[Manuales PNP] Mediante la RD Nº 1091-2016-DIRGEN /EMG-PNP, de fecha 18 de octubre de 2016, a través de la Dirección General de la PNP, se aprobó el «Manual de gestión y tramite documentario de la PNP»⇒DESCARGA AQUÍ⇐
Lee también
- Constitución Política del Perú [Actualizado]
- D.L. 1267: Ley de la Policía Nacional del Perú [Actualizado]
- Reglamento del DL 1267 Ley de la PNP [DS Nº 026-2017-IN]
- Ley 27444: Procedimiento Administrativo General [Actualizado 2025]
- Directiva que establece lineamientos aplicables para las medidas preventivas impuestas en los procedimientos administrativos disciplinarios. [Directiva 14-2025-COMGEN/IGPNP-DIRINV]
- Ley de Organización y Funciones del Ministerio del Interior [DL 1266]
RESOLUCIÓN DIRECTORAL Nº 1091-2016-DIRGEN/EMG-PNP
VISTO, el proyecto del «Manual de Gestión y Trámite DocumentariO de la Policia Nacional del Perú, que constituye un instrumento normativo que reglamenta las disposiciones aplicables al trámite administrativo documentario en la Policia Nacional del Perú, buscando su optimización, celeridad, simplificación y control eficiente, mediante le utilización de un sistema informático, asegurando que los procedimientos establecidos para el trámite administrativo respondan a los principios previstos en la Ley Nº 27444 Ley del Procedimiento Administrativa General y sus modificatorias
CONSIDERANDO:
Que de conformidad a lo prescrito en el artículo 168″ de la Constitución Política del Perú y los numerales 5) y 14) del artículo 16° del Decreto Legislativo Nº 1148-Ley de la Policia Nacional del Perú, la Dirección General de la Policia Nacional del Perú, tiene como función expedir en el marco de su competencia, las resoluciones, manuales reglamentos, directivas y demás actos;
Que, el artículo 47° del Reglamenta del Sistema Normativo de la Policia Nacional del Perú, aprobado con Resolución Ministerial Nº 0306-92-IN/PNP del 17 de marzo de 1992, señala que la Dirección General de la Policía Nacional del Perú y el Estado Mayor General de la Policia Nacional del Perú cuando estimen necesario, dispondrán la formulación a actualización de los instrumentos normativos de interés institucional por intermedio de comisiones o através de los órganos responsables de cada área con personal idóneo.
Que, mediante Resolución Directoral N° 818-2015-DIRGEN/EMG-PNP del 22 de octubre de 2015, el Señor General de Policia Director General de la Policia Nacional del Perú, nombre la Comisión Especial encargada de evaluar, revisar, y formular el Manual de Gestión y Trámite Documentario de la Policia Nacional del Perú, tomando en cuenta que será un instrumento normativo que regirá el trámite de la documentación policial;
Que, mediante la Hoja de Estudio y Opinión N° 234-2016-EMG-PNP/DIRASADM-DIVDEHUM-D1 del 16 de julio de 2016, formulado por la Dirección de Asesoramiento Administrativo del Estado Mayor General de la Policia Nacional del Perú, opinó favorablemente por la continuidad del trámite de aprobación del Manual de Gestión y Trámite Documentario de la Policia Nacional del Perú, en vista que se encuentra elaborado conforme a lo que establece el Reglamento del Sistema Normativo de la Policía Nacional del Perú, aprobado con Resolución Ministerial Nº 0306-92-IN/PNP del 17 de marzo de 1992,
Lo dictaminado por la Oficina de Asesoría Jurídica del Estado Mayor General de la Policia Nacional del Perú, mediante Dictamen N° 765-2016-EMG-PNP/OFIASJUR del 01 de agosto de 2016,
Lo propuesto por el Coronel de la Policia Nacional del Perú, Director de Asesoramiento Administrativo del Estado Mayor General de la Policia Nacional del Perú; у,
Lo opinado por el General de la Policia Nacional del Perú, Jefe de Estado Mayor General de la Policia Nacional del Perú.
SE RESUELVE:
Artículo 1.- Aprobar el «Manual de Gestión y Trámite Documentario de la Policia Nacional del Perú, debido a que constituye un instrumento normativo que reglamenta las disposiciones aplicables el trámite administrativo documentario en la Policia Nacional del Perú, buscando su optimización, celeridad, simplificación y control eficiente, mediante la utilización de un sistema informático, asegurando que los procedimientos establecidos para el trámite administrativo respondan a los principios previstos en la Ley Nº 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General y sus modificatorias.
Artículo 2º.- La Dirección de Comunicación e Imagen de la Policia Nacional del Perú en coordinación con la Dirección Ejecutiva de Educación y Doctrina de la Policía Nacional del Perú, efectuaran acciones de difusión y capacitación del contenido y alcance del presente Manual a todo el personal policial.
