Directiva que establece lineamientos para la implementación de la gestión por procesos en la PNP [Directiva 001-2020-COMGEN PNP/SECEJE-DIRPLAINS.DIVMDI]

[Directivas PNP] Mediante la RCG N° 0064-2020-CGPNP/EMG, de fecha 11 febrero 2023, a través de la Comandancia General de la PNP, se aprobó la directiva «Directiva que establece lineamientos para la implementación de la gestión por procesos en la PNP» ⇒DESCARGA AQUÍ⇐

Lee también:

RESOLUCIÓN DE LA COMANDANCIA GENERAL DE LA POLICÍA NACIONAL N° 0064-2020-CGPNP/EMG

VISTO, el Informe N° 238-2019-SECEJE-PNP/DIRPLAINS-DIVMDl del 12 de noviembre de 2019, la División de Modernización y Desarrollo Institucional de la Dirección de Planeamiento Institucional de la Policía Nacional del Perú propone la aprobación de la Directiva que establece «Lineamientos para la implementación de la gestión por procesos en la Policía Nacional del Perú».

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CONSIDERAND0:

Que, la Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, declara al Estado Peruano en proceso de modernización en sus diferentes instancias, dependencias, entidades, organizaciones y procedimientos, con la finalidad de mejorar la gestión pública y construir un Estado democrático, descentralizado y al servicio del ciudadano;

Que, mediante Decreto Supremo N° 004-2013-PCM se aprueba la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública, la cual tiene como objetivo general orientar, articular e impulsar en todas las entidades públicas, el proceso de modernización hacia una gestión pública para resultados que impacte positivamente en el bienestar del ciudadano y el desarrollo del país; y estableciéndose como un objetivo específico, entre otros, implementar la gestión por procesos y promover la simplificación administrativa en todas las entidades públicas a fin de generar resultados positivos en la mejora de los procedimientos y servicios orientados a los ciudadanos y empresas; Que, en la referida Política Nacional se establecen los pilares centrales de la Política de Modernización de la Gestión Pública, entre los cuales se encuentra la «Gestión por procesos, simplificación administrativa y organización institucional», que debe implantarse de manera paulatina en todas las entidades, para que brinden a los ciudadanos servicios de manera más eficiente y eficaz y logren resultados que los beneficien. Para ello deberán priorizar aquellos de sus procesos que sean más relevantes de acuerdo a la demanda ciudadana, a su Plan Estratégico, a sus competencias y los componentes de los programas presupuestales que tuvieran a su cargo, para luego poder organizarse en función a dichos procesos;

Que, mediante Resolución de la Comandancia General de la Policía Nacional N° 061-2018-COMGEM/EMG-PNP del 29 de abril de 2018, se aprueba la Directiva N° 20-2018-COMGEN PNP/SECEJE-DIRPLAINS.DIVMOD, la cual tiene como finalidad contar con una herramienta de gestión que oriente la formulación, aprobación y actualización del Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos (MGPP) de la Policía Nacional del Perú, a efectos que las unidades orgánicas y sub unidades PNP puedan identificar, analizar, diseñar y mejorar los procesos y procedimientos a fin de desarrollar e implementar la gestión por procesos para el fortalecimiento y optimización de la función policial;

Que, mediante Resolución Ministerial N° 1481-2018-IN del 07 de diciembre de 2018, se aprueba la Directiva N° 04-2018-IN-OGPP denominada «Lineamientos para la gestión por procesos en el Ministerio del Interior», la cual tiene como objetivo establecer los lineamientos que orienten y faciliten la implementación de la gestión por procesos en el Ministerio del Interior, que incluye a la Policía Nacional del Perú y al Fondo de Aseguramiento en Salud de la Policía Nacional del Perú, en el marco de lo dispuesto por la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública;

Que, mediante Resolución de Secretaria de Gestión Pública N° 006-2018- PCM/SGP del 27 de diciembre de 2018, se aprueba la Norma Técnica N° 001-2018- PCM/SGP Norma Técnica «Implementación de la gestión por procesos en las entidades de la administración pública», la cual tiene como objetivo establecer disposiciones técnicas para la implementación de la gestión por procesos en la administración pública;

Que, mediante Resolución de Comandancia General de la Policía Nacional N° 336-2019-COMGEN/EMG-PNP del 11 de junio de 2019 se aprueba la Directiva N° 11- 15-2019-COMGEN PNP/SECEJE-DIRPLAINS.DIVMDI-B, la cual tiene como objetivo: «Establecer lineamientos y criterios técnicos que orienten y faciliten la implementación de la Gestión por Procesos en la Policía Nacional del Perú (PNP) en el marco de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública».

Que, mediante Resolución Ministerial N° 1192-2019-IN del 08 de agosto de 2019 se aprueba la Directiva N° 005-2019-IN-OGPP, la cual tiene como objetivo: «Establecer lineamientos y criterios que faciliten la gestión por procesos en el Ministerio del Interior (MININTER), incluido la Policía Nacional del Perú (PNP) y el Fondo de Aseguramiento en Salud de la Policía Nacional del Perú (SALUDPOL), en el marco de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública».

