|Manuales PNP| Mediante la Resolución Directoral N°. 776-2016-DIRGEN/EMG-PNP, de fecha 27JUL2016, se aprobó el Manual de Documentación Policial – 2016
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Manual de Documentación Policial 2016 
MANUAL DE DOCUMENTACIÓN POLICIAL 2016
PRESENTACIÓN
La Constitución Política del Perú en su art. 166º establece la finalidad fundamental de la Policía Nacional del Perú; para cumplir esta misión debe perennizar su actuación mediante diversos documentos de uso exclusivo en la Policía Nacional del Perú, por lo que resulta necesaria la actualización y adecuación del Manual de Documentación aplicado a la función policial.
Conforme a los Lineamientos de Modernización de la Gestión Administrativa que impulsa el Ministerio del Interior y según disposiciones de la Dirección General de la PNP, que viene impulsando la integración y simplificación de los procedimientos administrativos, asegurando que el desarrollo del trámite documentario responda a los principios de celeridad, eficacia, simplicidad, uniformidad y predictibilidad previstos en la Ley Nº 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General y legislación vigente que tiene relación con la función policial así mismo la Ley Nº 27806 – Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
CAPÍTULO I
GENERALIDADES
A. Objeto
Tiene por objeto establecer los procedimientos, principios y normas que se debe observar en la formulación y administración de la documentación empleada en la Policía Nacional del Perú.
B. Finalidad
Determinar los documentos operativos y administrativos que se emplean en la Policía Nacional del Perú.
C. Contenido
Normas y procedimientos para la formulación y administración de los documentos que se utilizan en la Policía Nacional del Perú.
D. Alcance
Las prescripciones del presente manual son de aplicación obligatoria en la elaboración y tramitación de la documentación que se genera en la Policía Nacional del Perú.
E. Base Legal
1. Constitución Política del Perú.
2. Ley Nº 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General.
3. Ley Nº 27806 – Ley de Transparencia y acceso a la Información Pública.
4. Ley N° 25323 – Ley del Sistema Nacional de Archivos.
5. Decreto Legislativo Nº 1148 – Ley de la Policía Nacional Del Perú, y sus modificatorias por el Decreto Legislativo N° 1230, del 10DIC2012 [Modificado por el DL 1267]
6. Decreto Legislativo Nº 1149 – Ley de la carrera y situación del personal de la Policía Nacional del Perú, del 10DIC2012.
7. Decreto Legislativo Nº 1150 del 10DIC2012 – Ley del Régimen
Disciplinario de la Policía Nacional del Perú, y sus modificatorias por el Decreto Legislativo N° 1193. [ Modificado con con la ley 30714]
8. Decreto Legislativo N° 1182, que regula el uso de los datos derivados de
las telecomunicaciones para la identificación, localización y geolocalización de equipos de comunicación, en la lucha contra la delincuencia y el Crimen Organizado del 27JUL2015.
9. Decreto Legislativo N° 1194, que regula el proceso inmediato en casos de Flagrancia del 30AGO15.
10. Decreto Legislativo N° 1214, que dicta medidas de prevención para combatir los Delitos Patrimoniales relacionados con vehículos automotores y autopartes del 24SET15.
11. Decreto Legislativo N° 1215, que Brinda Facilidades a los Ciudadanos para la Recuperación de Bienes Perdidos o Sustraídos de su Posesión por la Ejecución de Diversos Delitos.
12. Decreto Legislativo N° 1219, en materia de fortalecimiento de la función criminalística policial.
13. Decreto Legislativo N° 1227, que dicta medidas para regular la entrega voluntaria de armas de fuego, municiones, granadas de guerra y explosivos, por 90 días a fin de combatir la seguridad ciudadana. 14. Decreto Legislativo N° 1233, que regula la Conspiración para el delito de Terrorismo.
15. Decreto Legislativo N° 1237, que modifica el Código Penal, aprobado por el Decreto Legislativo N° 635.
16. Decreto Legislativo N° 1239, que modifica el Código de Ejecución Penal.
17. Decreto Legislativo N° 1241, que fortalece la lucha contra el Tráfico Ilícito de Drogas.
18. Decreto Legislativo N° 957, Nuevo Código Procesal Penal.
19. Decreto Supremo Nº 072-2003-PCM, del 06AGO2003, que aprueba el Reglamento de la Ley de Transparencia y acceso a la información Pública.
