es responsabilidad de la PNP realizar la supervisión de los servicios de transporte, almacenamiento, despacho e inventarios de combustibles para abastecimiento a sus vehículos automotrices, embarcaciones, maquinarias y equipos. Los efectivos policiales. Integrantes de los equipos de supervisión estarán conformados por el personal de la División de Combustibles de la Dirección de Logística PNP (DIVCOM-DIRLOG PNP) en Lima y de las Oficinas de Administración (OFAD’s) de las Regiones y Frentes Policiales en provincias y están autorizados para solicitar y verificar el cumplimiento de la presente Gula de Procedimientos de parte de las EESS y del personal policial que abastecen los vehículos policiales, pudiendo solicitar la documentación que estime conveniente para el cumplimiento de sus funciones y dar cuenta de las novedades encontradas a su Comando inmediato, y a la DIVCOM DIRLOG PNP, mediante los documentos que correspondan.

III. CANALES OFICIALES DE COMUNICACIÓN.

Los canales oficiales de comunicación, responsables y autorizados para la remisión y recepción de información entre la Policía Nacional del Perú y PETROPERÚ S.A, están a cargo del Jefe de la División de Combustibles de la Dirección de Logística de la PNP y el Jefe de la Unidad Convenios del Departamento Ventas Comercio de PETROPERÚ S.A.

Los correos electrónicos oficiales de comunicación de la DIVCOM DIRLOG PNP son dirlog.divcom@pnp.gob.pe y dirlogpnp_divcom@yahoo.es (Crnl. PNP Jefe de la División de Combustibles DIRLOG PNP) y al teléfono 381-0809.

O/M. N° 05-2015-DIRLOG-PNP/DIVCOM-DD.

SENOR:             SEGÚN DISTRIBUCION

ASUNTO:           Remite Gula de Procedimientos para el abastecimiento de combustible a la flota vehicular, embarcaciones. Maquinarias y equipos de la PNP, en las EE SS de la PETRORED.

REF:     a.  04-10-2011-DG.PNP.DIRLOG.DIVCOM del Directiva N° 16ABR2011

                b. Contrato N° 102-2014-DIREJADM PNP, de 31DIC2014

Por especial encargo del Señor General PNP Director Ejecutivo de Administración, tengo el honor de dirigirme a Ud, para remitir con el presente la Gula de Procedimientos para el abastecimiento de combustible, asignado a la flota vehicular, embarcaciones, maquinarias y equipos de la PNP, en las Estaciones de Servicio de la PETRORED, a nivel nacional, formulada a mérito del documento (b) de la referencia, firmada con PETROPERU S.A, vigente a partir del 01ENE2015.

Por tal motivo, se solicita disponer que el personal encargado de la administración de los combustibles de la Unidad PNP a su cargo, así como el personal policial que tiene responsabilidades en el abastecimiento y uso del combustible, den estricta cumplimiento a lo dispuesto en la Guía de Procedimientos mencionada en la parte que les corresponde.

Sobre el particular, se solicita remitir el Nº de teléfono RPC, RPM. y correo electrónica del personal policial encargado de la administración de los combustibles de la Unidad a su cargo, para las coordinaciones correspondientes. (correo electrónico: dirlog divcom@pnp.gob.pe y/o dirlogpnp_divcom@yahoo.es)

Es propicia la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi especial consideración y estima personal.

El cameo electrónico oficial de comunicación de PETROPERÚ SA. ffaa pop@petroceru.com.pe.

IV. SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE ESTACIONES DE SERVICIO.

A. PETROPERÚ S.A. seleccionará las estaciones de servicio que se requiera para cumplir con lo establecido en el Contrato N° 102-2014-DIRE.JADM PNP, de acuerdo a los requerimientos zonales de la PNP

B. Para el caso de estaciones de servicio que se incorporen al servicio a la PNP, o se reincorporen luego de un período en que no prestaron servicio, PETROPERÚ Informará a la PNP de estos prospectos, indicando los siguientes parámetros de evaluación:

• • • • Combustibles disponibles.
      • Área de la estación,
      • Números de islas y dispensadores.
      • Horario de atención ofrecido.
      • Dirección y ubicación.
      • Capacidad de atención (cantidad de vehículos por día).
      • Copia de DGH
      • Datos de contacto (Nombres apellidos, teléfono y correo electrónico)

C. La PNP podrá visitar la EESS previa coordinación con PETROPERÚ, y dentro de los quince días hábiles de informada, deberá dar su conformidad u observaciones a la estación de servicios. En caso de su conformidad, indicará el volumen de cada combustible que se le asignará