Que, el numeral 6) del articulo 56° del Reglamento del Decreto Legislativo N° 1267, Ley de la Policía Nacional del Perú, aprobado con Decreto Supremo N° 026- 2017-IN, establece que la Dirección de Planeamiento Institucional tiene por función conducir y supervisar la implementación de las acciones vinculadas a los procesos de modernización y desarrollo organizacional en la Institución Policial, incluyendo simplificación administrativa y la mejor atención al ciudadano; en concordancia con los lineamientos dictados por el Ministerio del Interior y las disposiciones del Comandante General de la Policía Nacional del Perú; en el marco del sistema administrativo de modernización de la gestión pública; asimismo, de acuerdo al numeral 1) del articulo 59 del Reglamento en mención, la División de Modernización y Desarrollo Institucional tiene por función implementar y supervisar las actividades de los procesos de modernización y desarrollo organizacional, incluyendo la simplificación administrativa, la mejora continua de la organización y funciones, la gestión del cambio, la gestión de procesos y procedimientos; y el proceso de mejor atención a la ciudadanía en la Policía Nacional del Perú; de conformidad con los lineamientos dictados por el Ministerio del Interior y las disposiciones del Comandante General de la Policía Nacional del Perú;

Que, el Estado Mayor General de la Policía Nacional del Perú con Hoja de Estudio y Opinión N° 04-2020-EMG-PNP del 22 de enero de 2020, opinó favorablemente respecto de la aprobación de la Directiva que establece Lineamientos para la Implementación de la Gestión por Procesos en la Policía Nacional del Perú;

Que la Dirección de Asesoría Jurídica de la Policía Nacional del Perú, mediante Informe Legal N° 539-2019 SECEJE/DIRASJUR/DIVDJPN/DEPFCJEPN del 14 de diciembre de 2019, opinó que la Directiva que establece los «Lineamientos para la implementación de la gestión por procesos en la Policía Nacional del Perú» resulta viable;

Lo propuesto por el Coronel de la Policía Nacional del Perú, Director de Planeamiento Institucional de la Policía Nacional del Perú; y,

Lo opinado por el General de la Policía Nacional del Perú, Jefe del Estado Mayor General de la Policía Nacional del Perú.

SE RESUELVE:

Artículo 1.- Aprobar la Directiva que establece «Lineamientos para la Implementación de la Gestión por Procesos en la Policía Nacional del Perú», que como Anexo forma parte integrante de la presente Resolución.

Artículo 2.- Dejar sin efecto la Directiva N° 11-15-2019-COMGENPNP/SECEJE-DIRPLAINS.DIVMDI-B aprobada por Resolución de Comandancia General de la Policía Nacional N° 336-2019-COMGEN/EMG-PNP del 11 de junio de 2019.

Artículo 3.- Las Direcciones y los Órganos de la Policía Nacional del Perú comprometidas accionarán en las áreas de su competencia, de acuerdo a lo establecido en la presente Directiva.

Artículo 4.- Encargar a la Dirección Tecnología de la Información y Comunicaciones y la Dirección de Recursos Humanos de la Policía Nacional del Perú, la publicación de la presente Resolución en la página web de la Institución Policial (www.policia.gob.pe) y en el portal web del Sistema Integrado de Gestión de la Carrera (Águila 6), respectivamente.

DIRECTIVA N°001-2020-COMGEN PNP/SECEJE-DIRPLAINS.DIVMDI

RCG.N064-2020-CGPNP/EMG

LINEAMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS EN LA POLICÍA NACIONAL DEL PERÚ

I. OBJETO

Establecer lineamientos y criterios técnicos que orienten y faciliten la implementación de la Gestión por Procesos en la Policía Nacional del Perú (PNP) en el marco de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública.

II. FINALIDAD

Implementar la Gestión por Procesos en la PNP para fortalecer la capacidad de gestión en la función policial que satisfaga las necesidades y expectativas de los usuarios de la PNP.

III. ALCANCE

Los lineamientos contenidos en la presente Directiva son de aplicación y cumplimiento obligatorio para todo el personal policial y civil que labore en las unidades de organización de la Policía Nacional del Perú.

IV. RESPONSABILIDADES

4.1. La Secretaría Ejecutiva (SECEJE) PNP es responsable de supervisar el cumplimiento de las disposiciones de la presente Directiva.

4.2. La División de Modernización y Desarrollo Institucional (DIVMDI) de la Dirección de Planeamiento Institucional (DIRPLAINS) es responsable de conducir y brindar asesoramiento técnico al personal de la Institucional Policial que participa en la gestión por procesos.

4.3. Las unidades de organización de la PNP son responsables del estricto cumplimento de las disposiciones contenidas en la presente Directiva.

V. BASE LEGAL

5.1. Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y sus modificaciones.

5.2. Decreto Legislativo N° 1267, Ley de la Policía Nacional del Perú modificatorias. [Clic aquí]

5.3. Decreto Supremo N° 030-2002-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.

5.4. Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública.

5.5. Decreto Supremo N° 026-2017-IN, que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo N° 1267, Ley de la Policía Nacional del Perú. [Reglamento Clic aquí] [Ley Clic aquí]

5.6. Decreto Supremo N° 123-2018-PCM, que aprueba el Reglamento del Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública.