Artículo 3.- Dejar sin efecto la Resolución Directoral N° 337-2013-DIRGEN/EMG del 24 de abril de 2013, que aprobó el Manual de Gestión y Trámite Documentario de la Policia Nacional del Perú.
Regístrese, comuníquese y archivese.
MANUAL DE GESTIÓN Y TRÁMITE DOCUMENTARIO DE LA POLICÍA NACIONAL DEL PERÚ
R.D. N° 1091-2016-DIRGEN/EMG-PNP
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN.
CAPITULO I
GENERALIDADES.
A. OBJETIVO.
B. FINALIDAD
C. ALCANCE
D. BASE LEGA
E. DEFINICION DE TERMINOS.
CAPITULO II
DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE EXPEDIENTES
A. DEL USO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE EXPEDIENTES (SIGE)
B. DEL USO DE LA HOJA DE TRAMITE
CAPITULO III
DEL TRAMITE DOCUMENTARIO EN LAS MESAS DE PARTES.
A. DE LA DEPENDENCIA ENCARGADA
B. DE LA RECEPCION DE LOS DOCUMENTOS
C. DE LA RECEPCION DE EXPEDIENTES EN EL SIGE CON H/T.
D. DE LA DISTRIBUCION.
E. DE LA FOLIACION DE LOS EXPEDIENTES.
CAPITULO IV
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS.
ANEXOS
01. FLUJOGRAMA DEL TRAMITE DOCUMENTARIO DE LAS HIT
MODELOS DE LA HOJA DE TRAMITE
DIRECCIONAMIENTO A NIVEL INSTITUCIONAL
MANUAL DE OPERADOR.
INDICE DEL MANUAL DE OPERADOR
1. INTRODUCCIÓN.
2. OBJETIVOS.
3. PREVIOS.
4. DEFINICIONES GENERALES.
5. ACCESO AL SISTEMA.
6. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE EXPEDIENTES.
7. OPCION DEL MENU TABLAS.
8. OPCION DE MENU MOVIMIENTO.
8.1 DOCUMENTO EXTERNO.
8.2 DOCUMENTO INTERNO.
8.3 ANEXAR EXPEDIENTE EXTERNOS/INTERNOS.
8.4 BANDEJA GENERAL.
8.4.1 POR RECIBIR.
B.4.2 RECIBIDOS.
8.4.2.1 ASIGNAR ATENCION.
8.4.2.2 ARCHIVAR.
8.4.2.3 AGREGAR OBSERVACIONES.
8.4.2.4 RESPONDER.
8.4.2.5 DERIVAR.
B.4.3 ENVIADOS.
8.4.3.1 COPIAS.
8.4.3.2 MODIFICAR.
8.4.3.3 CONSULTAR.
8.4.3.4 IMPRIMIR.
9. OPCION DEL MENU DE CONSULTA/REPORTE
9.1 CONSULTA HISTORICA.
9.2 CONSULTA GENERAL.
9.3 REPORTES.
9.3.1 REPORTE DOCS. DERIVADOS.
9.3.2 REPORTE DOCS, RECIBIDOS.
9.3.3 REPORTE POR MOVIMIENTOS.
9.3.4 REPORTE POR USUARIO
9.3.5 REPORTE USUARIO POR ASIGNACION.
9.3.6 REPORTE DE ELIMINADOS.
10. OPCIONES DEL MENU SISTEMA.
10.1 DESARCHIVAR.
10.2 IMPRIMIR HOJA DE TRAMITE.
11. OPCION DE MENU UTILITARIOS.
11.1 CAMBIAR CONTRASEÑA.
OBSERVACIONES
INTRODUCCIÓN
La administración en todas las instituciones públicas, cualquiera sea su naturaleza o actividad, propende a lograr un aprovechamiento óptimo de sus recursos, para la obtención de un objetivo determinado. En el lapso de tiempo transcurrido a la fecha, la administración ha ido evolucionando, logrando un desarrollo sorprendente orgánica y funcionalmente dentro de las instituciones públicas y privadas, debido a la modernización tecnológica y el mundo globalizado.
Las altas autoridades de la administración pública no pueden visualizar un futuro promisorio sin contar con información, la cual debe ser de calidad y fácil de interpretar. Para lograr conquistar el futuro, primero es necesario desarrollar sistemas de información adecuados, agiles, flexibles y modernos, capaces de adaptarse a los cambios tecnológicos y a la modernización, de manera rápida y confiable.
La Policía Nacional del Perú no puede ser ajena a este cambio, razón por la cual es necesario contar con un Manual de Gestión de Trámite Documentario que pueda alcanzar y satisfacer de manera adecuada, eficiente y eficaz la simplificación administrativa mediante el uso del Sistema Integrado de Gestión de Expedientes (SIGE), desarrollado para llevar a cabo un control automatizado del trámite documentario en los órganos policiales y no policiales, que permitan enfrentar el futuro con mayores oportunidades y ventajas. Este manual tiene como propósito brindar instrucciones para el correcto uso del SIGE, dentro de los procedimientos administrativos del trámite documentario enmarcados en la Ley N° 27444-Ley del Procedimiento Administrativo General.