D. PETROPERÚ SA. contratará a la EESS seleccionada o la mantendrá en espera para la oportunidad que se requiera.

E. Cuando la EESS sea contratada, la PNP deberá utilizar mensualmente no menos del 75% del servicio que se contrató, para evitar consecuencias administrativas y contractuales, salvo causas debidamente justificadas derivadas del servicio policial que signifiquen el retiro de porcentajes menores al indicado, que deberán ser informadas oportunamente a PETROPERU S.A

F. Para el caso de estaciones cuyo contrato va a ser renovado por vencimiento, PETROPERÚ comunicará a la PNP de esta necesidad. Si dentro de los diez días calendarios siguientes no recibe observaciones a la recontratación por parte de la PNP, se entenderá la aceptación tácita, y se le procederá a recontratar con el mismo volumen promedio que el que tenia en el contrato vencido.

V. ADQUISICIÓN DE COMBUSTIBLE EN PLANTAS DE VENTAS DE PETROPERU S.A.

A. La PNP, mediante DIVCOM DIRLOG PNP en Lima y las OFAD’s en provincias, son las dependencias responsables y autorizadas para le emisión de los siguientes documentos:

Órdenes de Pedido de Combustible (Anexo 1) emitidas a favor de las EESS para que puedan realizar el retiro de combustibles de las Plantas de Ventas de PETROPERU S.A. a nivel nacional.

Guías de Remisión Remitente, en su original (Emisor) y tres coplas (Destinatario, Transportista y SUNAT), las cuales permiten el transporte de combustibles desde las Piantas de Ventas de PETROPERÚ SA. hacia las EESS.

B. La PNP, mediante la DIVCOM-DIRLOG-PNP, entregará un Oficio dirigido al Jefe Unidad Convenios del Departamento Ventas Comercio de PETROPERU S.A, donde se adjuntarán las firmas autorizadas que deben consignarse en las Ordenes de Pedido de Combustible emitidas por la PNP a nivel nacional. Este documento será remitido por única vez hasta que se produzca algún cambio en el personal designado, el que será comunicado con un nuevo oficio dirigido a la Jefatura de la Unidad de Convenios del Departamento Ventas Comercio de PETROPERÚ SA

C. La DIVCOM-DIRLOG-PNP informará mensualmente a las OFAD’s de la cantidad y tipo de combustible asignado para el mes siguiente.

D. Con la información indicada en el literal anterior, las OFAD’s emitirán las Órdenes de Pedido a favor de las EESS y enviarán dicha información a la DIVCOM-DIRLOG, a más tardar el segundo día hábil del mes, consignando la siguiente información:

• • • • Planta de Ventas donde se realizará el retiro.
      • N° de Orden de Pedido.
      • EESS de destino (No aplicable para el Hospital PNP).
      • Código de Autorización OSINERGMIN (SCOP)
      • Volumen
      • Tipo(s) de combustible(s).

E. La DIVCOM-DIRLOG-PNP consolidará y entregará a PETROPERU S.A, a través de los canales establecidos a la Unidad Convenios del Departamento Ventas Comercio, la relación de Ordenes de Pedido a nivel de LIMA, a más tardar el primer día hábil del mes para la primera entrega y al veintiún día hábil del mes para la segunda entrega y a nivel de provincias al quinto día hábil del mes. PETROPERÚ SA. a su vez lo informará a las Plantas y Terminales de Ventas a nivel nacional, para que tomen conocimiento de las Ordenes de Pedido autorizadas para ser despachadas. (Anexo 02).

F. La DIVCOM-DIRLOG en Lima y las OFAD’s, entregarán a las EESS las Órdenes de Pedido originales, adjuntando la Gula de Remisión Remitente en sus 3 (tres) copias: Destinatario, Transportista y SUNAT.

G. El transportista de la EESS y del Hospital de la PNP se presentará en la Planta de Ventas de PETROPERU S.A. con los siguientes documentos originales, para poder retirar el producto de la PNP y poder trasladarlo:

• • • • Orden de Pedido.
      • Quía de Remisión con sus 3 (tres) copias: Destinatario,
      • transportista y SUNAT,
      • Documentos de autorización e identificación de la unidad de transporte y del chófer.

En caso alguno de los documentes indicados anteriormente no esté correctamente emitido, no se podrá realizar el despacho de combustible a la EESS en la Planta de Ventas de PETROPERÚ S.A.