5.7. Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 006-2018-PCM/SGP, que aprueba la Norma Técnica N° 001-2018-SGP Norma Técnica «Implementación de la Gestión por Procesos en las Entidades de la Administración Pública».

5.8. Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 004-2019-PCM/SGP, que aprueba el Lineamiento N° 001-2019-SGP «Principios de actuación para la modernización de la gestión pública».

5.9. Resolución Ministerial N° 1192-2019-IN, que aprueba la Directiva N° 005- 2019-IN-OGPP, denominada «Lineamientos para la Gestión por Procesos en el Ministerio del Interioг».

VI. DISPOSICIONES GENERALES

6.1. De la Gestión por Procesos en la PNP

6.1.1. La PNP, en el marco de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública, orienta su gestión institucional a la asimilación progresiva de la gestión por procesos, que contribuye a mejorar la eficiencia y la eficacia de los bienes y servicios que brinda la PNP generando resultados positivos que los usuarios esperan y valoran.

6.1.2. Para lograr una adecuada implementación de la Gestión por Procesos en la Institución Policial, se cuenta con las disposiciones técnicas establecidas por la Secretaría de Gestión Pública (SGP) de la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM), los lineamientos establecidos por el Ministerio del Interior (MININTER) y los lineamientos establecidos en la presente Directiva.

6.1.3. La Gestión por Procesos en la PNP, se realiza en el marco de la metodología establecida por la SGP, la misma que se desarrolla en las fases siguientes:

6.1.3.1. Fase 1: Determinación de procesos, que implica la definición y documentación de cada proceso de la Institución Policial.

6.1.3.2. Fase 2: Seguimiento, medición y análisis de procesos, que consiste en verificar el nivel de desempeño de los procesos y, en función a ello, identificar la necesidad de mejoras.

6.1.3.3. Fase 3: Mejora de procesos, que consiste en solucionar problemas e implementar mejoras o rediseños en los procesos para optimizar su desempeño.

6.1.4. En el ANEXO II de la presente Directiva, se muestra la representación gráfica de la metodología.

6.1.5. Para el desarrollo de las fases indicadas en la metodología, se conforman equipos de trabajo, los cuales están regulados en el numeral 7.2. de la presente Directiva.

6.2. De los Documentos de Gestión por Procesos

6.2.1. Маpa de Procesos (MP) nivel 0

6.2.1.1. Es un documento que permite plasmar gráficamente el funcionamiento integral de la institución; representa, a manera de inventario gráfico, la interrelación y secuencia de los diversos procesos nivel 0 de la Institución, clasificados en procesos estratégicos, operativos o misionales y de apoyo o soporte. Es necesario que la identificación de los procesos misionales responda al propósito o razón de ser de la institución.

6.2.1.2. Constituye el documento base para el desarrollo de los Manuales de Procesos y las Fichas Técnicas de Procedimientos.

6.2.1.3. El contenido del MP nivel 0 se muestra en el ANEXO IV de la presente Directiva.

6.2.2. Manual de Procesos

6.2.2.1. Es un documento descriptivo y esquematizado por la desagregación de los procesos, se elabora por cada proceso nivel 0 identificado en el Mapa de Procesos.

6.2.2.2. El contenido del Manual de Procesos se muestra en el ANEXO V de la presente Directiva.

6.2.3. Ficha Técnica de Procedimientos

6.2.3.1. Es un formato que se utiliza para documentar el último nivel de desagregación y describe de forma detallada como
deben ejecutarse las actividades que conforman un proceso, tomando en cuenta los elementos que lo componen y su secuencialidad.

6.2.3.2. El formato de la Ficha Técnica de Procedimientos se muestra en el ANEXO VI.

6.3. Consideraciones previas para la implementación de la Gestión por Procesos

La Institución Policial, para asegurar el éxito de la implementación de la Gestión por Procesos, debe tener en cuenta tres (03) consideraciones previas:

6.3.1. Asegurar el apoyo y compromiso del Alto Mando, requisito indispensable para iniciar, mantener y conseguir buenos resultados en el proceso de transición hacia una Gestión por Procesos.

6.3.2. Contar con objetivos estratégicos claramente establecidos, con la finalidad de asegurar que los procesos estén orientados de manera correcta a la consecución de los resultados que el Sector Interior y la Institución Policial esperan lograr.

6.3.3. Asegurar los recursos para lograr con éxito la implementación de la gestión por procesos. Teniendo en cuenta que el tiempo de los servidores implicados es el recurso más escaso, se debe prever las consideraciones necesarias para garantizar que los servidores de las unidades de organización puedan disponer del tiempo necesario y facilidades para realizar las tareas correspondientes a la implementación de la gestión por procesos.

VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

7.1. Del Plan de Implementación de la Gestión por Procesos en la PNP

El Plan de Trabajo para la implementación de la Gestión por Procesos en la PNP contempla como principales actividades:

7.1.1. Difusión, sensibilización y empoderamiento a los servidores de la Institución Policial, considerando temas sobre la Política Nacional de Modernización y la Gestión por Procesos; para lo cual la División de Modernización y Desarrollo Institucional (DIVMDI) en coordinación con la Dirección de Comunicación e Imagen Institucional y la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones, implementan las acciones necesarias para dicho fin.

