[Directivas PNP] Mediante la RD N° 028-2024-DIRADM-PNP/SEC, de fecha 28 de enero de 2024, a través de la Dirección General de la PNP, se aprobó la Directiva 001-2024-DIRADM-DIVECO-PNP/AS «Directiva que establece Normas y procedimientos a aplicarse en los diversos procesos técnicos para la administración de la «Caja Chica» con cargo a la fuente de financiamiento Recursos Ordinarios de la Unidad Ejecutora (UE) 002 a cargo de la Dirección de Administración PNP, Año Fiscal (AF) 2024, destinado para las direcciones y unidades policiales.» ⇒DESCARGA AQUÍ⇐
Lee también:
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- D.L. 1267: Ley de la Policía Nacional del Perú [Actualizado]
- Reglamento del DL 1267 Ley de la PNP [DS Nº 026-2017-IN]
- Ley de Organización y Funciones del Ministerio del Interior [DL 1266]
RESOLUCIÓN DE LA DIRECTIVA GENERAL DE LA PNP N° 028-2024-DIRADM-PNP/SEC
VISTO, el Informe Nº 011-2024-DIRADM-DIVECO-PNP/AS del 24 de enero de 2024, formulado por el Jefe de la División de Economía de la Policía Nacional del Perú, mediante el cual recomienda que se otorgue los fondos de Caja Chica mediante la modalidad de Encargo al personal del Consejo de Administración que designe los directores y jefes de las dependencias policiales que pertenecen presupuestalmente a la Unidad Ejecutora N° 002 a cargo de la Dirección de Administración para el Año Fiscal 2024 y que se apruebe el Proyecto de Directiva que contiene los lineamientos para el adecuado manejo de dicho fondo.
CONSIDERANDO:
Que, con la Ley N.º 31953 se aprueba el Presupuesto del Sector Público del año fiscal 2024 y con Resolución Ministerial N° 1925-2023-IN/ 30de diciembre del 2023 el Presupuesto Institucional de Apertura del año fiscal 2024 del Pliego 007-Ministerio del Interior, en donde está inmerso la Unidad Ejecutora 002 a cargo de la Dirección de Administración de la Policía Nacional del Perú
Que, el Decreto Legislativo N° 1441-Sistema Nacional de Tesorería, establece en el numeral 4 del artículo 2.4 «Unidad de Caja»: Consiste en la administración de los fondos públicos, cualquiera sea su origen y finalidad: asimismo, en el numeral 2 del artículo 20 Rendiciones de cuentas y/o devoluciones por menores gastos «Las rendiciones de cuentas y/o devoluciones por concepto de encargos, caja chica u otros de similar naturaleza;
Que, habiendo remitido el jefe del Departamento de Presupuesto el Oficio N.º 0309-2024-SECEJE-PNP/DIRADM-DIVECO.DEPRE del 24 de enero 2024 las notas de certificación del crédito presupuestario N.° 0000000104 y N°.0000000105 por S/293,600.00 y S/ 3,229,600.00 que corresponde a la apertura de caja chica y reembolsos haciendo un total de S/ 3,523,200.00 con cargo a la Fuente de Financiamiento Recursos Ordinarios y específicas de gasto que se menciona,
Que, el numeral 4.10 del artículo 10 de las Disposiciones Complementarias de la Directiva de Tesorería para el Gobierno Nacional, Regional y Local aprobada por Resolución Directoral N° 001-2011-EF/77.15 del 25 de enero 2011 y Modificaciones, establece que el documento normativo para la administración de la Caja Chica es la Directiva formulada por la administración, en la cual se considera los procedimientos y plazos para la adecuada rendición de cuentas de conformidad a la normatividad legal y Normas Generales de Tesorería (NGT) N° 06 y 07 aprobadas por la Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15;
Que, al respecto, con Informe N° 011-2024-DIRADM-DIVECO-PNP/AS del 24 de enero 2024, formulado por el Jefe de la División de Economía de la Policía Nacional del Perú recomienda que se autorice la apertura y reembolsos de la Caja Chica y que se apruebe el Proyecto de Directiva de lineamientos para la administración de dicho fondo, para ser entregados por la modalidad de Encargo al personal del Consejo de Administración que designen los directores y jefes de las dependencias policiales; la rendición de cuentas se realiza de conformidad con la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15 y Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por la SUNAT;
Estando a lo dictaminado por la Asesoría Legal de la División de Economía de la PNP, en su Dictamen N° 014-2024-DIRADM-PNP/DIVECO-AL del 25 de enero del 2024, y:
Lo propuesto por el Coronel de la Policía Nacional del Perú Jefe de la División de Economía de la Dirección de Administración de la Policía Nacional del Perú;
SE RESUELVE:
Articulo 1º.- Autorizar la apertura y reembolsos del fondo de Caja Chica para gastos menudos urgentes y de rápida cancelación, que por sus características no pueden ser debidamente programados por las dependencias policiales que presupuestalmente pertenecen a la Unidad Ejecutora 002 a cargo de la Dirección de Administración de la Policía Nacional del Perú, según las Notas de Certificación del Crédito Presupuestario señaladas en la parte considerativa, con cargo al Presupuesto de la citada Unidad Ejecutora; los importes se detallan en el ANEXO 01-Dependencias policiales autorizadas.