H. La Planta o Terminal de Ventas verificará que la Orden de Pedido original coincida con la indicada en el listado de Ordenes de Pedido que fue remitido por la DIVCOM-DIRLOG a la Unidad Convenios del Dpto. Ventas Comercio, verificando los

B. La DIVCOM-DIRLOG-PNP, en Lima, y las OFAD’s en las Regiones y Frentes Policiales en provincias el último día de cada mes, formularán al Memorándum de Programación y Distribución mensual para el abastecimiento, de los vehículos policiales, así como la planilla de registro, la cual deberá contener obligatoriamente la siguiente información:

• • • • Unidad y Sub Unidad PNP
      • Número interno y/o Placa de Rodaje.
      • Estación de Servicios
      • Tipo de combustible.
      • Dotación Diaria y mensual.
      • Frecuencia o Periodo de Abastecimiento.
      • Administrativo (SI)
      • Número de tarjeta.
      • Fecha de Inicio de abastecimiento,
      • Autorizado para trasladar en envases adicionales (SI/NO)

Dicho documento deberá ser recabado por las EESS y los encargados de logística de las Unidades Policiales (en lugares distantes podrán emplearse otros medios de comunicación), siendo requisito indispensable para efectuar el abastecimiento, así como para la rendición de cuentas. Así mismo las logísticos recabarán los Oficios de autorización para el abastecimiento por periodos mayores a un día de acuerdo a su requerimiento. Las EESS y los logísticos verificarán la dotación asignada a cada unidad para evitar errores en el abastecimiento

C. La DIVCOM DIRLOG-PNP en Lima y las OFAD’s en provincias, entregarán un Oficio a la EESS, donde se adjuntarán las firmas autorizadas que deben consignarse en los documentos emitidos por la PNP que son entregados a la EESS, para efectos de su verificación y autenticidad. Esta información será actualizada cuando sea necesario.

D. La EESS imprimirá diariamente la planilla de registro del despacho diario de combustible para el control del abastecimiento a la PNP. Es responsabilidad de la EESS contar diariamente con la cantidad necesaria de los formatos indicados.

E. El horario de atención normal a los vehículos automotrices de la PNP, será de 06:00 a 20:00 horas, incluyendo Domingos y Feriados, estos horarios podrán ser modificados según las necesidades operativas de la PNP, previa coordinación con las EESS

F. Dentro del horario establecido en el literal anterior las EESS y la DIVCOM -DIRLOG-PNP en Lima o las OFAD’s, deberían fijar horarios de atención en cada EESS con la finalidad que la PNP cumpla con sus necesidades operativas y realice la correcta supervisión del despacho de combustibles y las EESS puedan cumplir con sus objetivos comerciales

G. El abastecimiento a los vehículos policiales en las EEESS, pueden ser de tipo Abastecimiento Ordinario cuando tiene una programación regular de abastecimiento durante el mes y que fue programada con el Memorándum respectivo, para lo cual el personal PNP (conductor del vehículo) deberá portar la Tarjeta VISANET MULTIFLOTA & Tarjeta de Abastecimiento de Combustible (TAC) o Memorándum de Abastecimiento: Ordinario de la PNP, en caso esto volumen asignado supere la capacidad máxima del tanque del vehículo, el volumen que no ingrese en dichos compartimientos podrá ser trasladado en envases adicionales (bidones o cilindros) solo si el vehículo policial se encuentra autorizado para tal fin en la Programación Mensual de Abastecimiento: y de tipo Abastecimiento Extraordinario en casos de abastecimientos que no fueran programados en el mes, para lo cual los vehículos policiales deberán portar el Oficio suscrito por el Jefe de la División de Combustible de la DIRLOG PNP, que autoriza dicho abastecimiento excepcional y que detalla la Placa de Rodaje, Placa Interna, Marca, Modelo, Color, Volumen a Despachar, Nombre de la EESS y si está autorizado para llevar el combustible en envases adicionales (bidones o cilindros).

J. Con la finalidad de agilizar la transferencia de información, la DIVCOM-DIRLOG-PNP, podrán remitir oficios escaneados a las EESS vía correo electrónico oficial de la PNP (dirlog diveom@php.gob.pe), comprometiéndose la PNP a entregar el documento físico a más tardar a los TRES (03) siguientes días hábiles de enviado el correo electrónico. Previamente se hará una coordinación telefónica entre la PNP y la estación de servicios

K. Para el retiro del combustible en envases adicionales (bidones o cilindros) de los vehículos autorizados, como requisito primordial estos envases deben contener impreso y rotulado (PNP) el N° Internó y/o placa del vehículo al cual pertenece el combustible. Unidad policial, tipo de combustible despachado, dichos envases deben ser de un solo color y tamaño, y una vez abastecidos deben ser precintados y/o sellados para su transporte,

L. Cuando por razones del servicio se disponga el adelanto de dotación, las EESS deberán solicitar la autorización respectiva expedida por la DIVCOM-PNP y las OFAD’s de las Regiones y Frentes Policiales.