CAPITULO I
GENERALIDADES
A. OBJETO
Establecer las normas y procedimientos que regulen la gestión y trámite documentario en los órganos policiales y no policiales a nivel nacional.
B. FINALIDAD
Reglamentar las disposiciones aplicables al tramite administrativo documentario en la Policía Nacional del Perú buscando su optimización, celeridad, simplificación administrativa y control eficiente en el mismo, mediante la utilización de un sistema informático que se denominará «SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE EXPEDIENTES» (SIGE), asegurando que los procedimientos establecidos para el trámite administrativo responda a los principios previstos en la Ley N° 27444-Ley del Procedimiento Administrativo General y sus modificatorias.
C. ALCANCE
El presente Manual de Gestión y Trámite Documentario es de cumplimiento obligatorio para todo el personal policial, empleados civiles y personal con Contrato Administrativo de Servicio (CAS) debidamente autorizado que laboren en las Dependencias Policiales.
D. BASE LEGAL
1. Constitución Política del Perú, del 310CT93. [Clic aquí]
2. Ley N° 27806-Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del 13JUL 1992, modificada por la Ley N° 27584 del 13ABR2002 que regula el proceso contencioso administrativo.
3. Ley Nº 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General y sus modificatorias del 110CT2001.[Clic aquí]
4. Ley N° 27658-Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, del 29ENE2002
5. Decreto Legislativo N» 1135 Ley de Organización y Funciones del Ministerio del Interior del 09DIC2012, modificado por fe de erratas del 21DIC12.
6. Decreto Legislativo N° 1148 Ley de la Policía Nacional del Perú, del 10DIC2012.[ACTUALIZADO: Clic aquí]
7. Decreto Supremo N° 072-2003-PCM del 06AGO2003, Aprueban el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
8. Decreto Supremo N° 027-2007-PCM. Define y establece las políticas nacionales de obligatorio cumplimiento para las entidades del Gobierno Nacional, del 25MAR2007.
9. Decreto Supremo N 025-2010-PCM. Modifica el numeral 10 del artículo 2 del Decreto Supremo N° 027-2007-PCM que define y establece las Políticas Nacionales de obligatorio cumplimiento para las entidades del Gobierno Nacional, del 12FEB2010.
10. Resolución Ministerial N° 0115-2015-IN del 17FEB15, sobre lineamientos aplicables para la formulación, tramitación y aprobación de Directivas del Ministerio del Interior.
E. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
1. ACTIVIDAD
Conjunto de tareas o acciones que se realizan para materializar la función.
2. ΑΝΕΧΟ
Documento adjunto o complementario a uno principal, para darle mayor información.
3. DOCUMENTO EXTERNO
Documento Recepcionado de las entidades públicas o privadas así como de las personas naturales que no pertenecen al sistema del Ministerio del Interior (órganos policiales y no policiales).
4. DOCUMENTO INTERNO
Documento que se genera en una unidad policial con la finalidad de iniciar un trámite a nivel policial.
5. DEPENDENCIA POLICIAL
Unidad policial con funciones administrativas, preventivas y operativas de una determinada jurisdicción.
6. FUNCION
Conjunto de actividades necesarias, permanentes, afines y coordinadas, bajo la responsabilidad de un órgano para alcanzar un objetivo.
7.HOJA DE TRAMITE
Documento único de trámite interno entre los órganos policiales y no policiales componentes del Ministerio del Interior, mediante el cual se emitirá en forma breve disposiciones y/o acciones que debe cumplir respecto al documento fuente.
8. INFORMÁTICA
Procesamiento sistemático y automatizado de la información con fines de gestión.
9. LEY
Norma jurídica de carácter general y obligatorio dictada por el poder constitucionalmente autorizado para ello y revestido de los requisitos formales necesarios.
10. MANUAL
Norma administrativa en la que se establece las pautas y preceptos de carácter específico y los procedimientos técnicos de un órgano, unidad, repartición, servicio, operación o actividad. Contiene instrucciones e información básica sobre aspectos de una determinada materia.
11. MESA DE PARTES UNICA
La Mesa de Partes Única en las Dependencias Policiales, tiene por función ser el centro principal y único por el cual se canaliza la recepción y trámite documentario.
12. NORMAS
Disposiciones dictadas por la administración, a la cual deben sujetarse individual o colectivamente los miembros de la institución.
13. OBJETIVO
Fin a que se dirige una acción o propósito que se pretende alcanzar.
14. ORGAΝΟ
Unidad funcional de un organismo multifuncional que realiza una función determinada.
15. PROCEDIMIENTO
Método o modo de tramitar un documento o expediente.
16. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE EXPEDIENTES (SIGE)
Sistema informático administrativo usado en los órganos policiales y no policiales para la administración de la documentación.