20. Decreto Supremo Nº 043-2003-PCM, del 22ABR2003-Texto Único Ordenado de la Ley de Transparencia y Acceso a la información Pública.
21. Resolución Ministerial Nº 0306-92-IN/PNP del 17MAR92 Reglamento del Sistema Normativo de la Policía Nacional del Perú.
22. Resolución Jefatural Nº 073-85/AGN-J del 31MAY85 del SNA.
Aprobando las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivo para el Sector Público Nacional.
F. Definición de términos
1. Abreviatura
Representación de una palabra por una letra inicial o conjunto de letras que simplifican su escritura.
2. Anexo
Documentación adicional al expediente principal.
3. Antecedente
Acción, hecho o circunstancia pasada que sirve para comprender o valorar hechos futuros.
4. Autenticar
Acreditar la originalidad de un documento por el funcionario policial
autorizado.
5. Archivo
Conjunto de documentos que la Policía Nacional del Perú formula en el ejercicio de sus funciones diarias y que son administrados organizados y conservados para difundir la información contenida en ellos. También se designa archivo al espacio físico que se designa para administrar los mismos.
6. Cargo
Conformidad de la recepción o entrega de un documento.
7. Clasificar
Evaluar un documento en función a su naturaleza y contenido.
8. Comparecer
Presentarse ante una autoridad judicial o policial previa notificación.
9. Dependencia Policial
Unidad orgánica dentro de la Estructura en la Policía Nacional del Perú.
10. Destinatario
Autoridad o funcionario a quien se dirige el documento.
11. Documentación Común
De libre acceso a la información pública, con las formalidades establecidas
por ley.
12. Documentación Clasificada
De acceso restringido, se encuentra establecida en el Texto Único
Ordenado de la Ley Nº 27806 – Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública, y en las excepciones previstas en la Constitución Política del Perú y Leyes Especiales; como son: SECRETO, RESERVADO y CONFIDENCIAL.
13. Documentos Reservados
Aquellos relacionados con la prevención y represión de la criminalidad en el país, cuya revelación pueden entorpecerlas. Planes de Seguridad y Defensa de las Instalaciones Policiales, y movimiento del personal que pudiera poner en riesgo la vida e integridad de las personas involucradas o afectar la seguridad ciudadana, el armamento y material logístico comprometido en operaciones especiales y planes de seguridad y defensa del orden interno.
14. Documentación Confidencial
Relacionados con los aspectos disciplinarios del personal o irregularidades administrativas que por su gravedad deben ser conocidos únicamente por el remitente y el destinatario, o por las personas encargadas que opinar o resolver sobre el particular.
15. Documentación Secreto
Referidos a asuntos de extrema importancia o cuyo conocimiento
indiscriminado podría generar problemas que afecten a la Seguridad
Nacional; limitando su conocimiento a los comandos responsables.
16. Encargado
Oficial PNP que asume el cargo o Jefatura hasta por el lapso de 90 días.
17. Expediente
Conjunto de documentos que pueden ser de carácter administrativo,
policial o judicial que lleva un orden cronológico.
18. Gestión Documental
Conjunto de normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización; permitir la recuperación desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos valiosos.
19. Hoja de Tramite o Registro Único Documentario
Documento único de trámite interno entre los órganos policiales y no policiales componentes del Ministerio del Interior, mediante el cual se emite en forma breve disposiciones y/o acciones que debe cumplir respecto al documento fuente.
20. Interino
Oficial PNP que asume el cargo o Jefatura hasta por el lapso de 30 días
21. Principio
Conjunto de valores, creencias, normas que orientan o regulan la vida de la organización.
22. Referencia
Origen de la formulación del documento.
23. Sigla
Palabra formada por el conjunto de letras iníciales de una expresión
compleja.
24. Sumario
Resumen, compendio que facilita la localización de la información.
25. Trámite
Gestión o diligenciamiento que se realiza para obtener un resultado.
26. Urgente
Documentación que se envía y entrega al destinatario con preferencia.