Articulo 2°.- El giro de los fondos se efectúan mediante Orden de
Pago Electrónico por la modalidad de Encargo, a nombre del Tesorero del Consejo de Administración designado por los directores y jefes de las dependencias policiales para el manejo de Caja Chica, quien está obligado a efectuar la rendición de cuentas conjuntamente con el Consejo de Administración; de acuerdo a la normatividad vigente.
Articulo 3°- Aprobar la Directiva que se adjunta, la que establece
procedimientos aplicables en los diversos procesos técnicos para la
administración de la caja chica de las dependencias policiales que
presupuestalmente pertenecen a la citada Unidad Ejecutora para el año fiscal 2024.
Regístrese, Comuníquese y Archívese.
DIRECTIVA N° 001-2024-DIRADM-DIVECO-PNP/AS
RD N° N° 028-2024-DIRADM-PNP/SEC
DIRECTIVA QUE ESTABLECE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A APLICARSE EN LOS DIVERSOS PROCESOS TÉCNICOS PARA LA DMINISTRACIÓN DE LA «CAJA CHICA» CON CARGO A LA FUENTE DE FINANCIAMIENTO RECURSOS ORDINARIOS DE LA UNIDAD EJECUTORA (UE) 002 A CRAGO DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PNP, AÑO FISCAL (AF) 2024, DESTINADO PARA LAS DIRECCIONES Y UNIDADES POLICIALES
I. OBJETO
Normar y establecer procedimientos a aplicarse en los diversos procesos técnicos para la administración de la «Caja Chica» con cargo a la fuente de financiamiento Recursos Ordinarios de la Unidad Ejecutora (UE) 002 a cargo de la Dirección de Administración PNP, Año Fiscal (AF) 2024, destinado para las direcciones y unidades policiales.
II. FINALIDAD
Establecer procedimientos que permitan una adecuada administración, uso, empleo, control y reposición de los fondos de «Caja Chica» en forma razonable, equitativa y transparente para atender oportunamente los gastos menores de bienes y servicios no programables que demanden la cancelación inmediata.
III. ALCANCE
La presente Directiva rige para todas las direcciones y unidades policiales que pertenecen presupuestalmente a la Unidad Ejecutora 002 a cargo de la Dirección de Administración de la Policía Nacional del Perú y que a través de sus oficinas de administración o las que hagan sus veces, administrarán los fondos de la «Caja Chica» autorizado por la Dirección de Administración PNP para el Año Fiscal-2024.
IV. RESPONSABILIDADES
4.1. La Dirección de Administración
Es responsable de planificar, dirigir, ejecutar, evaluar y supervisar las actividades referidas a los sistemas administrativos de presupuesto, contabilidad y tesorería de la Unidad Ejecutora a su cargo.
4.2 División de Economía de la Policía Nacional del Perú.
Es responsable de desarrollar los procesos de programación, evaluación, formulación, ejecución, seguimiento presupuestal; así como de programar, organizar, coordinar, dirigir y supervisar los procesos técnicos de los sistemas administrativos de tesorería y contabilidad de la Unidad Ejecutora a cargo de la Dirección de Administración.
4.3. Los jefes de las unidades policiales que presupuestalmente pertenecen a la Unidad Ejecutora.002-DlRECFlN y el Consejo de Administración de cada dependencia policial son responsables de dar cumplimiento a las prescripciones dadas en la presente directiva.
4.4. Inspectoría General de la Policía Nacional del Perú Verificará y controla e! estricto cumplimiento de la presente Directiva, de acuerdo a sus atribuciones y determina la responsabilidad administrativa o las que diera lugar el incumplimiento de rendiciones de cuentas del personal comisionado.
4.5. Órgano de Control Institucional Policía Nacional del Perú.
Es responsable de realizar los servicios de control simultáneo y posterior; así como los servicios relacionados, conforme al Pian Anual de Control y a las disposiciones aprobadas por la Contraloría General de la República.
V. BASE LEGAL
A. Constitución Política del Perú 1993. [Actualizado: Clic aquí]
B. Decreto Legislativo N° 1436, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
C. Decreto Legislativo N° 1440, Sistema Nacional de Presupuesto Público.
D. Decreto Legislativo N° 1441, Sistema Nacional de Tesorería.
E. Ley N“ 28716 de Control Interno de las Entidades del Estado.
F. Decreto Legislativo N° 1438, Sistema Nacional de Contabilidad.
G. Decreto Legislativo N° 940 de 31DIC2003 y Modificatorias- Sistema de Detracciones Tributarias con el Gobierno Central.