7.1.2. Сарacitación sobre el tema de Gestión por Procesos y la metodología de trabajo con dueños de procesos; para lo cual, la Dirección de Recursos Humanos, a solicitud de la DIVMDI, prioriza la incorporación de los cursos concernientes al tema dentro de la planificación del desarrollo de los servidores.

7.1.3. Elaboración del Mapa de Procesos nivel 0, de los Manuales de Procesos y de las Fichas Técnicas de Procedimientos, alineados a la finalidad y funciones de las unidades de organización contenidas en el Reglamento del Decreto Legislativo N° 1267, Ley de la Policía Nacional del Perú.

7.1.4. Evaluación y seguimiento de los procesos; para lo cual, los dueños de los procesos efectúan la verificación del desempeño de los procesos y en base a los resultados obtenidos implementan las mejoras necesarias para optimizar su desempeño.

7.2. De la designación de los equipos de trabajo para la implementación de la Gestión por Procesos

7.2.1. Equipo de Procesos (EP)

7.2.1.1. La Dirección de Planeamiento Institucional (DIRPLAINS), a través de la DIVMDI, convoca, mediante Oficio a los responsables de cada uno de los procesos, la conformación del EP que se encarga de la aplicación de las disposiciones establecidas en la presente Directiva.

7.2.1.2. Se conforma por los siguientes integrantes:

7.2.1.2.1. Dueño del Proceso.

7.2.1.2.2. Representante del dueño del proceso.

7.2.1.2.3. Participantes, servidores de la PNP con conocimientos técnicos y normativos de los procesos en los que se desempeñan.

7.2.1.2.4. Representante de la DIVMDI como facilitador metodológico.

7.2.1.3. El EP puede convocar la participación de servidores de otras unidades de organización que, por la naturaleza de sus funciones tengan relación con el proceso materia de revisión, con la intensión de proporcionar información que enriquezca el trabajo del equipo.

7.2.1.4. Los dueños de los procesos dentro de los cuatro (04) días hábiles, contados a partir del día siguiente de recibido el Oficio, remiten a la DIRPLAINS PNP la conformación del EP, quien lo canaliza a la DIVMDI.

7.2.2. Equipo Institucional (El)

7.2.2.1. EI Equipo Institucional es único en la Institución Policial, es liderado por la DIRPLAINS PNP, a través de la DIVMDI, y tiene a su cargo la determinación de la secuencia e interacción de los procesos.

7.2.2.2. Además se conforma con los siguientes integrantes:

7.2.2.2.1. Dueños de los Procesos (o sus representantes).

7.2.2.2.2. Servidores, designados por los dueños de los procesos, con conocimiento técnico de los procesos en los que se desempeñan.

7.2.2.2.3. Servidores de las unidades de organización que por la naturaleza de sus funciones tengan conocimiento de los procesos de la PNP y cuyos aportes enriquezca el trabajo del equipo.

7.3. Responsabilidades Específicas

7.3.1. El Alto Mando es responsable de visar y firmar la propuesta de Mapa de Procesos nivel 0, así como sus actualizaciones, aprobándose mediante Resolución Ministerial.

7.3.2. La Comandancia General es responsable de aprobar los Manuales de Procesos, así como sus actualizaciones, mediante Resolución de Comandancia General de la Policía Nacional.

7.3.3. La Secretaría Ejecutiva de la PNP es responsable de aprobar las Fichas Técnicas de Procedimientos, así como sus actualizaciones, mediante Resolución de Secretaría Ejecutiva.

7.3.4. La DIRPLAINS PNP, a través de la DIVMDI, es responsable de elaborar y/o actualizar el MP nivel 0 de la PNP en coordinación con los dueños de los procesos. Asimismo, de brindar asistencia técnica a los equipos de trabajo en la aplicación de la metodología para la elaboración de los Manuales de Procesos y las Fichas Técnicas de Procedimientos y de emitir opinión técnica favorable previa a la aprobación de dichos documentos.

7.3.5. Las unidades de organización dueñas de procesos son responsables de elaborar y/o actualizar los Manuales de Procesos y las Fichas Técnicas de Procedimientos bajo su cargo.

7.3.6. Del Dueño del Proceso

7.3.6.1. Facilitar la disponibilidad de los recursos solicitados por el equipo para la gestión de los procesos a su cargo.

7.3.6.2. Alinear los procesos a su cargo a la misión, visión, finalidad, funciones, objetivos, planes, entre otros aspectos de la Institución Policial.

7.3.6.3. Resolver los casos de controversia que se puedan generar en el marco de lo establecido en la presente Directiva.

7.3.6.4. Revisar, aprobar y mantener actualizada la documentación (fichas técnicas, diagramas de procesos, diagramas de flujo, entre otros) e indicadores de procesos de cada uno de los procesos a su cargo.

7.3.7. Del Representante del dueño del proceso

7.3.7.1. Consolidar las sugerencias y observaciones de los participantes del equipo.

7.3.7.2. Resolver, de corresponder, o trasladar al Dueño del Proceso los casos de controversia que se puedan generar en el marco de lo establecido en la presente Directiva.