M. En caso un vehículo, embarcación, Maquinaria o equipo, quede inoperativo, las Unidades Policiales comunicarán de inmediato a la DIVCOM-DIRLOG-PNP, y/o a las OFAD’s devolviendo la Tarjeta MULTIFLOTA, y/o TAC

VII.DESPACHO DE COMBUSTIBLE EN EESS QUE TIENEN IMPLEMENTADO EL SISTEMA DE TARJETAS MULTIFLOTA-VISANET.

A. Para el abastecimiento de su vehículo, el personal PNP (conductor del vehículo presenta la Tarjeta VISANET MULTIFLOTA y su DN) al operador de la isla de la EESS a fin de que verifique que los datos del vehicule y del conductor concuerden con los documentos presentados.

B. El operador de la isla verifica los datos de la tarjeta y del personal PNP en Programación Mensual de Abastecimiento. Si está registrado, continúa el proceso. De lo contrario, devuelve los documentos y no abastece.

C. Pasa la tarjeta por el POS (Lectora de tarjeta), ingresa el valor de la transacción usando los valores referenciales proporcionados por la DIVCOM, los galones de combustible y el tipo de combustible.

D. El efectiva policial deberá solicitar y permitir, bajo su responsabilidad, que el operador de la isla (despachador) lea en el tablero del vehículo el número del kilometraje que marca en ese momento (odómetro) y pueda ingresar dichos datos en el sistema.

E. Solicita al conductor del vehículo policial que ingrese el número de su D.N.I. y su clave secreta.

F. El despachador procede al abastecimiento del vehicula con la dotación de combustible asignado y posteriormente entrega una copia del váucher expedido por el POS al conductor del vehículo policial..

G. El despachador de la EESS registra en la planilla diaria de control de despacho Multiflora (Anexo 64) el Nº Interno o placa de rodaje registrada del vehículo atendido, galones abastecidos y N° de váucher, verificando si el vehículo está registrado con función administrativa no abastece domingos ni feriados.

H. Antes del cierre de operaciones del día, la EESS deberá confrontar que la cantidad de volúmenes despachados indicados en las planillas diarias coinciden con el volumen indicado en el reporte emitido por el Sistema MULTIFLOTA, (para lo cual, la PNP proporcionará el acceso al módulo MULTIFLOTA correspondiente.) En caso que los volúmenes no coincidan, la EESS identificará la transacción inválida y realizará el extorno correspondiente, según lo establecido en los procedimientos de VISA

I. Las tarjetas «MULTIFLOTA deben ser atendidas y/o utilizadas solo por las conductores asignados y/o autorizados; El abastecimiento del combustible es de acuerdo a la frecuencia o periodo designado y una sola vez al día, debiendo el conductor abastecer solo un vehículo, quedando prohibido que un conductor ingrese al POS claves de otros conductores de la Tarjeta MULTIFLOTA.

J. El abastecimiento a la flota vehicular, embarcaciones, maquinarias y equipos de la PNP es Diario o según frecuencia autorizada, cuando la Unidad PNP solicite abastecer más de UN (01) día 6 en caso de Grupos Electrógenos, Maquinarias y Equipos, así como para Unidades PNP distantes a las EE SS de la PETRORED, Y ser trasladado en envases adicionales (bidones o cilindros) se realizará con la presentación mensual del Oficio de autorización respectiva otorgado por el Departamento de Distribución DIVCOM DIRLOG-PNP en Lima y por las Oficinas de Administración en las Regiones y Frentes Policiales en provincias

K. El abastecimiento de combustible se realizará exclusivamente al vehículo consignado en la Tarjeta MULTIFLOTA estando prohibido abastecer a vehículos particulares y/o policiales distintos al indicado en dicha Tarjeta.

L. Está prohibido abastecer a vehículos que no están asignados en el Memorándum de programación mensual o sin cumplir los procedimientos establecidos siendo responsabilidad de cada EE.SS el abastecimiento a vehículos no autorizados, los cuales no serán reconocidos por la PNP

M. Las EESS formularán la Liquidación diaria y mensual por tipo de combustible, remitiéndola a la DIVCOM DIRLOG-PNP y a las OFAD’s en el plazo establecido, adjuntando los reportes diarios y mensuales del sistema MULTIFLOTA con el total por tipo de combustible y la planilla de vehículos abastecidos, adjuntando el cuadro demostrativo mensual de abastecimiento (Anexo 5), no se reconocerá abastecimientos que no estén registrados en el sistema electrónico, salvo casos autorizados por la DIVCOM-PNP.