17. TIPO DE OPERADORES
Clasificación del personal policial para acceder según niveles al uso del sistema informático SIGE, estos pueden ser: Administrador, operador, usuario.
18. TRÁMITE
Tratamiento administrativo que tiene un documento en las diferentes instancias encargadas de su formulación, estudio, dictamen o solución de acuerdo con un procedimiento.
CAPITULO II
DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE EXPEDIENTES
A. DEL USO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE EXPEDIENTES(SIGE).
1. El desarrollo del presente manual se encuentra enmarcado dentro de los alcances de la Ley Nº 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General y sus modificatorias, el DS. N 027-2007-PCM, que define y establece las Políticas Nacionales de obligatorio cumplimiento para las entidades del Gobierno Nacional, que establece en materia de simplificación administrativa; el DS N° 025-2010-PCM, que modifica el numeral 10 del artículo 2° del Decreto Supremo N» 027-2007-PCM que define y establece las Políticas Nacionales de obligatorio cumplimiento para las entidades del Gobierno Nacional y que en materia de simplificación administrativa permite la promoción del uso intensivo de las tecnologías de la información y comunicación en las distintas entidades públicas para brindar una mejor atención a la ciudadanía.
2. Aquellas situaciones administrativas que no se contemplen en el presente manual estarán regidas por las disposiciones enmarcadas en los dispositivos legales antes indicados, específicamente en la Ley N° 27444.
3. La documentación observará la agilización del trámite de acuerdo al contenido del mismo hasta su culminación (constancia de enterado del recurrente y/o archivo según sea el caso), aplicando los principios del procedimiento administrativo, enmarcados en la Ley N° 27444. (ver Anexo 1).
4. El Sistema Integrado de Gestión de Expedientes (SIGE) es el sistema informático administrativo documentario que asigna a todos los documentos de los órganos policiales y no policiales un único código o número de identificación mediante la Hoja de Trámite y nos permite realizar procedimientos de derivación, respuesta, archivo, consultas, reportes, entre otros, en el diligenciamiento de los expedientes.
5. EI SIGE genera un documento denominado Hoja de Tramite (H/T), el cual es utilizado para registrar todos los movimientos del trámite documentario y dar las indicaciones correspondientes respecto al procedimiento a efectuarse en el expediente vía digital. (ver anexo 2).
6. El uso correcto del SIGE se encuentra normado por el Manual de Operador (ver anexo 04) y los procedimientos de uso de la H/T dispuestos por la Superioridad a través de la Secretaria General PNP.
7. EI SIGE es de uso obligatorio solo para el sector del Ministerio del Interior, es decir para las Dependencias Policiales y Órganos No Policiales; mas no así para las instituciones externas y organismos que no pertenezcan a la organización del MININTER, que si bien tienen vínculos con la labor administrativa policial, no son parte de la estructura orgánica del Ministerio del Interior.
8. Las secretarias a través de sus Mesa de Partes de las Dependencias Policiales, que recepcionen los documentos externos, procederán a registrario en el sistema y generar la Hoja de Tramite (H/T) respectiva, cuando por diversos motivos no haya SIGE las mesas de partes en aplicación de la Ley N° 27444 procederán a recepcionar los documentos con cargo a regularizar una vez superado el impase del sistema.
9. El uso y aplicación del SIGE en todo trámite administrativo en la Dependencia Policial está bajo responsabilidad del Secretario de cada Dirección PNP.
10. La petición de asignación de usuarios para acceso al SIGE por parte de la Dependencia Policial solicitante, se realizara mediante la petición formal (oficio) dirigida al Secretario General de la PNP, igual trato tendrá los requerimientos de cambio de unidad o reasignación de clave de acceso.
11. En el caso de registro en el SIGE de un procedimiento TUPA PNP, esta debe llenar todos los campos requeridos en especial el número de Boucher y monto.
12. En los casos que no se encuentre operativo el sistema SIGE por fallas del servidor, red, proxy u otros, la recepción física de los expedientes en las Dependencias Policiales destinos se realizaran con cargo a regularizar cuando retorne la operatividad del sistema.
B. DEL USO DE LA HOJA DE TRÁMITE.
1. EI SIGE genera un documento denominado Hoja de Tramite (H/T), (ver Anexo 2), el mismo que se define como un documento único y administrativo de trámite interno en las Dependencias Policiales y las unidades componentes del MININTER, mediante el cual se emitirán en forma breve y precisa disposiciones y/o acciones que deben cumplirse respecto al documento fuente y cuyo archivamiento se realizará en la unidad donde culmine el proceso administrativo, salvo en aquellos que por su naturaleza deban archivarse en la unidad de origen, en casos en el que se acuse recibo de documentos se archivaran en las dependencias policiales y no policiales que recepcionen la H/T.
2. Toda Hoja de Tramite (H/T), debe ser firmado por el Director o Jefe de la Dependencia Policial o quien haga sus veces.