7.3.7.3. Participar en la elaboración y presentar la información producida al dueño del proceso para su revisión.

7.3.7.4. Realizar el seguimiento de los acuerdos de las reuniones del equipo.

7.3.8. De los Participantes

7.3.8.1. Verificar el cumplimiento de la legislación aplicable (interna y externa).

7.3.8.2. Proporcionar información relevante de los procesos en los que se desempeña de acuerdo con lo requerido.

7.3.8.3. Presentar al Representante del Dueño del Proceso las observaciones y/o sugerencias que ayuden a mejorar el resultado del proceso.

7.3.9. Del Representante de la DIVMDI

7.3.9.1. Conducir, orientar y brindar asistencia técnica en materia de gestión de procesos a los equipos para una adecuada
implementación de la gestión por procesos en la PNP.

7.3.9.2. Informar a la DIRPLAINS PNP sobre la aplicación de la presente Directiva.

7.3.9.3. Revisar y dar conformidad sobre los aspectos técnicos contenidos en la presente Directiva.

7.4. Identificación de Procesos

7.4.1. Con la finalidad de tener un marco referencial en el cual se realizan los procesos, el EP debe analizar y comprender el propósito de la Institución Policial, a partir de la revisión de información institucional como: la Ley de la Policía Nacional del Perú y su Reglamento, la misión, visión, finalidad, objetivos, planes, convenios, entre otros.

7.4.2. Los procesos se identifican y desarrollan por desagregación, es decir, de los procesos de mayor nivel se desprenden los procesos de menor nivel hasta llegar a los procesos de nivel n. La+ desagregación de los procesos depende de la complejidad de la Institución Policial, por lo que los procesos pueden tener distintos niveles.

7.4.3. La codificación de los procesos y procedimientos de la Institución Policial es efectuada por la DIVMDI.

7.4.4. La DIRPLAINS PNP, a través de la DIVMDI, es responsable de consolidar y mantener actualizado el inventario de procesos de la Institución Policial.

7.5. Марa de Procesos nivel 0

7.5.1. Del proceso de formulación del MP (nivel 0)

7.5.1.1. EI EP identifica los productos (bienes y servicios) que presta la Institución Policial así como las personas que lo reciben, registrando la información en la Matriz Cliente-Producto,
según el ANEXO VII.

7.5.1.2. El EP identifica los procesos operativos o misionales que se requieren para obtener u ofrecer los productos identificados
en el paso anterior, así como los procesos estratégicos y los procesos de soporte o de apoyo.

Los procesos identificados son registrados en el Inventario de Procesos del Mapa de Procesos, según el ANEXO VIII.

7.5.1.3. El EP desarrolla para cada uno de los procesos, la Ficha Técnica de Proceso nivel 0 (ver ANEXO IX) y el Diagrama de Proceso (ver ANEXO X), en el cual se debe incluir la
descripción de los siguiente aspectos:

7.5.1.3.1. Secuencia lógica e interacción de las actividades que conforman el proceso.

7.5.1.3.2. Elementos de entrada, los productos y personas que reciben los productos.

7.5.1.4. El Equipo Institucional determina el «Mapa de Procesos» que viene a ser la representación gráfica de la secuencia e interacción de todos los procesos de la Institución Policial, considerando los productos del proceso, las personas que lo reciben y los elementos de entrada. Para su desarrollo se
utilizan diagramas de bloques, según el ANEXO XI.

7.5.1.5. El Dueño del Proceso revisa y aprueba las Fichas Técnicas de los Procesos y sus respectivos diagramas.

7.5.1.6. La DIVMDI elabora la propuesta de MP nivel 0, según el ANEXO IV de la presente Directiva.

7.5.1.7. Validado el MP nivel 0, la DIVMDI elabora el Informe Técnico correspondiente, y remite los documentos a la Dirección de Asesoría Jurídica (DIRASJUR PNP).

7.5.2. Del proceso de aprobación del MP (nivel 0)

7.5.2.1. La DIRASJUR PNP emite la opinión legal favorable siempre y cuando no encuentre inexactitudes con el marco normativo policial y sectorial, y traslada la propuesta de MP (nivel 0) a la Secretaría Ejecutiva. Caso contrario, toda observación es trasladada mediante informe a la DIRPLAINS PNP para que tome las acciones del caso.

7.5.2.2. La Secretaría Ejecutiva toma conocimiento de los documentos y canaliza la información a la Oficina de Modernización y Desarrollo Institucional de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto del MININTER para su revisión y emisión de opinión técnica respectiva.

7.5.2.3. Si la opinión de la Oficina de Modernización y Desarrollo Institucional es favorable, la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto del MININTER, en aplicación a los lineamientos de la Directiva Sectorial, acciona en el ámbito de su competencia para su aprobación. Caso
contrario, toda observación es trasladada a la DIRPLAINS PNP para que tome las acciones del caso.