N. En situaciones de emergencia y/o excepcionales para el abastecimiento y los vehículos no tengan acceso al Sistema MULTIFLOTA, las EESS podrán abastecer previa coordinación y autorización del Jefe de la DIVCOM DIRLOG PNP, para tal caso los conductores firmaran y pondrán su huella digital en la planilla de despacho.

O. La tarjeta se pasa por el POS una sola vez y esperar que el sistema acepte, si pasa más de dos veces automáticamente queda registrado como abastecido las veces que han pasado la tarjeta; gestionar los extornos que por error haya efectuado. Para éste y otros casos deberá seguirse las instrucciones del manual de operación de la tarjeta MULTIFLOTA

P. Cuando existe novedades en el abastecimiento dar cuenta a la DIVCOM-DIRLOG-PNP por correo electrónico y con el documento correspondiente; asimismo cuando se presentan averias en el POS y/o falta de sistema dar cuenta para efectuar las gestiones ante el Banco de la Nación y la empresa VISA indicando el número de registro de reclamo.

Q. Las Unidades Policiales deberán archivar la copia fotostática del váucher del abastecimiento diario, debiendo solamente registrar el número en la rendición de cuentas en forma mensual, adjuntando el cuadro demostrativo de asignación, consumo y saldos de combustible con las Actas respectivas del Consejo de Administración.

R. El personal logístico de cada Unidad Policial que tiene acceso al sistema Multiflota es el responsable del ingreso de información (conductores autorizados para el abastecimiento con indicación del vehículo, Nº de DNI y Licencia de conducir); pueden registrarse hasta cinco (05) conductores por vehículo.

S. El cambio de claves secretas será dispuesta por el Comando Institucional o lo realizará el conductor policial cuando lo crea necesario, debiendo hacerlo con el personal encargado del sistema MULTIFLOTA de cada Unidad policial o apersonarse a la DIVCOM-DIRLOG-PNP

T. En los casos de pérdida o deterioro de las Tarjetas Multiflota, los Jefes de Unidad formularán un Informe justificatorio de las acciones adoptadas, adjuntando la documentación respectiva de conformidad a lo establecido en el Capitulo (VI-D-6) de Is Directiva Nº 04-16-2011-DGPNPI DIRLOG PNP/DIVCOM-B del 16ABR2011, para la obtención del duplicado, el cual seră solicitado a la DIVCOM DIRLOG-PNP, debiendo el efectivo PNP realizar el pago al Banco de la Nación cuenta Ne 3810 por el monto de Ocho y 00/100 Nuevos Sales (8/ 8.00).

VIII.DESPACHO DE COMBUSTIBLE EN EESS QUE NO TIENEN IMPLEMENTADO EL SISTEMA MULTIFLOTA Y QUE EN SU LUGAR SE UTILIZA LA TAC (Tarjeta de Abastecimiento de Combustibles)

A. Los procedimientos y documentos detallados el acápite VI (RESPONSABILIDADES DE LA UNIDAD DE CONVENIO DE PETROPERU, LA DIVISION DE COMBUSTIBLES Y OFAD’S, ESTACIONES DE SERVICIOS (EE.SS) Y UNIDADES POLICIALES también se aplican en este acápite VIII.

B. La DIVCOM-DIRLOG-PNP las OFAD’s entregarán a las EESS, antes del primer día de cada mes, los originales de los Formatos de Control de Despacho Diario de Combustible (Anexo 6) y Formato de Inventario Contable Diario de Combustible (Anexo 7), quienes sacarán las fotocopias necesarias.

C. El Formato de Control de Despacho Diario de Combustible para la atención durante todo el mes, contendrá los siguientes campos para el registro de la siguiente Información:

• • • • Unidad PNP
      • Sub Unidad PNP
      • Numero Interno y/o Placa de Rodaje de los vehículos, embarcaciones. maquinarias y equipos.
      • Cantidad de Combustible (galones)
      • Tipo de producto
      • Hora de inicio/fin del abastecimiento
      • Odómetro del vehículo.
      • N° de DNI del personal PNP que recibe el producto.
      • Grado del personal PNP que recibe el producto.
      • Apellidos y nombres del personal PNP que recibe el producto
      • La impresión de la huella digital y la firma que debe ser realizada por el conductor del vehículo policial.