3. Cada expediente debe tener un único número de registro por lo tanto una sola Hoja de Tramite (HT).
4. Obligatoriamente todo expediente tendrá una única Hoja de Tramite (H/T) generado por el sistema; en los casos que existan diferentes H/T sobre un mismo tema, pasaran a formar parte de un expediente único, con una única H/T, anexándose las demás a la H/T más antigua del expediente, registrando en el sistema en la ventana o campo OBSERVACIONES la indicación «GUARDA RELACION CON LA HIT:
..». De darse el caso que las H/T tengan distintas procedencia, una vez culminado el trámite administrativo se procederá a responder a cada H/T con el resultado final de su gestión.
5. La recepción, derivación o respuesta de las H/T se deben hacer en tiempo real. Solo el administrador del SIGE podrá realizar modificación de la H/T en el sistema, previa solicitud formal de los operadores policiales.
6. La H/T deben ser respondida a la unidad quien dispuso se realice la acción requerida, acompañado del documento de acción (informe, parte, constancia de enterado, etc.) y/o documento de atención (OFICIO), si fuera el caso. Sin perjuicio de dar cuenta al escalón inmediato superior mediante una copia de la H/T.
7. El llenado de la H/T se hace mediante el uso de un bolígrafo de color negro, en el campo Destino, Indicación, Folios, en el campo de la Fecha Transito, se podrá colocar el sello fechador o llenar con bolígrafo color negro; en el campo Nombres y Apellidos se colocará el sello del Director o jefe de la unidad o quien haga sus veces, y en el siguiente campo la firma.
8. Toda H/T debe encontrarse encima del expediente, la misma que no es parte de expediente en trámite.
9. Los documentos que no requieren generar H/T para su tramitación son:
a. NOTAS INFORMATIVAS.- No deben registrarse debido a que son documentos de acción inmediata; solo podrán registrarse cuando la Superioridad, una vez tomado conocimiento del contenido, dispone se realice una determinada acción, en cuyo caso será registrado en el SIGE por la Superioridad que imparte la disposición.
b. DISPOSICIONES DE COMANDO, COMUNICACIONES TELEFÓNICAS, RADIOGRAMAS, MEMORANDUM.- No deben registrarse porque son documentos de acción inmediata u órdenes directas; solo se registrara cuando se dé respuesta con el documento de acción.
c. Los documentos internos de mero trámite dentro de cada unidad o dependencia policial; en este caso si podrán usar los documentos conocidos como proveídos (pase, elevación, devolución, decreto).
d. Las solicitudes presentadas en la dependencia policial de trámite directo entre la entidad policial y el usuario.
10. En el caso de los documentos remitidos vía Fax, la unidad emisora generara primero la Hoja de Tramite (H/T), de esta manera se enviarán ambos documentos a la unidad destino. Asimismo es necesario que los documentos faxeados una vez recepcionados, deben de ser fotocopiados para iniciar el trámite correspondiente con las fotocopias, en razón que los documentos faxeados con el tiempo y uso se van haciendo ilegibles.
11. Toda documentación que se registre en el SIGE y sean remitidas a otras direcciones o dependencias policiales ingresaran a través de las secretarias de la unidad policial en el sistema.
Si el asunto de la H/T no guarda relación con el contenido o cuerpo del documento que dio origen a la H/T, esta no será recepcionará por la unidad destino y deberá devolverse inmediatamente o coordinar con la dependencia que género dicha H/T, a fin de ser subsanado para continuar su trámite.
12. En el campo «ASUNTO» del SIGE, debe de digitarse de manera clara, concreta y precisa un resumen del cuerpo del documento fuente. especificando el nombre de la institución o administrado, la razón o motivo del documento, lugar o fecha del evento en caso sea necesario, otros, en ningún caso se recepcionará una H/T que no contenga los datos antes indicado.
13. El decalaje en el uso de las Hojas de Tramite a nivel de la Alta Dirección del MININTER y la DIRGEN PNP, es el siguiente:
a. El Direccionamiento a nivel Sectorial (Ministro del Interior al DIRGEN PNP), será de manera vertical (de arriba hacia abajo y viceversa derivar) – de acuerdo a lo observado en el Anexo 03-A-Vertical: cuando el Ministerio del Interior, o Direcciones de los órganos policiales o no policiales, remitan un expediente mediante una Hoja de Tramite (H/T), estos serán derivados en el SIGE a la dependencia policial correspondiente (vertical – de arriba hacia abajo); y cuando el expediente por su naturaleza y/o contenido sea dirigido a alguna de las direcciones del MININTER, deberá tramitarse adicional a la Hoja de Tramite (H/T), con un documento de atención (oficio) utilizando la opción en el SIGE: RESPONDER, y suscrito por el Director, Jefe de la Dependencia o encargado de la Unidad que ha procesado y brindado la atención al expediente (vertical de abajo hacia arriba) (ver Anexo 03-A), acompañado del documento de acción (informe. dictamen, etc.), haciendo propio este documento el Jefe o Director de la Unidad.
