Guía de procedimiento administrativos para obtener acceso al sistema de registro nacional de identificación y estado civil (RENIEC) consultas en linea

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GUÍA DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA OBTENER ACCESO AL SISTEMA DE REGISTRO NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN Y ESTADO CIVIL (RENIEC) -CONSULTAS EN LINEA

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ÍNDICE

I. FINALIDAD

II. BASE LEGAL

III. CANAL OFICIAL PARA INTERCAMBIO DE INFORMACION.

IV. LINEAMIENTOS.

V. PROCEDIMIENTOS.

VI. DISPOSICIONES DE CUMPLIMIENTO OBLIGATORIO

VII. VIGENCIA DEL PROTOCOLO

VIII. ANEXOS

LISTA DE ACRÓNIMOS Y SIGLAS UTILIZADAS

1. DIRIN PNP (Dirección de Inteligencia de la Policía Nacional del Perú)

2. DIVSEDIG (División de Seguridad Digital)

3. DEPGEINF (Departamento de Gestión de la Información)

4. RENIEC (Registro Nacional de Identificación y Estado Civil)

5. HT (Hoja de Trámite)

I. FINALIDAD

Establecer una guía de procedimientos administrativos para la obtención de accesos al sistema de Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (Reniec) Consultas en Linea, por parte del personal policial perteneciente a las diferentes Direcciones Especializadas, Macro Regiones, Frentes Policiales y Regiones (Lima y Callao) de la Policía Nacional del Perú, que requieran contar con el mencionado sistema en el estricto cumplimiento de sus funciones policiales: el mismo que se ajusta a la aceleración de la digitalización de los procedimientos administrativos en las entidades públicas que evité el contagio del COVID19 y en miras a la Transformación Digital en la PNP.

II. BASE LEGAL

A. Constitución Política del Perú. [Clic aquí]

B. Decreto Legislativo N° 1267-Ley de la Policía Nacional del Perú. [Clic aquí]

C. Decreto Legislativo N°1497- Que establece, entre otras disposiciones, la obligatoriedad para las entidades públicas de convertir sus procedimientos administrativos a plataformas o servicios digitales.

D. Convenio de Cooperación Interinstitucional entre el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil – Reniec y el Ministerio del Interior.

E. Resolución de Comandancia General de la Policía Nacional N° 730-2019-CG PNP/EMG del 17NOV19.

F. Disposición de Comando N°0335-2020-SCG-PNP/SEC del 21ABR2020, sobre el uso del correo electrónico para el trámite de documentación interna.

III. CANAL OFICIAL PARA EL TRÁMITE DOCUMENTARIO

El trámite documentario para la obtención del acceso al sistema Reniec Consultas en Linea, se realizará a través del Área de Interoperabilidad del Departamento de Gestión de la Información de la DIVSEDIG de la DIRIN PNP.

IV. LINEAMIENTOS

A. Personal Policial de Lima y Callao

1. Documentación

El personal policial que se encuentre prestando servicios en la diferentes Direcciones Especializadas y las Regiones Policiales Lima y Callao, que requiera accesos al sistema Reniec – Consultas en Línea, para el estricto cumplimiento de sus funciones, deberá presentar el documento en físico y por conducto regular, debiendo dirigirlo a esta Dirección de Inteligencia.

a. Oficio firmado (autentificado con certificado de firma digital), por el jefe de la Unidad, solicitando la asignación de usuario y contraseña de acceso al sistema Reniec, con indicación del personal policial designado.

b. Informe formulado y firmado por el jefe de la Unidad (autentificado con certificado de firma digital), el mismo que contendrá la siguiente información sobre el personal designado:

- - - - Datos generales del efectivo PNP (Grado, nombre y apellidos, número de CIP, número de DNI, número de celular y correo institucional personal y de la unidad).
        
        Área específica donde labora el efectivo policial.
        
        Las actividades que realiza y los motivos por los cuales solicita el acceso al sistema Reniec, los mismo que deberán estar alineados al estricto cumplimiento de sus funciones.
        
        Designar un número de teléfono celular del jefe unidad y/o comisario, que firma el documento para la verificación correspondiente.
        