7.6. Manual de Procesos

7.6.1. Planificación de la formulación del Manual de Procesos

7.6.1.1. El EP elabora un plan de trabajo con el detalle de las actividades a desarrollar, responsabilidades de cada miembro del equipo, fechas estimadas de duración de cada actividad y recursos necesarios, teniendo como referencia
el ANEXO XII.

7.6.1.2. El dueño del proceso aprueba el plan de trabajo y lo comunica al EP y a sus jefes directos para que dispongan el tiempo necesario en el desarrollo de las actividades.

7.6.2. Del proceso de formulación del Manual de Procesos

7.6.2.1. El EP identifica todos los procesos de nivel 1, 2,3,…, n, que correspondan al proceso de nivel 0 que es descrito y los registra en el Inventario de Procesos del Manual de Procesos (ver ANEXО XIII).

7.6.2.2. En el caso de los procesos de nivel 1, 2, 3,…., hasta el nivel n-1, el EP desarrolla para cada nivel: la Ficha Técnica de Proceso (ver ANEXO XIV) y el Diagrama de Proceso (ver ANEXO X), en el cual se debe incluir la descripción de los siguiente aspectos:

7.6.2.2.1. Secuencia lógica e interacción de las actividades que conforman el proceso.

7.6.2.2.2. Elementos de entrada, los productos y las personas que reciben los productos.

7.6.2.3. Los Diagramas de Procesos serán desarrollados empleando la notación BPMN.

7.6.2.4. Por cada proceso identificado se debe determinar indicadores de desempeño, según el ANEXO XV, teniendo en cuenta el objetivo del proceso y la dimensión al que están enfocados: eficacia, eficiencia, economía y calidad.

7.6.2.5. El Dueño del Proceso revisa y aprueba las Fichas Técnicas de los procesos, sus diagramas y Fichas de Indicadores de Desempeño y formula el Manual de Procesos, según el
ANEXO V.

7.6.2.6. Posteriormente, el Dueño del Proceso elabora el Informe Técnico correspondiente, proyecta la Resolución de Comandancia General de la Policía Nacional y remite los documentos a la DIRPLAINS PNP.

7.6.3. Del proceso de aprobación del Manual de Procesos

7.6.3.1. La DIRPLAINS PNP, a través de la DIVMDI, emite la opinión técnica favorable siempre y cuando la propuesta de Manual de Procesos cumpla con los aspectos técnicos contenidos en la presente Directiva, traslada la propuesta a la Oficina General de Planificación y Presupuesto (OGPP) del MININTER. Caso contrario, formula las observaciones mediante informe correspondiente para las modificaciones del caso.

7.6.3.2. La OGPP del MININTER, a través de la Oficina de Modernización y Desarrollo Institucional (OMD), en aplicación a los lineamientos de la Directiva sectorial, acciona en el ámbito de su competencia, trasladando posteriormente los documentos a la DIRPLAINS PNP.

7.6.3.3. La DIRPLAINS PNP remite los documentos a la DIRASJUR PNP.

7.6.3.4. La DIRASJUR PNP emite la opinión legal favorable siempre y cuando no encuentre inexactitudes con el marco normativo policial y remite los documentos a la Secretaría Ejecutiva. Caso contrario, toda observación es trasladada
mediante informe al dueño del proceso para que tome las acciones del caso.

7.6.3.5. La Secretaría Ejecutiva toma conocimiento de los documentos y canaliza la información a la Comandancia General.

7.6.3.6. La Comandancia General, de considerarlo necesario remite el proyecto de Manual de Procesos al Estado Mayor General para su evaluación en virtud del Artículo 90, numeral 4) del Reglamento del Decreto Legislativo N° 1267, Ley de la Policía Nacional del Perú, caso contrario aprueba el Manual de Procesos mediante Resolución de Comandancia General de la Policía Nacional.

7.7. Ficha Técnica de Procedimiento

7.7.1. Del Proceso de Formulación de la Ficha Técnica de Procedimiento

7.7.1.1. Los dueños de los procesos desarrollan y caracterizan, con la asistencia técnica de la DIVMDI, los procedimientos que se desprenden de los procesos contenidos en los Manuales de Procesos, haciendo uso de la Ficha Técnica de Procedimientos, según el ANEXO VI; y elaboran el correspondiente diagrama de flujo del procedimiento.

7.7.1.2. Una vez concluida la caracterización del (o de los) procedimiento(s) a aprobar, el Dueño del Proceso elabora el Informe Técnico correspondiente, proyecta la Resolución de Secretaría Ejecutiva y remite los documentos a la DIRPLAINS PNP.

7.7.2. Del proceso de aprobación de la Ficha de Procedimiento

7.7.2.1. La DIRPLAINS PNP, a través de la DIVMDI, emite la opinión técnica favorable siempre y cuando la(s) propuesta(s) de
Ficha(s) de Procedimiento(s) y Diagrama(s) de Flujo de Procedimiento(s) cumplan con los aspectos técnicos contenidos en la presente Directiva, traslada la propuesta a la DIRASJUR PNP. Caso contrario, formula las observaciones mediante informe correspondiente para las
modificaciones del caso.