A nivel interno en las Direcciones PNP, estas podrán derivar o responder sus expedientes en el SIGE según sea el caso.
b. El direccionamiento de la Hoja de Tramite (H/T) al interior de los órganos policiales (Anexo 03-B), será de manera vertical (derivar) u horizontal (viceversa), con la finalidad de agilizar el trámite y dar cumplimiento a los plazos establecidos de acuerdo a ley, se podrán omitir los documentos de atención. En el SIGE se podrá derivar (indicando en el campo de OBSERVACIONES el motivo de la derivación), o RESPONDER (con documento de atención como es el oficio o un documento de acción: informe, dictamen, entre otros.). debiendo la dependencia encargada de brindar la información requerida por el documento fuente. En aquellos casos que los documentos sean dirigidos directamente a los Señores Directores de los órganos policiales y no policiales, se dirigirán mediante un documento de atención (oficio) acompañado del documento de acción (informe, dictamen u otros).
c. EI SIGE para el cumplimiento de su misión tiene dos funciones principales al momento de diligenciar un documento como son DERIVAR Y RESPONDER:
(1). DERIVAR. es la función en el sistema mediante el cual se procede a emitir en forma breve disposiciones y/o acciones que deben cumplirse respecto al documento fuente. Esta acción suple en uso de las H/T a los documentos conocidos como Guía de Destino, Elevación, Devolución, Pase y Decreto, siendo obligatorio que en el campo de OBSERVACIONES del SIGE consignar el motivo por el cual se deriva el expediente. asimismo también deberá ser escrito a mano en la H/T, en el campo correspondiente (linea horizontal). Cuando en el SIGE se use esta opción indica que no se va adicionar ningún documento al expediente, por lo tanto se va continuar con la misma cantidad de folios.
(2). RESPONDER.- Es la acción mediante el cual se registra un documento de respuesta al documento fuente o a lo solicitado en la H/T; esta puede realizarse mediante un documento de acción (informe, parte, dictamen, etc.) o un documento de atención (Oficio). se indicara en el campo de OBSERVACIONES, que se remite adjunto el documento de acción que acompaña al de atención que se registra.
CAPITULO III
DEL TRÁMITE DOCUMENTARIO EN LA MESA DE PARTES
A. DEPENDENCIA ENCARGADA:
Las secretarias de los órganos policiales a través de sus mesas de partes son las encargadas del inicio del trámite documentario, para lo cual utilizaran el SIGE, como único sistema informático de trámite documentario de manera obligatoria.
B. DE LA RECEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS:
1. La Mesa de Parte de las Secretarias de las Direcciones Policiales, recepcionarán físicamente y virtualmente las Hojas de Tramite en el SIGE, en tiempo real, debiendo verificar que lo indicado en ellas sea igual a lo registrado en el sistema.
2. Los documentos que se recepcionen en sobre cerrado y sellado, de carácter clasificado que tengan H/T serán posteriormente entregados al destinatario quien adoptara las medidas de acuerdo a la naturaleza del documento.
3. En la recepción de otros documentos, la Mesa de Partes, orientara al administrado en la presentación de sus documentos, solicitudes y/o formularios, quedando obligados a recibir y darle ingreso mediante la creación de la H/T, para iniciar o impulsar los procesos administrativos respectivos, de acuerdo a las disposiciones de la Ley N° 27444.
4. La Mesa de Partes, recepcionarán y registraran en el SIGE todos aquellos documentos que cumplen con las disposiciones legales de la Ley N° 27444.
5. Los documentos o solicitudes referentes a procedimientos administrativos entre órganos policiales o no policiales, se registrarán en el SIGE, generando para tal efecto una Hoja de Tramite (H/T) única por cada expediente.
6. En un solo acto y por única vez, la Mesa de Partes realizará las observaciones por incumplimiento de requisitos que no puedan ser salvadas de oficio, invitando al administrado a subsanarlas dentro de un plazo máximo de dos (2) días hábiles. No siendo registrados en el SIGE. La Observación debe anotarse bajo firma del receptor en la solicitud y en la copia que conservará el administrado, con las alegaciones respectivas si las hubiera, indicando que, si así no lo hiciera, se tendrá por no presentada su petición y se devolverá al interesado los documentos presentados por este.
7. Los expedientes que sean recepcionados por la Mesa de Partes deberán ser derivadas a las áreas correspondientes para su recepción, evaluación y tramite respectivo, caso contrario deberán devolver el expediente a la unidad de origen, administrado o derivando al área que corresponda.
8. Las solicitudes que por su contenido son atendidos directamente por la dependencia policial respectiva, no serán registrados en el SIGE.
9. El personal de la Mesa de Partes, previa evaluación del documento presentado y de sus anexos si los hubiere, clasificará el mismo según su naturaleza, procediendo a su registro en el SIGE, respetando la procedencia (externo o interno), orden de llegada, y digitara los datos solicitados por el SIGE (de acuerdo al manual de Operador).