D. La EESS imprimirá diariamente los Formatos de Control de Despacho Diario de Combustible y Formatos de Inventario Contable Diario de Combustible, necesarios para el control del abastecimiento a la PNP. Es responsabilidad de la EESS contar diariamente con la cantidad necesaria de los formatos indicados,

E. Para Abastecimientos Ordinarios, la EESS solicitará obligatoriamente el original de la Tarjeta de Abastecimiento de Combustible (TAC) o Memorándum de Abastecimiento Ordinario al personal PNP que recibe el producto, constatando las firmas y sellos del Jefe de la DIVCOM DIRLOG PNP y del Jefe del Departamento de Programación y Distribución-DIVCOM-DIRLOG-PNP, en Lima o de los Jefes de OFAD’s en provincias, así como verificar la identidad del portador del documento con su DNI, verificando que el N’ interno o placa de rodaje del vehículo policial por abastecer, sea la consignada en la TAC o Memorándum de Abastecimiento Ordinario. Así mismo, deberá verificar que la información consignada en dichos documentos coincida con la consignada en la programación mensual que recibió la EESS.

F. Para Abastecimientos Extraordinarios, la EESS solicitará obligatoriamente el Oficio suscrito por el Jefe de la DIVCOM-DIRLOG PNP donde se autoriza el abastecimiento del vehículo detallando la Placa Interna/Rodaje, Combustible, Volumen, Autorizado para trasladar en envases adicionales (SI/NO) y Estación de Servicios. Así mismo, la EESS deberá verificar la identidad del portador con su DNI, y que el número interno o placa de rodaje del vehículo policial por abastecer sea la consignada en el Oficio. En casos de emergencia, y cuando no sea posible entregar el Oficio correspondiente de autorización a la EESS, la DIVCOM DIRLOG-PNP deberá enviar un correo electrónico (con copia al correo electrónico de la Unidad Convenios del Departamento Ventas Comercio de PETROPERÚ SA.) a la EESS solicitando y detallando la información del abastecimiento, comprometiéndose a entregar el documento físico a más tardar a los CINCO (05) siguientes días de enviado el correo electrónico.

G. Si algún vehículo policial no cumpliera con los requisitos para el Abastecimiento Ordinarios y Extraordinarios, el conductor del vehículo policial dará cuenta a la DIVCOM-PNP y OFAD’s, por vía telefónica y correo electrónico para las coordinaciones y autorización correspondiente, de ser el caso.

H. Los Abastecimientos Extraordinarios deberán ser registrados en Formatos de Control de Despacho Diario de Combustibles independientes a los Abastecimientos Ordinarios.

I. El abastecimiento de combustible se realizará exclusivamente al vehículo consignado en la Tarjeta de Abastecimiento de combustible (TAC) estando prohibido abastecer a vehículos particulares o policiales distintos al indicado en la TAC.

J. Por ningún motivo la EESS abastecerá con:

• • • • Copia fotostática de la TAC
      • TAC asignada a otra EESS
      • TAC con enmendaduras, agregados, adiciones a manuscrito, borrones, impresos u otros.

K. Al finalizar la atención del día a la PNP, la EESS deberá consignar la información. correspondiente (volúmenes recibidos y despachados por la EESS) en el Formato do Inventario Contable Diario (Anexo 7).

L. Los Formatos de Control de Despacho Diario de Combustible y los Formatos de Inventario Contable Diario, no deberán presentar borrones ni enmeridaduras y deberán cerrarse al final del día los renglones en blanco con una linea diagonal

M. En caso se produzca un error en el llenado del formato de control de despacho diarios, en el renglón donde se consigna el error será anulado mediante un rayado o con un sello de ANULADO y a continuación se utilizará un renglón disponible para registrar el abastecimiento

N. La EESS entregará a la PNP, cada 07 días, los Formatos de Control de Despacho Diario de Combustible y los Formatos de Inventario Contable Diario, en los que se han registrado la información de los abastecimientos; con estos documentos verificarán y validarán los abastecimientos realizados y los niveles de inventario. Los documentos originales serán entregados a la PNP, mediante el Acta de Entrega de Documentos (Anexo 8) y las correspondientes copias fotostáticas quedarán en la EESS.
LOUISTICA

O. Cuando se reporte la pérdida de alguna TAC, in DIVCOM DIRLOG-PNP en Lima las OFAD’s en provincias expedirán un duplicado, debiendo la EESS, proceder a efectuar el registro del nuevo número de la TAC en el Formato de Control de Despacho Diario de Combustible, en caso que alguna persona pretenda abastecer con la TAC perdida procederá a retenerla y comunicar inmediatamente a la DIVCOM-DIRLOG.PNP Telf. 381-0809 0 391-6073, asimismo solicitará el apoyo correspondiente a la Comisaria más cercana, a fin de que intervengan policialmente de acuerdo a sus atribuciones

P. El formato de control de despacho diario de combustible, será llenada única y exclusivamente por el despachador, previa verificación registrando número del vehículo atendido, N° de TAC, Unidad PNP, cantidad de combustible despachado. hora, odómetro (lectura de kilometraje), Grado, Apellidos y nombres, N° de CIP y/o DNI: la impresión de la huella digital y la firma debe ser realizada por el conductor del vehículo policial, así mismo el despachador no permitirá que el conductor del vehículo policial haga uso personalmente del surtidor para abastecer el vehículo de la PNP debiendo tener en cuenta que primero es el abastecimiento de combustible al vehículo policial y posteriormente el registro en la planilla.