H. Ley N° 27785 y sus modificatorias de las Leyes N° 28422 y 28396 del Texto
Actualizado de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la República y su Reglamento.
I. Ley N° 31953-Liey del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal-2024.
J. Decreto Supremo N° 026-2017-IN, Reglamento del Decreto Legislativo N° 1267, Ley de la Policía Nacional del Perú. [Ley Clic aquí] [Reglamento Clic aquí]
K. Decreto Supremo N° 012-2007’PCM, que prohíbe a las entidades del Estado adquirir bebidas alcohólicas con cargo a recursos públicos.
L. Resolución Directoral N° 001-2011-EF/77.15 del 25ENE2011 Artículo 10.4 de las Disposiciones Complementarias de la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15 y Modificaciones- Directiva de Tesorería para el Gobierno Nacional, Regional y Local aprobada por Resolución Directoral N° 026-80-EF/77.15 establece que la apertura de la «Caja Chica» es con Resolución del director general de Administración o de quien haga sus veces.
M. Resolución Ministerial N° 1925-2023-IN del 30 de diciembre del 2023 que aprueba el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) para el Año Fiscal 2024.
N. Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT y sus modificatorias Reglamento de Comprobantes de Pago.
O. Resolución de Superintendencia N° 033-2014/SUNAT del 01FEB2014
«Retención 3% IGV», entre otros dispositivos legales vigentes.
P. Resolución de Superintendencia N.º 000048-2021/SUNAT, Modifican el Reglamento de Comprobantes de pago, designan emisores electrónicos del Sistema de Emisión Electrónica y establecen la fecha en que se cumple lo dispuesto en la Primera Disposición Complementaria Final del Decreto Supremo N.º 100-2020-PCM.
Q. Resolución Directoral N.º 002-2020-EF/52.03, que dispone que las entidades que realicen sus operaciones a través del SIAF-SP, utilicen el medio de pago «Orden de Pago Electrónica (OPE), a través del Banco de la Nación, y emiten otras disposiciones.
R. Resolución de Comandancia General N°.417-2021-CG/EM, que aprueba la Directiva N*.19-2021-COMGEN-PNP/SECEJE-DIRPLAINS-DIVMDI-«Lineamientos Aplicables para la Formulación, Aprobación o Modificación de Dispositivos Legales y Documentos Normativos u Orientadores de la Policía Nacional del Perú.
VI. DISPOSICIONES GENERALES
A. ADMINISTRACION
1. Según el Artículo 10.4 de las Disposiciones Complementarias de la Directiva de Tesorería la Directiva Nº 001-2007-EF/77.15 y Modificaciones para el Gobierno Nacional, Regional y Local, aprobada por Resolución Directoral Nº 001-2011-EF/77.15 del 25ENE2011, establece que el documento normativo para la administración de la «Caja Chica» es la Directiva formulada por la Unidad Ejecutora, en la cual se considera los procedimientos y plazos para la adecuada rendición de cuentas, según las Normas Generales de Tesorería (NGT) № 06 y 07 aprobadas por la RD. Nº 026-80-EF/77.15.
2. Créditos presupuestarios son limitados, que han recaído en las Notas de Certificación de Crédito Presupuestario para la atención de los gastos menudos, urgentes y no programables de Caja Chica, destinados para las unidades usuarias policiales que pertenecen presupuestalmente a la Unidad Ejecutora N.002-DIRECFIN-PNP a cargo de la Dirección de Administración; dichos recursos son importantes para que se cumpla las funciones asignadas dentro del marco de racionalidad y austeridad fiscal según la Ley de Presupuesto para el año fiscal 2024.
3. Los montos aprobados en las asignaciones específicas de la Genérica 2.3.-Bienes y Servicios, están destinados exclusivamente para gastos no programables y de rápida cancelación con cargo a la «Caja Chica» de conformidad a lo dispuesto en la Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15 y Modificaciones.
4. Los centros de costos de las unidades usuarias autorizadas para el año fiscal-2024 efectúan el requerimiento del fondo de Caja Chica, previa
5. designación del Consejo de Administración, a fin de que la División de Economía efectúe oportunamente las fases de la certificación de crédito presupuestario, compromiso, devengado y pago, según el Artículo N°.40 del Decreto Legislativo N° 1440-Sistema Nacional de Presupuesto Público.
6. Los gastos que se efectúen con cargo a la «Caja Chica», serán ejecutados de acuerdo al Clasificador Económico de Gastos para el Año Fiscal 2024, que se menciona en la presente Directiva, en el Grupo Genérico 2.3 Bienes y Servicios, que guardará relación con lo aprobado en el calendario de compromiso mensual y calendario de pagos.