        Como anexo al informe, copia de CIP actualizado al grado que ostenta y DNI vigente.

c. Ambos documentos deberán tramitarse con una hoja de tramite HT

2. Trámite a seguir

a. Toda la documentación especificada en Lima y Callao se deberá tramitar por conducto regular, traerlo en físico a esta Dirección de Inteligencia y verificar la recepción del mismo llamando al número telefónico del Área de interoperabilidad del Departamento de Gestión de la Información al número celular 980122116.

b. Cabe mencionar que, el efectivo policial seleccionado para el trámite de acceso al sistema Reniec – Consultas en Linea, deberá ser idóneo, a fin de garantizar el uso adecuado de la información del sistema de consultas.

B. Personal Policial de Provincia.

1. Documentación

El personal policial que se encuentre prestando servicios en Provincia, que requiera accesos al sistema Reniec Consultas en Linea, para el estricto cumplimiento de sus funciones, deberá presentar el documento al correo electrónico dirin.reniec@policia.gob.pe

b. Informe formulado y firmado por el jefe de la Unidad (autentificado con certificado de firma digital), el mismo que contendrá la siguiente información sobre el personal designado:

- - - - Datos generales del efectivo PNP (Grado, nombre y apellidos, número de CIP, número de DNI, número de celular y correo institucional personal y de la unidad).
        
        Área especifica donde labora el efectivo policial.
        
        Las actividades que realiza y los motivos por los cuales solicita el acceso al sistema Reniec, los mismo que deberán estar alineados al estricto cumplimiento de sus funciones.
        
        Designar un número de teléfono celular del jefe unidad y/o comisario, que firma el documento para la verificación correspondiente.
        
        Como anexo al informe, copia de CIP actualizado al grado que ostenta y DNI vigente.

2. Trámite a seguir

a. Toda la documentación especificada en provincia se deberá tramitar al correo electrónico dirin.reniec@policia.gob.pe y verificar la recepción del mismo llamando al número telefónico del Área de interoperabilidad del Departamento de Gestión de la Información número celular 980122116.

C. Para solicitar el Acceso Especial del sistema RENIEC – Consultas en Linea de Menores de Edad.

En la documentación requerida para el trámite de acceso al sistema de RENIEC-Consultas en Linea, deberá consignar también en el asunto del Oficio, la indicación de acceso especial de consulta de menores de edad y en el informe deberá especificar y sustentar el requerimiento especial.

V. PROCEDIMIENTOS

A. PARA LA GENERACIÓN DEL ACCESO AL SISTEMA RENIEC-CONSULTAS EN LÍNEA.

1. Del Área de interoperabilidad del DEPGEINF-DIVSEDIG

a. Será la encargada de recepcionar y verificar la conformidad de los documentos presentados vía correo electrónico por las áreas requirentes.

b. Se comunicará vía telefónicamente con el jefe de unidad y/o comisario para verificar la autenticidad del documento, por ello en el oficio del documento se debe poner el número telefónico del jefe de la unidad y/o Comisario quien firma el documento.

c. Deberá verificar que el personal policial designado para ser usuarios del sistema de RENIEC, cumpla con el perfil requerido, a fin de garantizar el uso adecuado de los accesos.

d. Una vez realizada la verificación de los documentos e información del personal policial, formulará el pedido correspondiente de accesos al sistema RENIEC, a través de la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicación de la PNP (Coordinador Institucional del Convenio RENIEC-MININTER).

e. De constatar alguna deficiencia en la documentación u observación en el perfil del usuario designado, comunicará a la unidad policial requirente para que sean subsanados, a fin de continuar con el procedimiento de la la generación de de accesos al sistema.

2. De la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones de la PNP

Es la encargada de coordinar con el RENIEC sobre los accesos solicitados por el personal PNP, recepcionado las credenciales solicitadas; asimismo remitirá vía correo electrónico, los usuarios y contraseñas de acceso al sistema, al Área de interoperabilidad del DEPGEINF-DIVSEDIG-DIRIN PNP.