Q. El abastecimiento de combustible debe realizarse con la dotación programada y conforme indica la TAC, marcar correctamente y no hacer anotaciones adicionales en la TAC dejar en blanco la cantidad no abastecida, a fin de llevar un correcto control del consumo y saldo del combustible, marcar con lapicero en el recuadro que indica la cantidad de galones y no en el recuadro que indica la fecha.

R. El abastecimiento del combustible es diario o según la frecuencia autorizada, y una sola vez al día, debiendo firmar la planilla un solo conductor por vehículo, quedando prohibido que un conductor abastezca y/o firme la planilla por más de dos vehículos salvo casos autorizados por la DIVCOM-PNP en Lima y los Jefes de OFAD’s en provincias.

S. El operador de la isla (despachador) solicitará al personal PNP (conductor del vehículo) la Tarjeta de Abastecimiento de Combustibles (TAC) o Memorándum de Abastecimiento de la PNP y el D.N.L. para verificar la identidad de la persona.

T. Las EESS abastecerán de acuerdo a la cantidad indicada en el Programación Mensual de Abastecimiento y completarán los Formatos de Control de Despacho Diario de Combustible (Anexo 6); para lo cual el personal policial firmará y pondrá su huella digital en el formato, como indicativo de conformidad en el abastecimiento.

U. Al finalizar la atención del día a la PNP, la EESS deberá consignar la información correspondiente (volúmenes recibidos y despachados por la EESS) en el Formato de Inventario Contable Diario (Anexo 7).

IX. CONTROL Y CONCILIACIÓN DE INVENTARIOS ENTRE LAS EESS Y LA PNP.

A. Diariamente la estación de servicios elaborará el Formato de Inventario Contable Diario de Combustible de la Policía Nacional del Perú (Anexo 7), que luego de ser verificado, será suscrito por la DIVCOM-DIRLOG y las OFAD’s a más tardar cada 7 días. De esta forma, personal de la EESS podrá solicitar a la PNP la asignación del combustible que fuera necesario.

B. La PNP, mediante la DIVCOM-DIRLOG-PNP, entregará un Oficio dirigido al Jefe de Unidad Convenios del Departamento Veritas Comercio de PETROPERÚ S.A donde se adjuntarán los nombres, cargo y firmas del personal policial autorizado para suscribir las Actas de Conciliación de Volúmenes, entre la PNP y las EESS, a nivel nacional. Este documento será remitido por única vez hasta que se produzca algún cambio en el personal designado, el que será comunicado con un nuevo documento dirigido al Gerente del Departamento Ventas Comercio de PETROPERÚ S.A.

C. Dentro de los siete días del mes siguiente, la DIVCOM DIRLOG y las OFAD’s conjuntamente con cada EESS, elaborarán el Acta de Conciliación de Volúmenes (Anexo 9), en en tres originales, que deberán tener adjunta la información sustentatoria. El correspondiente a la PNP deberá ser remitido por el personal policial por el medio más rápido (físico e electrónico) a la DIVCOM-DIRLOG

D. La EESS deberá presentar el Acta de Conciliación de Volúmenes a la PNP adjuntando copias de las Ordenas de Pedido Gulas de Remisión Remitente y Actas de Recepción de Combustible. El Acta de Conciliación de Volúmenes será firmado y sellado por el representante de la EESS y personal autorizado de la PNP, en señal de conformidad.

E. El Acta de Conciliación mencionado en el párrafo anterior, deberá ser suscita como máximo hasta el décimo día del mes siguiente. Esta información será requisito para el pago de los servicios brindados por la EESS y para garantizar la continuidad del abastecimiento a la PNP

F. El Acta de Conciliación, debidamente suscrito por la PNP y la EESS, es el documento que indica que la PNP ha cumplido con realizar la verificación de que los volúmenes de combustibles ingresados en la EESS y despachados a los vehículos policiales son iguales a la suma de los volúmenes de combustibles consignados en las Órdenes de Compra y Formatos de Control de Despacho Diario de Combustible.

Este documento da la conformidad que la EESS ha brindado el servicio de manera conforme.