7.7.2.2. La DIRASJUR PNP emite la opinión legal favorable siempre y cuando no encuentre inexactitudes con el marco normativo policial y remite los documentos a la Secretaría Ejecutiva. Caso contrario, toda observación es trasladada mediante informe al dueño del proceso para que tome las acciones del caso.

7.7.2.3. La Secretaría Ejecutiva aprueba la(s) Ficha(s) de Procedimiento(s) y Diagrama(s) de Flujo de Procedimiento(s) mediante Resolución de Secretaría Ejecutiva.

7.8. Custodia y difusión de los documentos de gestión por procesos

7.8.1. Una vez aprobados los documentos de gestión por procesos, se emiten dos (02) originales del MP nivel 0, del Manual de Procesos y de las Fichas Técnicas de Procedimientos.

7.8.2. En el caso del MP nivel 0, la DIRPLAINS PNP, a través de la DIVMDI, custodia un original y remite el otro a la Unidad de Trámite Documentario para su archivo. En el caso de los Manuales de Procesos y las Fichas Técnicas de Procedimientos, el dueño del Proceso custodia un original y remite el otro a la Unidad de Trámite Documentario para su archivo.

7.8.3. La DIRPLAINS PNP, a través de la DIVMDI, en el caso del MP nivel 0 y los dueños de procesos en el caso de los Manuales de Procesos y las Fichas Técnicas de Procedimientos, gestionan las acciones necesarias para su difusión e implementación en la Institución Policial.

7.8.4. La difusión de la información de los procesos se efectúa, entre otros, a través de los siguientes medios:

7.8.4.1. Presenciales: capacitaciones, inducción al personal nuevo, sensibilizaciones, charlas, talleres.

7.8.4.2. Virtuales: correos electrónicos, portal web, intranet.

7.8.4.3. Escritos: banners, periódicos murales, documentos, folletos.

7.9. Actualización de los documentos de gestión por procesos

7.9.1. La actualización del MP nivel 0, los Manuales de Procesos y las Fichas Técnicas de Procedimientos, se desarrolla de acuerdo con los procedimientos de su aprobación indicados en los numerales 7.5, 7.6 y 7.7 respectivamente de la presente Directiva, a iniciativa del dueño del proceso, la DIVMDI o demás unidades de organización involucradas.

7.9.2. La propuesta de actualización de los documentos de gestión por procesos es remitida al Director de la DIRPLAINS PNP mediante Oficio, adjuntando el Informe Técnico que justifica la actualización y la Solicitud de Cambio de acuerdo al ANEXO XVI.

7.9.3. Los supuestos de actualización de los documentos de gestión poг procesos son los siguientes:

7.9.3.1. Emisión, eliminación o derogación de normas legales que sustentan el proceso.

7.9.3.2. Desarrollos tecnológicos que optimicen y simplifiquen procesos.

7.9.3.3. Implementación de un modelo de sistema de gestión tales como: calidad, riesgos, medio ambiente, seguridad de la información, antisoborno, entre otros.

7.9.3.4. Incorporación o desactivación de un proceso que se origina por un cambio estratégico.

7.9.3.5. Fusión de dos o más procesos, por mejora de la gestión por procesos.

7.10. Seguimiento medición y análisis de procesos

El dueño del proceso es el responsable del seguimiento, medición y análisis del proceso a su cargo, considerando lo siguiente:

7.10.1. Seleccionar los indicadores sobre los cuales se realizará el seguimiento y la medición del desempeño de los procesos.

7.10.2. Medir los procesos seleccionados, para ello se debe observar, registrar, y cuantificar los datos correspondientes a los indicadores seleccionados para su análisis.

7.10.3. Analizar los resultados en intervalos planificados y periódicos, en función a cada proceso.

7.10.4. Evaluar el resultado del proceso en relación al cumplimiento de las metas, identificando las brechas y los potenciales problemas a resolver en los procesos.

7.10.5. La DIRPALINS PNP a través de la DIVMDI solicita a los dueños de los procesos los resultados del monitoreo de sus indicadores para analizarlos y en forma conjunta con ellos, identificar las brechas de cumplimiento de las metas y las potenciales oportunidades de mejora.

7.11. Mejora de procesos

El dueño del proceso, en coordinación con la DIRPLAINS PNP a través de la DIVMDI, elabora los proyectos de mejora y los documentos de los procesos mejorados, considerando lo siguiente:

7.11.1. Identificar y seleccionar los problemas cuya solución tenga gran impacto en los aspectos más relevantes de la Institución Policial, tales como: el logro de los objetivos institucionales, la satisfacción de los usuarios, la productividad de los servidores, entre otros.

7.11.2. Analizar e identificar las causas que dan origen al problema seleccionado perjudicando el cumplimiento del objetivo del proceso.

7.11.3. Seleccionar las iniciativas de solución más adecuadas que deberían implementarse y que permitan eliminar o minimizar el problema.

7.11.4. Implementar la mejora, para ello se elabora un plan de trabajo con la finalidad de verificar el avance de las tareas asignadas a los involucrados en la mejora.

VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES

8.1. El desarrollo para la implementación de la Gestión por Procesos se encuentra descrito en la Guía Metodológica para la Implementación de la Gestión por Procesos (ANEXO III).