7. Los directores y jefes de las dependencias policiales dependientes presupuestalmente de la Unidad Ejecutora 002 a cargo de la Dirección de Administración, son los que autorizan efectuar los gastos menores, urgentes y no programables autorizados en la presente Directiva, para el cumplimiento de sus funciones, en la Genérica y Específica de Gasto que se detalla:
2.3 BIENES Y SERVICIOS
2.3.1 COMPRA DE BIENES
2.3.11.11 Alimento y Bebidas para Consumo Humano
2.3.13 COMBUSTIBLES, CARBURANTES, LUBRICANTES Y AFINES.
2.3.13.13 Lubricantes, grasas y afines.
2.3.15 MATERIALES Y UTILES.
2.3.15.1 Repuestos y Accesorios.
2.3.15.12 Papelería en General, Útiles y Materiales de Oficina.
2.3.15.3 ASEO, LIMPIEZA Y COCINA
2.3.15.31 Aseo, limpieza y tocador.
2.3.15.41 Electricidad, iluminación y Electrónica.
2.3.16 REPUESTOS Y ACCESORIOS.
2.3.16.11 De vehículos.
2.3.16.12 De Comunicaciones y Telecomunicaciones.
2.3.16.1.99 Otros Accesorios y Repuestos.
2.3.17 ENSERES
2.3.17.11 Enseres
2.3.18 SUMINISTROS MEDICOS
2.3.18.12 Medicamentos
2.3.18.21 Material, Insumo, instrumental y accesorios M.
2.3.19 MATERIALES Y UTILES DE ENSEÑANZA
2.3.19.12 Material Didáctico, Accesorios y Útiles de Enseñanza
2.3.1.11 SUMINISTROS PARA MANTENIMIENTO Y REPARACION
2.3.111.11 Para Edificios y Estructuras
2.3.111.12 Para vehículos
2.3.111.13 Para mobiliario y similares
2.3.1.99 COMPRA DE OTROS BIENES
2.3.199.13 Libros, Diarios, Revistas y otros Bienes Impresos no
vinculados a enseñanza
2.3.199.14 Símbolos, distintivos y Condecoraciones
2.3.199.199 Otros bienes
2.3.2 CONTRATACION DE SERVICIOS
2.3.21.2.99 Otros Gastos
2.3.22.31 Correos y Servicios de Mensajería.
2.3.24 SERVICIO DE MANTENIMIENTO, ACONDICIONAMIENTO Y REPARACIONES
2.3.24.21 De Edificaciones, Oficinas y Estructuras.
2.3.24.51 De vehículos.
2.3.24.61 De Mobiliario y similares..
2.3.24.71 De Maquinarias y Equipos.
2.3.26 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS Y DE SEGUROS
2.3.26.12 Gastos Notariales
2.3.2.7.11.3 Servicios Relacionados con Florería, Jardinería y Otras Actividades Similares.
2.3.27.11.5 Servicio de Alimentación de Consumo Humano.
2.3.27.11.6 Servicio de Impresiones, Encuadernación y Empastado.
8. El manejo de la «Caja Chica» está a cargo del Consejo de Administración y son los únicos responsables, previamente son designados por los directores y jefes de las dependencias policiales respectivas, quienes aprueban la compra, la distribución y el control de bienes y servicios, así como de la documentación sustentadora de la rendición de cuentas de los fondos girados, las rendiciones de cuentas deberán remitirse en forma obligatoria y oportunamente como requisito previo para solicitar la respectiva reposición del fondo de caja chica.
9. Todo desembolso será autorizado por el presidente del Consejo de Administración para atender los requerimientos menudos, urgentes y no programables de las unidades usuarias a cargo de las dependencias policiales.
10. La detracción y la retención del Impuesto General a las Ventas se aplicará a las facturas que superen los S/. 700.00 NUEVOS SOLES, los mismos que deberán ser depositados a las cuentas de detracción (según la tasa) del Banco de la Nación que proporcionaran los proveedores y los depósitos de la retención (tasa del 3% del importe total) dentro del plazo considerado en el Código Tributario vigente, a fin de evitar infracciones tributarias, entregando al proveedor el comprobante de retención y detracción según corresponda; debiendo remitirse al Departamento de Contabilidad de la División de Economía-Sección Tributación el original del comprobante, adjuntando las copias de las facturas sujetas a detracción y retención.
11. El Consejo de Administración de Caja Chica sustentan sus gastos con facturas de corresponder, proporcionando el RUC N°20165465009 de la Unidad Ejecutora N°.002; caso contrario con boletas de ventas u otros comprobantes de pago autorizados por la Superintendencia Nacional de Aduanas y Administración Tributaria.