10. Los procedimientos administrativos que, por exigencia legal, deben iniciar los administrados ante las entidades policiales para satisfacer o ejercer sus intereses o derechos, se clasifican en:
a. Procedimientos de aprobación automática.
b. Procedimiento de evaluación previa por la entidad.
Este último está sujeto, en caso de falta de pronunciamiento oportuno, al silencio positivo o negativo, según sea el caso.
11. En lo referido a la presentación de documentos relacionados a expedientes en trámite, el usuario proporcionará el número de identificación del expediente correspondiente (N° de H/T). Si lo desconoce deberá averiguarlo con el responsable de Mesa de Partes, quien está en la obligación de brindar la información solicitada.
12. La documentación de pretensión personal (beneficios por tiempo de servicio, anexar documentos al legajo personal, obtención del Carné familiar y otros beneficios personales), serán recepcionados a través de su Jefatura inmediata y derivados directamente ante la Dirección Policial competente.
13. Aquellos documentos que por su contenido no sean competencia del sector, previa información y orientación al administrado, no serán recepcionados.
14. En la recepción de documentos, solicitudes y formularios, quien recibe estos deberá anotar en lugar visible, bajo su firma, lo siguiente:
a. La hora, fecha, y lugar de recepción.
b. El número de fojas que contenga.
c. La mención de los documentos acompañados y de la copia presentada.
Como constancia de recepción, se entregara la copia presentada, diligenciada con las anotaciones respectivas y registradas, sin perjuicio de otras modalidades adicionales, que por razón del trámite sea conveniente extender.
15. Recibido el documento, el personal de la Mesa de Partes, procederá a revisar los documentos respetando el orden de ingreso o salida, haciendo énfasis en los siguientes datos del documento:
a. Tipo de Documento.
b. Número del Documento (si no tuviese se consigna «s/n»).
c. Remitente del Documento, anotándose apellidos y nombres.
d. DNI en caso de personas naturales y/o RUC en caso de personas jurídicas.
e. Número de Folios.
f. Asunto o naturaleza del mismo.
g. Fecha.
16. En caso que el expediente no se encuentre debidamente diligenciado, no podrá ser recepcionado por la unidad destino hasta la subsanación del impase o error.
17. Todos los procedimientos de tramitación administrativo contemplarán los plazos establecidos en la Ley N° 27444 Administrativo General y sus modificatorias. Ley del Procedimiento.
18. Concluido el trámite de un expediente, éste procederá a archivarse en la unidad donde culmino el tramite o deberá devolverse a la dependencia que generó la H/T adjuntando.
a. El documento fuente que dio origen a la H/T.
b. El documento de acción que se formuló de acuerdo al requerimiento.
c. El documento de atención (oficio) y constancia que se hizo conocer al recurrente el resultado de su gestión (en caso de ser necesario).
C. DE LA RECEPCIÓN DE LOS EXPEDIENTES EN EL SIGE CON H/T:
Recepción de expediente o documento que contenga una Hoja de Trámite (H/T) Interno o Externo.
1. Se inicia ingresando al SIGE, con el N» de H/T, luego:
a. Verificar el contenido del documento físico y virtualmente, deben ser iguales.
b. Verificar el direccionamiento del documento físico y virtualmente. deben ser iguales.
c. Verificar la cantidad de folios físico y virtualmente, deben ser iguales.
d. Verificar la post-firma y la firma del jefe de unidad o Dpto.
2. Todo expediente debe ser tramitado con una sola H/T, en caso de existir varias H/T en el mismo expediente estas deben ser adjuntadas y archivadas en el sistema, pero el expediente continuara el tramite con la H/T más antigua e indicando en la ventana de observaciones del SIGE: «QUE GUARDA RELACIÓN CON LAS H/T: …» archivadas.
D. DE LA DISTRIBUCIÓN:
1. La Mesa de Partes de los órganos policiales, se encargarán de distribuir los documentos recibidos, remitiéndolos físicamente el mismo día, a la unidad policial y de acuerdo a la ubicación geográfica.
2. Los documentos distribuidos por las oficinas de trámites documentarios son recibidos por la Mesa de Partes de las secretarias de las dependencias policiales, quienes deberán dejar constancia de la recepción ingresando al SIGE, recepcionando virtualmente y físicamente la documentación en el mismo momento.
3. Los documentos que formen parte de un expediente serán debidamente foliados. Las H/T no son foliables y siempre se encuentran encima del expediente.
4. Los órganos policiales que finalizan el trámite de un documento ingresarán en el campo de Observación del SIGE la identificación del documento con que se está finalizando o dando por concluido el trámite.
E. DE LA FOLIACIÓN DE LOS EXPEDIENTES
1. Los expedientes se inician con el primer escrito presentado por el administrado y a este se seguirán agregando, en estricto orden cronológico los documentos, escritos, informes y comunicaciones que correspondan.