X. COORDINACIONES.

A. Ante cualquier eventualidad y/o autorizaciones relacionados al abastecimiento de combustible asignado a los vehículos automotrices, embarcaciones, maquinarias y equipos de la PNP, los efectivos policiales, los propietarios y/o administradores de la EESS, efectuarán las coordinaciones con el Jefe de la DIVCOM DIRLOG-PNP (Telf. 3810808 y 980121291 RPM #421291) y/o el Jefe del Departamento de Programación y de Distribución-DIVCOM DIRLOG PNP, (Telf. 3816973-RPM #964600431 correo dirlogpnp_divcom@yahoo.es electrónico dirlog.divcom@prp.gob.pe

B. La DIVCOM DIRLOG.PNP en Lima o las OFAD’s en provincias comunicarán a PETROPERU SA, de toda situación que atente contra lo dispuesto en esta Gula de Procedimientos por parte de las EESS.

C. En caso se originen controversias entre el personal de la PNP y de las EESS en el desarrollo de las actividades descritas en esta Guía de Procedimientos, los interlocutores intervendrán a fin de resolver la controversia generada, para lo cual se utilizarán los canales oficiales de comunicación.

siguientes datos: N» SCOP, volumen, tipo de combustible y nombre de la EESS. Luego se procederá al despacho dentro del procedimiento de venta establecido.

I. El transportista de la EESS y del Hospital de la PNP procederá a retirar el combustible de las Plantas de Ventas de PETROPERU SA cumpliendo los procedimientos de esta última y trasladará el combustible de la PNP con la Guía de Remisión-Remitente emitida por la PNP y la Guía de Remisión Transportista

J. La EESS elaborará el Acta de Recepción de Combustible (Anexo 3) certificando la conformidad del ingreso de los productos de la PNP en los tanques de almacenamiento de la EESS. En este documento se deberán consignar las firmas autorizadas de la EESS y del conductor asignado, luego, deberá registrar en el sistema SCOP de OSINERGMIN la recepción del combustible despachado en las Plantes de Ventas de PETROPERU SA y posteriormente la PNP (en Lima la DIVCOM DIRLOG PNP y en provincias las OFAD’s correspondientes) deberá efectuar el cierre de la Orden de Pedido en el SCOP. Estas Actas serán entregadas (en original) portas EESS en Lima a la DIVCOM-DIRLOG PNP y en provincias a las OFAD’s correspondientes.

K. Para el caso del Hospital de la PNP y otras oficinas auxiliares, el transportista contratado por ellas realizará el retiro del combustible, presentando la documentación indicada líneas arriba.

L. La PNP podrá asignar para contingencias y atenciones extraordinarias un porcentaje adicional de la dotación mensual asignada a la EESS y será usado en casos de emergencias y cuando se necesite atender una mayor cantidad de combustible a lo programado.

M. En caso la EESS requiera incorporar una unidad de transporte, propia o alquilada. para transportar producto de la PNP, deberá remitir a PETROPERU SA. los documentos necesarios que esta le exija, como son: Licencia de conducir, Tarjeta de propiedad, SOAT vigente. Tarjeta de cubicación vigente, autorización de operación emitida por la Dirección General de Hidrocarburos MINEM o de OSINERGMIN Póliza de Seguro de Responsabilidad Civil Extra contractual, etc.; debiendo la PNP registrar las unidades de transporte, propias o alquiladas, de las EESS en el sistema SCOP de OSINERGMIN, previa solicitud de PETROPERÚ S.A.

N. En caso que la EESS no cuente con combustible de la PNP para atender a los vehículos policiales, informará a la PNP de esta situación y la atención procederá sólo con el compromiso formal de la DIVCOM DIRLOG-PNP, de gestionar ante PETROPERU S.A., en el menor plazo posible, la compra del combustible para que la EESS cuente con los inventarios necesarios para garantizar el abastecimiento a la PNP. Es potestad de la EESS atender cuando la PNP no cuente con inventario disponible

VI.RESPONSABILIDADES DE LA UNIDAD DE CONVENIO DE PETROPERU, LA DIVISION DE COMBUSTIBLES, OFAD’e, ESTACIONES DE SERVICIOS (EESS) Y UNIDADES POLICIALES

A. La Unidad de Convenios del Departamento de Ventas de PETROPERÚ SA. remitirá a la DIVCOM-DIRLOG-PNP, la relación detallada de representantes de las EESS incluyendo sus nombres y apellidos, DNI, teléfono y correo electrónico, con los cuales el personal policial autorizado coordinará los temas relacionados a la operatividad diaria propia del sistema de abastecimiento.

⇒DESCARGA AQUÍ⇐ «Guía de Procedimientos de la PNP regula las actividades de transporte, almacenamiento, despacho, control e inventario de combustibles destinados a los vehículos, embarcaciones, maquinarias y equipos de la institución [RM 524-2020-IN]»