12. Es responsabilidad del Consejo de Administración de la caja chica de las unidades usuarias, verificar que los proveedores que expiden los comprobantes de pago estén habilitados, autorizados y guarde relación con la actividad económica, previa consulta en el portal de la Superintendencia Nacional de Aduanas y Administración Tributaria, imprimiendo la ficha RUC de la persona natural o jurídica que corresponda.
13. Las adquisiciones que se realicen a través del fondo de Caja Chica, se sujetan a lo estipulado en la Norma General de Tesorería Nº 06 y 07 en la parte pertinente y disposiciones contenidas en la Directiva de Tesorería Nº 001-2007/EF/77.15 y modificaciones.
14. La administración de Caja Chica no debe agotar en su totalidad dicho fondo excepto en el cierre de caja, una parte debe mantenerse en reserva que permita afrontar oportunamente los gastos muy urgentes que tiene la respectiva dependencia policial, sin necesidad de esperar la nueva reposición de fondos.
15. La última reposición de caja chica del presente ejercicio fiscal se efectuó como fecha límite hasta la primera quincena de diciembre
16. Las unidades usuarias por intermedio de sus centros de costos, remiten sus requerimientos para el cierre de caja chica hasta el 24 de diciembre 2024 fecha límite del presente ejercicio para asegurar que el proceso del encargo se efectúe la fase del devengado y pago antes que concluya el 31 de diciembre 2024.
17. La administración de centros de costos, deben tener presente que las específicas de gasto autorizadas según las notas de crédito presupuestario en la apertura, deben ser igual a los que se efectúa al cierre del ejercicio, teniendo en cuenta que el Sistema Integral de Administración Financiera de Recursos Públicos (SIAF-RP) solamente autoriza el cierre de caja chica en las mismas especificas e importes autorizados en la apertura.
B. DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS Y RESTRICCIONES
1. Los comprobantes de pago en forma obligatoria deben ser emitidos a nombre de la Unidad Ejecutora 002-DIRECFIN-PNP o Policía Nacional del Perú, por ser la que otorga los fondos para caja chica.
2. Los comprobantes de pago deben ser originales y electrónicos para los que están obligados a expedirlos, caso contrario se aceptan los físicos, con las cantidades e importes en forma clara, sin enmendaduras, sin adulteraciones, ni borrones que motive dudas y conlleve a la anulación de los mismos; de presentarse estas deficiencias la Oficina de Control Previo devuelve las rendiciones de cuentas a las respectivas dependencias policiales.
3. La declaración jurada constituye un documento sustentatorio de gastos únicamente cuando se trate de conceptos y lugares en donde no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y autorizados por la SUNAT.
4. La declaración jurada por movilidad local debe ser detallado indicando los días y motivo, solamente se emplea en casos excepcionales, el importe no debe exceder de QUINIENTOS QUINCE Y 00/100 SOLES (S/. 515.00) que constituye la décima parte de una Unidad Impositiva Tributaria vigente (S/. 5,150.00).
5. Los importes de la «Caja Chica» no pueden depositarse en Cuentas Corrientes, Cuentas de Ahorros, ni realizar operaciones financieras con él, debiendo mantenerse en efectivo, asegurando su custodia para evitar la sustracción o robo; siendo responsabilidad del personal designado para la administración de «Caja Chica».
6. Todos los gastos ejecutados antes de la recepción (salvo el saldo retenido en caja) de los fondos, no son válidos ni reconocidos para su reposición.
7. En cada rendición de cuentas se debe adjuntar el «Acta del Consejo de Administración» integrado por el presidente, tesorero y secretario, designados por los directores o jefes de las dependencias policiales respectivas.
8. La administración del fondo de Caja Chica, debe asegurarse que no haya sustracción o deterioro del dinero que se encuentra en efectivo, su custodia se efectúa preferente en cajas de seguridad o en otro medio similar; está prohibido la apertura de cuentas bancarias a nombre de los encargados de la administración.
9. La «Caja Chica», debe ser repuesta oportunamente a fin de cumplir con los fines para lo cual fue creado, las reposiciones están, condicionadas a la aprobación de recursos en la Genérica de Gastos 2.3-Bienes y Servicios del Presupuesto Institucional de Apertura 2023 de la Unidad. Ejecutora 002 a cargo de la Dirección de Administración, previa Nota de Certificación del Crédito Presupuestario; cabe precisar que en el presente ejercicio presupuestal se han aprobado menores recursos con respecto al año anterior, de allí que es obligatorio priorizar y racionalizar los gastos autorizados.
10. Los recursos aprobados en la mencionada Nota, constituye el monto limite establecido en el artículo N°.15 del Decreto Legislativo N.1440-Sistema Nacional de Presupuesto Público, para que los encargados de la administración de la caja chica puedan ejecutar el gasto público de acuerdo a su marco presupuestal en su meta correspondiente.