2. Solo se organizará un expediente para cada procedimiento. Si el administrado presentara nuevos documentos sobre un mismo asunto estos serán anexados al documento inicial, manteniendo el mismo número de la H/T, al cual se añade el literal que corresponda. (en el SIGE usar la opción Anexar a Exp. Interno o externo).
3. La foliación se efectuará únicamente en las hojas de los documentos que constituyan actuaciones de procedimiento. Se deberán numerar las fojas que contengan solicitudes, informes, dictamines y demás documentos relacionados al tramite de expediente. No se numeran las hojas en blanco. borradores, proyectos ni copias, salvo que no conste el original del documento.
4. Las Hojas de Tramites están exentos de cualquier foliación. La foliación consiste en enumerar claramente en la parte superior derecha de las hojas, en números y/o en letras.
5. En los casos de expedientes que contengan más de una H/T con el mismo número, estas se foliaran alfabéticamente (A, B, C….) de atrás para adelante, solo para control de las mismas.
6. Los expedientes deben contar con un soporte de seguridad (cintillo), y cada DOSCIENTOS (200) folios deberán formar un tomo, debiendo ser compactado (encuadernado o cocido).
7. Ninguna persona puede introducir enmendaduras, entrelineados ni añadiduras de ninguna clase a los documentos una vez que estos hayan sido firmados por el funcionario competente. De ser necesario, se dejará constancia expresa de la modificación realizada.
8. No podrá alterarse la foliación elaborada por el órgano o dependencia encargada del expediente, quien es el único facultado a ello.
CAPITULO IV
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
A. La Oficina de Tecnología de Información Comunicación y Estadística de la Secretaria General PNP está a cargo de la administración del Sistema Integrado de Gestión de Expedientes, así como de su instrucción y capacitación al personal policial, debiendo velar por el uso correcto del mismo, así como el control de calidad de los documentos pendientes de tramites en las dependencias policiales.
B. Los procedimientos administrativos iniciados antes de la entrada en vigencia del presente manual, se regirán por la normatividad anterior hasta su conclusión.
El uso del SIGE y la Hoja de Tramite (HT) es de uso obligatorio en todas las direcciones y dependencias policiales sin excepción a nivel nacional.
C. Las Hojas de Tramite deben ser impresas en papel Bond blanco, tamaño A4, de preferencia de 75 a 80gr.
D. Las Secretarias de los órganos policiales, así como la Mesa de Partes de cada dependencia policial, mantendrá actualizado su Bandeja General en el SIGE, según corresponda y brindaran las información que requieran las autoridades, administrados y personal que acrediten tener legitimo interés.
E. Los usuarios del Sistema Integrado de Gestión de Expedientes de cada dependencia policial, acreditados ante la Secretaria General PNP, tienen la obligación de asistir a las charlas de capacitación y actualización del sistema que organizara la Secretaria General PNP.
F. La Dirección General de Tecnología de Informática y Comunicación del Ministerio del Interior tiene a su cargo el soporte técnico y mantenimiento del SIGE; tienen la responsabilidad compartida con la Secretaria General PNP en el registro de los operadores PNP del sistema, debiendo tomar las medidas necesarias a fin de garantizar su adecuado funcionamiento.
G. El uso correcto del SIGE se encuentra enmarcado dentro del Manual de Operador SIGE, el cual puede ser solicitado a la Oficina de Tecnología de Información Comunicación y Estadística de la SECGEN PNP o descargarlo a través de la página web:
http://www.pnp.gob.pe/SECGEN/sige.html.
H. Es responsabilidad de cada dependencia policial comunicar a la Secretaria General PNP, mediante un documento la actualización de los usuarios del SIGE, así como la baja del personal PNP que no labora con el SIGE en la dependencia y el acceso para el personal de reciente incorporación a la dependencia como operador SIGE. Las claves de acceso para los operadores del SIGE son estrictamente personal e intransferible.
I. La difusión del presente Manual en los Órganos Policiales, es de responsabilidad de los titulares de las Secretarias de cada dependencia policial, los mismos que deberán realizar acciones de difusión, información, capacitación del contenido y alcances de la presente directiva a favor de su personal y del público usuario. Dichas acciones podrán ejecutarse a través de Internet, impresos, charlas, afiches u otros medios que aseguren la adecuada difusión de la misma. El costo de las acciones de información, difusión y capacitación no deberá ser trasladado al público usuario.
J. Es responsabilidad de la Oficina de Tecnología de Información Comunicación y Estadística de la SECGEN PNP, realizar el monitoreo y evaluación del funcionamiento del SIGE, así como realizar el control de calidad y auditoria documentaria a todas los órganos policiales de los documentos pendientes de trámite, por lo menos semestralmente, de manera objetiva y por muestreo al azar de los expedientes faltos de trámites en las dependencias policiales, determinándose la responsabilidad administrativa para cada caso.
[CONTINUA…]
⇒DESCARGA AQUÍ⇐ «Manual de gestión y trámite documentario de la PNP [RD Nº1091-2016-DIRGEN/EMG-PNP]»