B. PARA LA ENTREGA DE ACCESOS

1. Para Lima y Provincias se aplicará el siguiente procedimiento.

a. El personal de área de interoperabilidad del DEPGEINF, notificará vía telefónicamente al jefe de unidad para indicarle de la activación de las claves de acceso Reniec..

b. Personal del Área de interoperabilidad del DEPGEINF, notificará vía correo electrónico institucional indicado del personal designado (proporcionado en los documentos presentados), sobre la habilitación de los accesos al sistema RENIEC,

c. En el correo electrónico institucional, también se le adjuntará un Acta de entrega de usuarios y contraseña al sistema RENIEC-Consultas en Linea, el mismo que deberá ser devuelto debidamente firmado y con la impresión digital (en formato PDF escaneado) al mismo correo dirin.reniec@policia.gob.pe.

d. El Área de interoperabilidad del DEPGEINF, realizará la verificación del Acta en mención y procederá de forma inmediata a remitir al correo institucional personal el usuario y contraseña correspondiente.

e. El tiempo establecido de recepción del acta de entrega será de los TRES (03) días hábiles de su recepción.

f. Pasando los días 15 hábiles se remitirá al correo electrónico institucional de la unidad gestionaste, la relación del personal que ya cuenta con la clave de acceso RENIEC y de la misma manera del personal que no remitió el acta de entrega de clave de acceso.

C. EN CASO DE OLVIDAR EL USUARIO O CONTRASEÑA OTORGADOS

El efectivo policial a quien se le haya otorgado el usuario y contraseña del acceso al sistema y no recuerde dichas credencias de acceso, deberá remitir un Oficio mediante correo electrónico institucional (dirin.reniec@policia.gob.pe.) a la DIRIN PNP, solicitando el RESETEO DE USUARIO Y CONTRASEÑA: una vez recepcionado su pedidos, personal de Área de interoperabilidad realizará la coordinación con DIRTIC para el reseteo de credenciales, para luego comunicarse con el usuario y entregarle las nuevas credenciales.

D. EN CASO DE CAMBIO DE COLOCACIÓN O FUNCIONES DEL EFECTIVO POLICIAL CON USUARIO Y CONTRASEÑA DE ACCESO.

El efectivo policial con acceso al sistema, de ser cambiado de colocación, de funciones o se encuentre en una situación especial (disponibilidad, retiro, sometido a Ley N° 12633, entre otros relacionados) deberá remitir Oficio mediante su unidad policial, dirigido a la DIRIN PNP a través del correo: dirin.reniec@policia.gob.pe. a fin de que se retiren los accesos entregados. bajo responsabilidad Administrativa Disciplinaria.

VI. DISPOSICIONES DE CUMPLIMIENTO OBLIGATORIO

A. Para los Usuarios beneficiados con los accesos al sistema

El personal PNP que cuente con acceso al sistema de RENIEC-Consultas en Linea, deberá dar estricto cumplimiento a las siguientes disposiciones:

1. El usuario y contraseña de acceso al sistema es PERSONAL E INTRANSFERIBLE, siendo el efectivo policial el único responsable del uso y manejo de la información y de las visualizaciones efectuadas.

2. Toda búsqueda y visualización de información en el sistema, quedará registrada en el sistema, para las acciones de control y supervisión de su uso adecuado, por parte de los órganos de control correspondientes.

3. Se debe apertura un cuaderno de registro de consultas, el cual contendrá todas las consultas realizadas y de igual forma esta deberá tener el siguiente formato de registro:

- - - - Nombre del consultado
        
        Motivo de consulta
        
        Fecha y hora de la consulta
        
        Grado y nombre del usuario

4. El personal PNP con usuario de acceso al sistema RENIEC no cuentan con autorización para almacenar, transferir electrónicamente, entregar de manera gratuita o vender la información que el sistema suministra en virtud del convenio interinstitucional, debiendo utilizar la información únicamente como medio de consulta con fines propios del servicio policial.

5. El personal que sea cambiado de unidad, debe remitir un oficio pidiendo la cancelación de su usuario de clave de acceso RENIEC para evitar el uso indebido de la clave de acceso.

VII. VIGENCIA DE PROTOCOLO

El presente protocolo, tendrá la misma vigencia que el Convenio de Cooperación Interinstitucional entre el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil Reniec y el Ministerio del Interior.

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