11. Se limita la reposición de la «Caja Chica», cuando exista:
11.1. Falta de liquidez en la Genérica de Gastos 2.3 Bienes y Servicios considerados en el Calendario de Compromisos Mensual.
11.2. Agotamiento de la asignación en el marco presupuestal de la Genérica del Gasto Bienes y Servicios, excepto modificaciones.
11.3. Adulteraciones, borrones y/o enmendaduras en las facturas, boletas de venta y demás documentos sustentatorios.
11.4. Utilización de Específicas del Gasto no autorizadas
11.5. Comprobantes de pago emitidas por personas jurídicas o naturales que se encuentran no hábiles por la SUNAT.
11.6. Comprobantes de pago efectuadas con tarjetas de crédito personales.
C. CONDICIONES PARA LA REPOSICION DE CAJA CHICA
1. Los encargados de la administración de los fondos de caja chica, están obligados a priorizar y racionalizar la compra de bienes, cuando la División de Logística efectúe la entrega a las dependencias policiales por compras que se efectúen mediante procedimientos de selección (Convenio Marco) en aplicación de la Ley de Contrataciones y su Reglamento.
2. La reposición consiste en reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, previa verificación y conformidad por la Sección de Control Previo de la documentación sustentatoria.
3. Los directores y jefes de las dependencias policiales por intermedio del Consejo de Administración, remiten la correspondiente rendición de cuentas debidamente sustentada de los gastos ejecutados, como requisito previo para su reposición del mes siguiente, en caso de observación serán devueltos a su Unidad de Origen.
4. La última reposición del fondo de caja chica del ejercicio fiscal 2024 se efectuará hasta la primera quincena de diciembre de dicho periodo con la finalidad de que presente la rendición de cuentas hasta el 24 de diciembre fecha de cierre, en las mismas especificas e importes de las autorizadas en la apertura, por las consideraciones expuestas en los numerales A.15 y 16.
D. FUNCIONARIOS RESPONSABLES
1. Los integrantes del Consejo de Administración designados por la Jefatura de las diferentes direcciones y unidades policiales, mediante Resolución Directoral o Jefatural de cada unidad, las que son remitidas a la División de Economía de la Dirección de Administración.
2. El Presidente y Tesorero designado para el Consejo de Administración de Caja Chica no puede administrar otros fondos distintos para el cual fue designados a fin de que no exista concentración del manejo de recursos y duplicidad de funciones a excepción de las Inspectorías Descentralizadas y las Oficinas de Disciplina que no tienen personal suficiente,
3. Los directores y jefes de unidades policiales o quien hagan sus veces, entre otras medidas de supervisión y control, disponen lo siguiente:
3.1 El Tesorero encargado del manejo de la «Caja Chica» apertura y cierre con las específicas de gasto autorizadas en la Nota de Certificación del Crédito Presupuestario, sin embargo, de acuerdo a sus necesidades y antes que concluya cada trimestre pueden presentar modificaciones ampliando o reduciendo específicas de gasto, sin embargo, la última reposición del cierre del ejercicio debe tenerse en cuenta lo expuesto en el numeral C.4.
3.2 Utilizar un libro para registrar los ingresos y egresos de acuerdo a los gastos efectuados por la dependencia policial, teniendo en cuenta los principios y normas de Tesorería y de Contabilidad.
3.3 El jefe de la dependencia policial dispone que se realicen arqueos inopinados y programados a la administración de la Caja Chica, cuyas actas de arqueo deben figurar en el mismo libro de ingresos y egresos, independientemente de las acciones de control que ejecute el Órgano de Control Institucional o la Inspectoría General Policía Nacional del Perú.
3.4 El fondo de Caja Chica, debe mantener en forma física y contable separado del Ración Orgánica Única Diaria y Fondo Fijo Rotatorio, para tal efecto deberá adoptar las medidas de control previo.
4. La administración de los centros de costos que tienen asignado el Fondo de Caja Chica, está destinada exclusivamente para gastos menores, urgentes y no programables de rápida cancelación; para tal efecto deben ceñirse a las normas y disposiciones prescritas en la presente Directiva.
5. La documentación de los gastos ejecutados que sustenta la rendición de cuentas, una vez efectuada la apertura, reembolsos y cierre de caja debe ser remitida al Archivo Central para su custodia correspondiente.
E. RENDICION DE CUENTAS
1. La rendición de cuentas, en ningún caso el importe podrá ser superior al aprobado en la Resolución Directoral de apertura de caja chica.
2. El monto máximo a gastar por cada comprobante de pago no debe exceder del 20% (S/. 1030.00) de la Unidad Impositiva Tributaria (S/. 5,150.00) del año fiscal vigente.