27. Muy Urgente
Documentación remitida y entregada al destinatario al término de la
distancia.
CAPÍTULO II
PRINCIPIOS
Los Principios que rigen la formulación y administración de la documentación policial, son los siguientes:
A. Claridad: La escritura del documento debe ser de fácil lectura y comprensión por parte del destinatario.
B. Celeridad: Formulación y diligenciamiento oportuno del documento, que permita ejecutar las medidas o acciones que sean necesarias o convenientes, para la toma de decisiones.
C. Coherencia: La formulación del documento debe ser de manera armónica y lógica, teniendo en consideración el orden cronológico de los hechos.
D. Concisión: Uso de oraciones simples y cortas, expresando un solo
pensamiento en cada oración, pueden utilizarse abreviaturas de uso común y que no ofrezcan dudas o interpretaciones equivocadas.
E. Cortesía: La documentación policial debe traslucir respeto, afecto y
cordialidad.
F. Precisión: Expresión exacta, adecuada y objetiva del mensaje que se desea transmitir.
G. Formalidad: Se redactan los documentos teniendo en cuenta las normas, directivas, o formatos para uniformar su uso.
H. Simplicidad: Documento elaborado con sencillez, apelando a la brevedad.
CAPÍTULO III
NORMAS GENERALES
A. Documentación Policial
Documentos administrativos de carácter oficial que se recepcionan, procesan y diligencian en las Dependencias Policiales, para expresar los actos administrativos derivados del ejercicio profesional, funcional, atribuciones y facultades asignadas por ley.
B. Clasificación de la documentación policial
Según la información que contenga los documentos emitidos por las
Dependencias Policiales, estos se clasifican en:
1. Por su Contenido:
a. Común
De libre acceso a la información pública, con las formalidades establecidas por la Ley 27806 – Ley de Transparencia y Acceso a la Información.
b. Clasificada
Documentación e información que por la naturaleza de su contenido
es objeto de restricción y requiere un tratamiento especial de control y seguridad a fin de evitar su divulgación, sustracción o conocimientos por personas no autorizadas.
Se encuentra establecida en el Texto Único Ordenado de la Ley Nº
27806 – Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública,
y en las excepciones previstas en la Constitución Política del Perú y
Leyes Especiales, cuyo conocimiento está restringido solo a personas autorizadas.
Siendo estos: SECRETO, RESERVADO y CONFIDENCIAL
1) Secreto
Referidos a asuntos de extrema importancia o cuyo conocimiento
indiscriminado podría generar problemas que afecten a la Seguridad Nacional; limitándose su conocimiento a los comandos responsables.
2) Reservado
Aquellos relacionados con la prevención y represión de la criminalidad en el país, cuya revelación pueden entorpecerlas.
Planes de Seguridad y Defensa de las Instalaciones Policiales, y movimiento del personal que pudiera poner en riesgo la vida e integridad de las personas involucradas o afectar la seguridad ciudadana, el armamento y material logístico comprometido en operaciones especiales y planes de seguridad y defensa del orden interno.
3) Confidencial
Relacionados con los aspectos disciplinarios del personal o irregularidades administrativas que por su gravedad deben ser conocidos únicamente por el remitente y el destinatario, o por las personas encargadas que opinar o resolver sobre el particular.
2. Por su función
a. Comunes
Son aquellos que se formulan en las Dependencias de la Institución en relación al planeamiento, organización, dirección, coordinación y control de los sistemas administrativos de la función policial.
b. Especializados
Son aquellos que para su formulación se redactan en virtud de la profesión o especialidad técnica o científica del personal policial que interviene cumpliendo la función operativa policial.
C. Registro de información
1. Papel: se emplea para el registro de la información, debe tener las
siguientes características:
a. Bond.- Tamaño A-4 (297 mm por 210 mm), con peso de 60 a 80 gr;
para originales.
b. Bond.- Tamaño A-4 (297 mm por 210 mm) con peso de 100 gr a
más; para originales de Resoluciones.
c. Otros de acuerdo a la naturaleza de la función.
2. Los dispositivos de almacenamiento: DVD, CD, USB, u otros.
3. Los correos electrónicos: preferentemente corporativos. Ejem:
nombre@pnp.gob.pe.
[Continúa]
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