8.2. Las acciones no previstas en la presente Directiva son reguladas por los instrumentos metodológicos para la implementación de la Gestión por Procesos emitidos por la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros y los lineamientos establecidos por el MININTER.

8.3. Déjese sin efecto la Directiva N° 11-15-2019-COMGEN-PNP/SECEJEDIRPLAINS.DIVMDI-B aprobada mediante Resolución de Comandancia General de la Policía Nacional N° 336-2019-COMGEN/EMG-PNP del 11JUN2019.

IX. VIGENCIA

La presente Directiva entra en vigencia al día siguiente de su publicación.

X. ANEXOS

Anexo I : Glosario de Términos

Anexo II :Marco Metodológico de la implementación de la Gestión por Procesos en la Institución Policial.

Anexo III : Guía Metodológica para la Implementación de la Gestión por Procesos

Anexo IV : Modelo de Mapa de Procesos

Anexo V : Modelo de Manual de Procesos

Anexo VI : Modelo de Ficha Técnica de Procedimiento

Anexo VII : Matriz Cliente – Producto

Anexo VIII : Inventario de Procesos del Mapa de Procesos

Anexo IX : Ficha Técnica de Proceso Nivel 0

Anexo X : Diagrama de Proceso

Anexo XI : Representación gráfica del Mapa de Procesos

Anexo XII : Plan de trabajo para la determinación del Manual de Procesos

Anexo XIII : Inventario de Procesos del Manual de Procesos

Anexo XIV : Modelo de ficha técnica de proceso nivel 1, 2,…, n-1

Anexo XV: Ficha de Indicador de Desempeño

Anexo XVI : Solicitud de cambios

Anexo XVII : Herramientas para definir y documentar procesos

Anexo XVIII : Listado de preguntas para entrevistas

Anexo XIX : Indicaciones para la construcción de indicadores

Anexo XX : Notación BPMN

Anexo XXI : Reglas para la diagramación de procedimientos

Anexo XXII: Lluvia de Ideas

Anexo XXIII : Diagrama de Pareto

Anexo XXIV : Diagrama de Causa Efecto

Anexo XXV : Cinco Por Qué

ANEXO I
Glosario de Términos

1. Actividad: Tarea o conjunto de tareas necesarias para realizar un procedimiento.

2. BPMN (Business Process Model and Notation): Modelo y Notación de Procesos de Negocio, notación para la construcción de los modelos de los procesos de la organización.

3. Cadena de Valor: Identifica y establece la secuencia de los procesos que contribuye directamente a satisfacer las necesidades y requerimientos del usuario y cumplir con los objetivos estratégicos de la organización.

4. Causa raíz: Factor que produce una no conformidad.

5. Diagrama de flujo: Representación gráfica de un proceso o procedimiento. Ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial entre ellas.

6. Documentos de gestión por procesos: Son documentos técnicos normativos, que regulan el funcionamiento de los procesos de una entidad de manera integral, incluyendo entre ellos: el Mapa de Procesos, nivel 0 y los Manuales de
Gestión de Procesos y Procedimientos.

7. Dueño del proceso: Es el órgano o unidad orgánica que tiene la competencia o funciones de regular y normar sobre los procesos a su cargo.

8. Eficacia: Grado de cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

9. Eficiencia: Optimización de los resultados logrados por las entidades públicas con relación a los recursos disponibles e invertidos en su obtención.

10. Gestión por procesos: Forma de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de trabajo de manera trasversal y secuencial a las diferentes unidades de organización, para contribuir con el propósito de satisfacer las necesidades y expectativas de los ciudadanos.

11. Inventario de procesos: Documento que contiene los procesos identificados desde el nivel 0 hasta el último nivel.

12. Маpa de Procesos: Documento que permite evidenciar con claridad la forma en la que la entidad genera valor para sus beneficiarios a partir de la correcta identificación de sus necesidades, el desarrollo de los procesos y la entrega de
bienes y/o servicios.

13. Mejora Continua: Actividad recurrente para optimizar y aumentar la calidad de un producto o servicio.

14. Procedimiento: Documento normativo que describe las actividades de manera secuencial para producir un producto o prestar un servicio.

15. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales trasforman elementos de entrada en resultados.

16. Proceso nivel 0: Son los procesos principales o de contexto, representan el funcionamiento de la organización.

17. Proceso nivel 1: Primer nivel de desagregación de un Proceso de Nivel 0.

18. Proceso nivel 2: Segundo nivel de desagregación de un Proceso de Nivel 0.

19. Proceso nivel 3: Tercer nivel de desagregación de un Proceso de Nivel 0.

20. Proceso nivel n: Último nivel de desagregación de un Proceso de Nivel 0. Se describe a través de procedimientos que lo conforman.

21. Usuario PNP: Personas naturales y/o jurídicas del sector público y privado nacional e internacional, que son destinatarios de los servicios que brinda la Policía Nacional del Perú.

[CONTINUA…]

⇒DESCARGA AQUÍ⇐ «Directiva que establece lineamientos para la implementación de la gestión por procesos en la PNP [DIRECTIVA N°001-2020-COMGEN PNP/SECEJE-DIRPLAINS.DIVMDI]»