3. El Consejo de Administración designado realizan las rendiciones de cuentas antes de solicitar la reposición del Fondo de Caja Chica, el expediente debe estar sustentado y foliado debidamente.
4. En el reverso de los comprobantes de pago que sustenta el gasto, tales como facturas, boletas de venta y/o tickets, boletos y otros autorizados en el Reglamento de Comprobantes de pago, los integrantes del Consejo de Administración designados, firman y suscribirán el Acta de Conformidad de los gastos.
5. Los gastos efectuados con cargo a los fondos destinados a la Caja Chica están sustentados mediante comprobantes de pago (Facturas, Boletas de Ventas, Tickets de máquina registradora, etc.) de conformidad con el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por Resolución de Superintendencia N.º 007-99/SUNAT y modificaciones.
6. En casos que corresponda sustentar el gasto con facturas el comisionado (interesado) proporcionará el RUC Nº 20165465009 de la Unidad Ejecutora N°.002 que también corresponde a la Policía Nacional del Perú, en ambos casos es válido.
7. Las rendiciones de cuentas son presentadas por el Consejo de Administración de la caja chica, mediante el Formato de Movimiento de Rendición de Cuenta de la «Caja Chica», adjuntando los documentos que se indican a continuación:
7.1. Oficio de requerimiento o Nota de Pedido del órgano de la unidad usuaria.
7.2. Informe técnico justificatorio del mes (en casos de requerimiento de servicios de mantenimiento y/o refacción de vehículos, así como de equipos), e informe de la unidad usuaria en caso de requerimiento de servicio de mantenimiento de muebles e inmuebles.
7.3. Las adquisiciones de repuestos de vehículos en la Ciudad de Lima se adjuntará el informe técnico de maestranza y en lo que respecta a otros lugares, que no se cuente con Maestranza se anexará el informe técnico de un mecánico de la Policía o particular.
7.4. Orden de Pago firmado por el presidente y tesorero encargado de la administración de los fondos.
7.5. Acta de entrega y recepción del bien, así como el acta de conformidad del servicio del bien reparado y/o refaccionado suscrito por el usuario y con el visto bueno del secretario del Consejo.
7.6. Comprobantes de Pago: Facturas, Boleta de Ventas, Tickets y otros autorizados, antecedido de un resumen de comprobantes de pago (CC. PP) presentados en forma cronológica y con sus importes.
7.7. Anexar la Ficha de consulta RUC-SUNAT por cada comprobante de pago para asegurarse que el proveedor se encuentra hábil y autorizado, asimismo debe guardar relación con su actividad económica.
7.8. Acta del Consejo de Administración por cada rendición de cuentas de caja chica.
7.9. Adjuntar los anexos 8 y 9 que se señala en la presente Directiva
7.10. Adjuntar copia del Comprobante de Pago expedido por la División de Economía que se relaciona con la rendición de cuentas.
VII. DISPOSICIONES ESPECIFICAS DEL MANEJO DE LA «CAJA CHICA»
A. UNIDAD EJECUTORA 002 DIRADM-PNP
1. La División de Economía efectúa la apertura, reposición y cierra del Fondo de Caja Chica, conforme a la normatividad vigente, verificando que se haya rendido cuentas oportunamente.
2. El personal de la Sección de Control Previo de la División de Economía verifica las rendiciones de cuentas de las diferentes dependencias, independientemente del control concurrente y simultáneo que efectúa cada personal de las áreas de dicha División, de conformidad a las normas legales y tributarias vigentes.
3. El fondo de Caja Chica está constituido con recursos provenientes de la fuente de financiamiento recursos ordinarios, destinados para las dependencias policiales autorizadas, a fin de atender el normal funcionamiento del pago de gastos menores, urgentes y по programables; para efectos de su pago se giran los fondos mediante Orden de Pago Electrónica (OPE) al Tesorero designado, quien recepciona estos fondos por la modalidad de Encargo y está en la obligación de presentar la rendición de cuentas conjuntamente con el Consejo de Administración.
4. Recepciona y evalúa la documentación sustentatoria de la rendición de cuentas por los gastos realizados, verificando su conformidad, posteriormente programa los reembolsos de la Caja Chica por el importe del gasto sustentado y de acuerdo a la disponibilidad presupuestal.
5. Informa a la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público del movimiento mensual de la Caja Chica, mediante el Sistema Integrado de Administración Financiera de Recursos Públicos (SIAF-RP), en todas sus fases.
6. Archiva en forma adecuada la documentación sustentatoria de los gastos ejecutados del fondo de Caja Chica, que están a disposición de los Órganos del Sistema Nacional de Control, cuando lo soliciten.
B. DE LOS ORGANOS DE CONTROL
Los Órganos del Sistema Nacional de Control, así como la Inspectoría
General de la Policía Nacional del Perú efectúan las acciones pertinentes
dentro del campo de su competencia funcional.
VIII. DISPOSICION COMPLEMENTARIA FINALES
8.1. Las modificaciones que efectúen cada Centro de Costos de cada unidad usuaria, en cada trimestre efectúan la priorización de las necesidades reales de la dependencia policial.
8.2. La ejecución, reposición y rendición de cuentas, se sujetarán a lo establecido en las Normas Generales de Tesorería N». 6 y 7, Disposiciones Complementarias de la Directiva de Tesorería para el Gobierno Nacional, Regional y Local aprobada por la Dirección Nacional del Tesoro Público y modificaciones, Reglamento de Comprobantes de pago autorizados por la Superintendencia Nacional de Adunas y Administración Tributaria, así como a lo prescrito en la presente Directiva.
8.3. Las disposiciones de disciplina, racionalidad y austeridad, establecidas en la ley que aprueba el Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2024, las que son de estricto cumplimiento por las dependencias policiales que pertenecen presupuestalmente a la Unidad Ejecutora N°.002 a cargo de la Dirección de Administración, en aplicación de los principios de: Integridad, Transparencia, Igualdad de Trato, Eficiencia y Eficacia.
IX. VIGENCIA
La presente Directiva rige a partir de su aprobación para el ejercicio presupuestal 2024.
X. ANEXOS
Anexo N».01: Definición de Términos.
Anexo N».02-Modelo de oficio o nota de pedido
Anexo N.03-Modelo de Orden de Pago.
Anexo N».04. Modelo de Acta de Entrega y Recepción del Bien
Anexo N°.05. Modelo de Acta de Conformidad de Servicio
Anexo N».06. Modelo de Acta del Consejo de Administración
Anexo N°.07. Cuadro Detallado de Gastos de Rendición de Cuentas
Anexo N°.08. Cuadro Resumen por Especificas de Gasto.
DEFINICION DE TERMINOS
1. CAJA CHICA
Es un fondo de dinero que la Unidad Ejecutora 002 a cargo de la Dirección de Administración, autoriza a las dependencias de la Policía Policial del Perú que presupuestalmente pertenecen, para atender previa priorización gastos imprevistos que no están programados; tiene como finalidad pagar en efectivo obligaciones que demanda una atención inmediata.
2. CERTIFICACIÓN DEL CREDITO PRESUPUESTARIO
Es la separación de los recursos aprobados en el Presupuesto de la Unidad Ejecutora respectiva de la Policía Nacional del Perú, para la atención de gastos de caja chica.
3. COMPROBANTE DE PAGO
Documento autorizado según el Reglamento de Comprobantes de Pago, emitido a nombre de cada Unidad Ejecutora o del comisionado (pasajes), mediante el cual se evidencia la venta o la prestación de un servicio, y pago del impuesto según corresponda.
4. DECLARACIÓN JURADA DE GASTOS
Es un documento excepcional que suscribe el personal autorizado para ejecutar el gasto, bajo juramento de veracidad por ser el único responsable de haber efectuado el gasto en los rubros y conceptos que consigne, cuando no le ha sido factible obtener comprobantes de pago autorizados por la Superintendencia Nacional de Aduanas y Administración Tributaria.
5. RENDICIÓN DE CUENTAS
Es la presentación del sustento del gasto de la caja chica, que puede ser parcial o total del importe autorizado que está obligado a hacerlo de acuerdo a los dispositivos legales vigentes con los comprobantes de pago y declaraciones juradas, según el Formato de Movimiento de Rendición de Cuenta de la Caja Chica
6. ORDEN DE PAGO ELECTRONICO (OPE)
El giro y pago al tesorero encargado de la caja chica de la dependencia policial se efectúa mediante Orden de Pago Electrónica (OPE), quien recepciona estos fondos por la modalidad de Encargo y está en la obligación de presentar la rendición de cuentas conjuntamente con el Consejo de Administración.
7. REPOSICION DE CAJA CHICA
Consiste en reintegrar una suma de dinero igual a los gastos efectuados, previa verificación y conformidad por la Sección de Control Previo de la documentación sustentatoria, por tal motivo los encargados de la administración de los fondos de caja chica, están obligados a rendir cuentas por los gastos realizados.
8. COMPROBANTES DE PAGO
Son los que están establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago
autorizados, siendo las facturas, boleta de ventas, tickets y otros autorizados,
pudiendo ser electrónico o físicos según corresponda.
⇒DESCARGA AQUÍ⇐ «Directiva que establece Normas y procedimientos a aplicarse en los diversos procesos técnicos para la administración de la «Caja Chica» con cargo a la fuente de financiamiento Recursos Ordinarios de la Unidad Ejecutora (UE) 002 a cargo de la Dirección de Administración PNP, Año Fiscal (AF) 2024, destinado para las direcciones y unidades policiales»
